Información por capas: cómo aplicarla correctamente para cumplir con el RGPD

La información por capas en la protección de datos protege los derechos del usuario en virtud de la normativa aplicable.

La disposición de la información debe estructurarse con base en dos niveles: un primer estrato con la información básica y otro más detallado que deben estar enlazados para facilitar el acceso a los datos del interesado.  

A fin de facilitar la comprensión de su contenido, los epígrafes que lo componen deben utilizar un lenguaje sencillo, claro y conciso. 

Para que puedas cumplir con la normativa, en este artículo vas a aprender cómo aplicar la información por capas para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 

¿Qué es la información por capas en protección de datos?

La información por capas en protección de datos es una exigencia del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) por el que la información destinada al ciudadano con respecto al tratamiento de sus datos debe disponerse en 2 capas entrelazadas. 

Así las cosas, las capas serían las siguientes: 

1. Primera capa. Contiene información básica, estructurada y concentrada. 
2. Segunda capa. Incluye información mucho más detallada.

Los objetivos que se persiguen con esta disposición son: 

• Facilitar el diseño de los procedimientos y formularios al Responsable de Tratamiento de datos. 
• Propiciar que las personas interesadas accedan a la información más relevante de manera rápida, eficaz y simplificada.

En este sentido, el RGPD hace mayor hincapié que la Directiva 95/46/CE, disposición derogada que recogía la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD,) en el tipo de información que se debe proporcionar a los usuarios de los que se recogen datos personales. 

En concreto, recoge en detalle qué tipo de información debe ser comunicada y cómo debe ser tratada respetando la disposición por capas siempre de manera clara y concisa, inteligible y con un lenguaje sencillo.

Estos datos pueden presentarse en diferentes formatos como puede ser papel, vías electrónicas –mail, web, aplicaciones, etc.–, o bien por teléfono. 

Primera capa: información básica

En lo que respecta a la primera capa de información, esta debe estar encabezada por el título “Información básica sobre protección de datos” y es preciso que contenga los apartados que detallamos seguidamente.  

1. Responsable de datos. En este apartado debes precisar la razón social o persona física responsable de datos, tanto de la recogida como de su tratamiento. 
2. Finalidad de la recogida de datos. Es necesario que especifiques cuál es el objetivo por el que estás solicitando datos, para qué los necesitas. 
3. Legitimación. En este punto, debes manifestar en qué base jurídica descrita en el RGPD te basas para la recolección de datos que puede ser: 

• Ejecución de un contrato.
• Cumplimiento de una obligación legal.
• Misión en Interés público. 
• Ejercicio de Poderes Públicos.
• Interés legítimo del Responsable o de un tercero.
• Consentimiento del interesado.

En el caso de que la legitimación se fundamente en varias finalidades, debes plasmar la principal.

• Destinatarios. Este epígrafe debe precisar si se ofrece o no la información a terceros. En caso afirmativo debe detallarlos. 
• Derechos. Los derechos de acceso, rectificación y supresión de datos deben aparecer de forma explícita, así como dónde y por qué vías pueden ejercerse. 
• Información adicional. Resulta importante facilitar el acceso a la información adicional de la segunda capa a través de un enlace, por ejemplo. Esta información, según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es recomendable que se disponga en forma de tabla para facilitar el acceso a toda la información en un mismo campo de visión. 

Segunda capa: información adicional

La segunda capa debe detallar la información contenida en la primera capa y completarla con todos los datos necesarios retomando los mismos epígrafes. 

Cuando los datos no procedan del propio interesado, debes incluir el apartado “procedencia” donde indicarás las fuentes de los datos que vas a manejar, y organizando la información en categorías. 

Recomendaciones para la redacción de la información adicional de la segunda capa

Como premisa recuerda emplear un lenguaje sencillo evitando ambigüedades y el uso de jerga jurídica que puede resultar confusa para las personas ajenas al medio. 

Te ofrecemos algunas pautas complementarias: 

• Desarrolla la información ofrecida en la primera capa detallando los derechos de los usuarios en lo que respecta a sus datos. Por ejemplo, en el caso del responsable de datos no lo identifiques solamente, añade los datos de contacto, si existe la figura de representantes, etc. 
• Ten presente que la extensión y subapartados de cada epígrafe depende de la complejidad de tu propia actividad. 
• Puedes añadir un apartado de buenas prácticas y filosofía que, aunque no lo exige el RGPD, refuerza tu compromiso con la transparencia y genera confianza. 

Tanto la primera como la segunda capa deben estar relacionadas de manera a que el ciudadano pueda acceder a la información suficiente para proteger sus derechos en virtud del RGPD. 

Tal y como has podido comprobar a lo largo de este artículo, la información por capas del RGPD asegura el respeto de la privacidad digital de las personas del mismo modo que en Smowltech lo hacemos con nuestros planes de proctoring. 

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