Última actualización: 9 de octubre de 2026
La presente Política de Privacidad describe el tratamiento de datos que Smowltech realiza con respecto a los usuarios de su página web. Estipula qué datos recabamos, con qué finalidad se tratan y con qué medios son gestionados.
Esta política no se refiere a los tratamientos de datos personales que Smowltech ejecuta mediante sus aplicaciones de proctoring. Para conocer más detalles sobre los tratamientos de datos en el contexto de nuestros productos, consulte la política de privacidad de SMOWL.
1. Información al usuario
¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?
Smiley Owl Tech, S.L. (en adelante, «Smowltech»), con CIF B75073452 y domicilio social en calle Arturo Campión 22, 20018 Donostia / San Sebastián (Gipuzkoa, España), es el RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales del USUARIO y le informa de que estos datos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).
Dirección de contacto: Portuetxe Kalea, 53 B, oficina 112, 20018 Donostia / San Sebastián (Gipuzkoa, España).
Correo electrónico: [email protected]
¿Para qué tratamos tus datos personales y por qué lo hacemos?
Según el formulario o canal a través del cual hayamos obtenido sus datos personales, los trataremos de manera confidencial para alcanzar los siguientes fines:
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Formulario o canal |
Finalidad |
Base jurídica |
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Formulario «Ver una demo grabada» |
Enviar la demo solicitada y dar respuesta a las consultas planteadas. |
Ejecución de acciones encaminadas a la suscripción de un posible contrato (art. 6.1.b RGPD). |
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Formulario «Solicitar demo gratis» |
Dar respuesta a las consultas o cualquier tipo de petición que sea realizada por el usuario a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición en la página web del responsable. |
Ejecución de acciones encaminadas a la suscripción de un posible contrato (art. 6.1.b RGPD). |
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Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado. |
Interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD). |
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Chat «Hablar con un experto» |
Dar respuesta a las consultas o cualquier tipo de petición que sea realizada por el usuario a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición en la página web del responsable. |
Ejecución de acciones encaminadas a la suscripción de un posible contrato (art. 6.1.b RGPD). |
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Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado. |
Interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD). |
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Formulario de suscripción a la newsletter |
Gestionar el alta del suscriptor y remitirle, con periodicidad semanal, comunicaciones informativas y comerciales sobre SMOWL, la supervisión de exámenes en línea y la evaluación digital. |
Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD). |
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Formulario de descarga de recursos (guías, ebooks y otros materiales) |
Facilitar el recurso solicitado y dar respuesta a las consultas asociadas. |
Ejecución de acciones encaminadas a la suscripción de un posible contrato (art. 6.1.b RGPD). |
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Remitir, con periodicidad semanal, comunicaciones informativas y comerciales sobre SMOWL, cuando el usuario lo haya consentido expresamente marcando la casilla correspondiente. |
Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD). |
El USUARIO puede retirar su consentimiento y oponerse al envío de comunicaciones comerciales en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada, a través del enlace de baja incluido en cada comunicación o escribiendo a [email protected].
¿Durante cuánto tiempo guardaremos tus datos personales?
Se conservarán durante no más tiempo del necesario para mantener el fin del tratamiento o existan prescripciones legales que dictaminen su custodia y cuando ya no sea necesario para ello, se suprimirán con medidas de seguridad adecuadas para garantizar la anonimización de los datos o la destrucción total de los mismos.
¿A quién facilitamos tus datos personales?
No está prevista ninguna comunicación de datos personales a terceros salvo, si fuese necesario para el desarrollo y ejecución de las finalidades del tratamiento, a nuestros proveedores de servicios relacionados con comunicaciones, gestión de formularios web, atención al usuario por chat, gestión de la relación con clientes y potenciales clientes y analítica web, con los cuales el RESPONSABLE tiene suscritos los contratos de confidencialidad y de encargado de tratamiento exigidos por la normativa vigente de privacidad.
¿Se realizan transferencias internacionales de datos?
No. Los proveedores de servicios con los que trabaja el RESPONSABLE alojan los datos en servidores situados en la Unión Europea, por lo que no se realizan transferencias de datos personales a países fuera de la Unión Europea.
¿Cuáles son tus derechos?
Los derechos que asisten al USUARIO son:
- Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.
- Derecho de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos, y de limitación u oposición a su tratamiento.
- Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Para ejercer estos derechos, el USUARIO puede dirigirse por escrito al RESPONSABLE indicando el derecho que desea ejercer y acompañando copia de un documento que acredite su identidad.
Datos de contacto para ejercer sus derechos: Smiley Owl Tech, S.L., Portuetxe Kalea, 53 B, oficina 112, 20018 Donostia / San Sebastián (Gipuzkoa). Correo electrónico: [email protected]
Datos de contacto del Delegado de Protección de Datos: [email protected]
2. Carácter obligatorio o facultativo de la información facilitada por el usuario
Los USUARIOS, mediante la marcación de las casillas correspondientes y la entrada de datos en los campos, marcados con un asterisco (*) en el formulario de contacto o presentados en formularios de descarga, aceptan expresamente y de forma libre e inequívoca, que sus datos son necesarios para atender su petición, por parte del prestador, siendo voluntaria la inclusión de datos en los campos restantes. El USUARIO garantiza que los datos personales facilitados al RESPONSABLE son veraces y se hace responsable de comunicar cualquier modificación de los mismos.
