RPA en la educación: qué es y cuáles son sus beneficios

¿RPA? Probablemente estas siglas no te suenen demasiado. Pero si te hablamos de  ‘automatización robótica de procesos’ quizá puedas llegar...
12 April 2023

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RPA en la educación: qué es y cuáles son sus beneficios

¿RPA? Probablemente estas siglas no te suenen demasiado. Pero si te hablamos de  ‘automatización robótica de procesos’ quizá puedas llegar a hacerte una idea de lo que significan esas tres letras que abren este post.

Hoy en día la automatización robótica de procesos es ya una herramienta más en muchos sectores, entre ellos, el de la educación. Y es que estos procesos de modernización, bien utilizados, pueden contribuir ampliamente a mejorar la sostenibilidad y la accesibilidad en la educación

Pero, ¿qué implica realmente su uso? 

En este post te explicaremos brevemente qué es la RPA y cuáles son los beneficios que puede aportar a empresas y entidades del sector educativo.

¿Qué es RPA?

Las siglas RPA provienen del término en inglés Robotic Process Automation (Automatización de Procesos Robóticos) y se refieren a la automatización de tareas mediante el uso de software especializado que imita la acción humana, algo que podríamos definir como ‘robots’.

Estos ‘robots’ son programas informáticos que pueden manipular aplicaciones de software, capturar datos, realizar cálculos y comunicarse con otros sistemas para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, liberando a los trabajadores humanos para concentrarse en tareas de mayor valor agregado.

Los procesos que se pueden automatizar con RPA incluyen, entre otros, la entrada de datos, la extracción y procesamiento de información de documentos, la realización de cálculos, la actualización de registros, la generación de informes y la comunicación con otros sistemas. 

La RPA se utiliza en una amplia variedad de sectores, incluyendo servicios financieros, atención médica, manufactura, servicios públicos y gobierno, aunque nosotros vamos a centrarnos en el sector educativo en este post. 

RPA es Automatización Robótica de Procesos

Beneficios de la RPA en la educación

Como ya hemos mencionado en el párrafo anterior, la RPA tiene una gran relevancia en el sector educativo, ya que puede mejorar significativamente la eficiencia, precisión y calidad de los procesos educativos y administrativos. 

Estos son los principales beneficios que puede ofrecer al sector: 

  1. Automatización de tareas administrativas: RPA puede automatizar tareas administrativas como la gestión de registros estudiantiles, el procesamiento de pagos y la programación de clases, lo que permite a los administradores educativos concentrarse en tareas más estratégicas.
  1. Mejora de la eficiencia: Al automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, la RPA puede aumentar la eficiencia y la precisión en los procesos educativos, lo que permite a los educadores y estudiantes ahorrar tiempo y esfuerzo.
  1. Aumento de la precisión y calidad de los datos: Al automatizar la entrada de datos, la RPA puede reducir los errores humanos y mejorar la calidad de los datos, lo que puede llevar a una mejor toma de decisiones y una mejor planificación educativa.
  1. Personalización del aprendizaje: RPA puede ser utilizada para recopilar y analizar datos sobre el rendimiento de los estudiantes, lo que puede permitir a los educadores personalizar el aprendizaje y mejorar la experiencia educativa de cada estudiante.
  1. Ahorro de costes: La automatización de tareas administrativas puede reducir los costes operativos, lo que puede permitir a las instituciones educativas invertir más recursos en programas y servicios educativos.

Pero, ¿cómo puedes automatizar tus procesos y poder beneficiarte de estos cinco puntos?

Pues a través del uso de herramientas de software RPA.

Beneficios de la RPA

Software de RPA en la educación, ¿cuáles son los principales?

Dentro del universo educativo existen varios software de RPA que se utilizan para automatizar tareas administrativas, mejorar la eficiencia y calidad de los procesos educativos o gestionar los registros estudiantiles y la programación de clases.

Algunos ejemplos pueden ser Blue Prism, UiPath, Automation Anywhere, PowerSchool o incluso LMSs como Blackboard Learn. 

Pero más allá de todos estas gestiones que se pueden llevar a cabo a través de la automatización robótica de procesos también podemos destacar las siguientes. 

Automatización de procesos de investigación

La RPA se puede utilizar para automatizar procesos de investigación en el ámbito académico, como pueden ser la recopilación de datos y la extracción de información de múltiples fuentes para análisis y reportes.

Al automatizar gran parte del proceso de investigación, el equipo de investigación podría ahorrar tiempo y recursos, reducir los errores humanos y obtener resultados más precisos y confiables. 

Además, esto permitiría a los investigadores enfocarse en tareas más estratégicas y análisis más avanzados.

Automatización de procesos de admisión

Otra de los usos que se le pueden dar a la automatización robótica de procesos es el de automatizar los procesos de admisión en las instituciones educativas, desde la recopilación de información de los solicitantes hasta la selección y aceptación de candidatos.

En esta tesitura, la utilización de técnicas de análisis de datos avanzadas podría ayudar a la universidad a identificar a los estudiantes con el mayor potencial académico y asegurarse de que estén en el camino correcto hacia el éxito académico.


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Automatización de procesos de soporte al estudiante

También se puede utilizar esta técnica para automatizar procesos de soporte al estudiante, como la gestión de solicitudes de ayuda financiera, la programación de tutorías y la atención al alumnado.

Y es que hay que tener en cuenta que una universidad tiene miles de estudiantes matriculados y que el personal de apoyo al estudiante recibe cientos de solicitudes de ayuda cada día. La universidad podría utilizar la RPA para automatizar gran parte de estos procesos.

Automatización de procesos de evaluación

La RPA también se puede utilizar para automatizar procesos de evaluación, como la corrección de exámenes, la evaluación de tareas y la generación de informes de calificaciones.

De esta manera, el centro educativo podría reducir los errores humanos y obtener resultados más precisos y confiables. 

Además, el feedback personalizado podría ayudar a los estudiantes a identificar áreas en las que necesitan mejorar y ofrecerles herramientas para hacerlo. 

En última instancia, esto podría llevar a una educación más efectiva y a mejores resultados para los estudiantes.

Como habrás podido observar en este último punto, si combinas procesos automatizados de evaluación con las herramientas de proctoring SMOWL podrás garantizar unas evaluaciones totalmente íntegras y seguras, contribuyendo además a construir igualdad y confianza en la educación online.  

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