El RESPONSABLE informa de que todos los datos solicitados a través del sitio web son necesarios para la prestación de un servicio óptimo al USUARIO. En caso de que no se faciliten todos los datos, no se garantiza que la información y servicios facilitados sean completamente ajustados a sus necesidades.
3. Cookies
Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros. Puede consultar qué cookies se utilizan, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y cómo configurarlas o retirar su consentimiento en nuestra Política de Cookies.
4. Información acerca de menores de edad
- Se requiere el consentimiento de los padres o tutores legales para el uso de nuestros servicios por menores de 16 años. No recopilamos, mantenemos ni utilizamos a sabiendas información de identificación personal de menores de 16 años.
- Alentamos a los padres y tutores legales a supervisar el uso de internet de sus hijos y a ayudar a hacer cumplir nuestra Política de Privacidad instruyéndoles para que nunca faciliten información personal a través de nuestros servicios sin su permiso.
- Si descubrimos que un menor de 16 años nos ha facilitado información personal, tomaremos medidas para eliminar esa información.
5. Política de seguridad de la información
En Smowltech estamos comprometidos con la protección de la información de nuestros clientes, colaboradores y socios comerciales.
Nuestra política de seguridad de la información está alineada con los estándares internacionales de la norma ISO 27001, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
Implementamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para prevenir accesos no autorizados, garantizar el uso ético de la información y cumplir con la legislación vigente.
Actualizamos constantemente nuestros procesos para responder a las nuevas amenazas y mantener la confianza de nuestros usuarios.
Consulta nuestra política de seguridad de la información »
6. Nuestro compromiso con la privacidad
Esta sección es informativa y describe el enfoque general de Smowltech en materia de privacidad y protección de datos. La información legal exigida por el RGPD respecto de los tratamientos de datos de este sitio web se recoge en los apartados 1 a 5.
Nuestro compromiso
Ganarnos la confianza de nuestros clientes y de los usuarios cuyos datos gestionamos es una parte esencial de cómo prestamos nuestro servicio. Queremos que clientes y usuarios sepan en todo momento por qué y qué datos personales se utilizan. Las directrices europeas marcan la forma más ética de recopilar, tratar, comunicar, almacenar y eliminar datos personales y Smowltech, como empresa europea, está comprometida con el cumplimiento del RGPD. Además, al haber recibido financiación de la Comunidad Europea dentro del programa H2020, estamos sujetos a estándares éticos estrictos en materia de privacidad.
Trabajamos con AWS (Amazon) para poder asignar nuestros servidores en las regiones que nuestros clientes necesitan para cumplir con las regulaciones de protección de datos. En el caso de Europa, nuestros servidores están ubicados en la Unión Europea.
La privacidad desde el diseño es el núcleo de nuestro negocio
Hemos desarrollado SMOWL pensando en la importancia de la privacidad de sus usuarios y cumpliendo con todas las garantías exigidas por la normativa europea en materia de protección de datos personales. Para obtener el mínimo de datos posible y mantener siempre la privacidad y el anonimato del usuario, vinculamos los datos recabados a un código de usuario de la plataforma, en lugar de utilizar nombres, apellidos o correos electrónicos.
¿Qué información se recoge en nuestros productos?
Los datos que se recaban dependen del tipo de servicio que requiera el cliente. Smowltech ha definido un servicio modular que permite recoger los datos mínimos para satisfacer las necesidades del cliente, por lo que siempre trabajamos en proporción a los requerimientos del cliente y a los datos que deben recogerse. Nunca pediremos a los usuarios información adicional a la pactada previamente mediante contrato con el cliente.
Registro de las actividades de tratamiento
Mantenemos un registro de las actividades de tratamiento de acuerdo con la normativa de protección de datos personales, determinando la finalidad para la que se tratan los datos, su tipo y su tiempo de conservación, entre otros aspectos.
Evaluación de impacto de protección de datos (DPIA)
Realizamos evaluaciones de impacto con el fin de analizar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales en el sistema SMOWL, lo que permite mejorar periódicamente todo lo relacionado con la seguridad y la privacidad de los datos personales de sus usuarios. Además, contamos con una plantilla disponible para facilitar a los nuevos clientes el desarrollo de sus propias DPIA.
Responsabilidad proactiva y seguridad
Cumplimos con los principios establecidos en la normativa, con especial énfasis en la privacidad desde el diseño y por defecto en todo el desarrollo tecnológico realizado. Esto implica una responsabilidad proactiva que establece altos estándares de seguridad para todos los datos tratados en nuestros sistemas. La institución no tendrá acceso en ningún momento a la identidad del alumno a través de las imágenes: estas se asignan exclusivamente a un código otorgado por el centro de formación para cada alumno. Asimismo, siempre buscamos obtener y tratar el mínimo posible de datos del usuario para dar respuesta a la finalidad prevista, cumpliendo con el principio de minimización de datos.
Con el objetivo de mejorar de forma continua en el ámbito de la seguridad, se realizan auditorías anuales. Igualmente, disponemos de todos los documentos y contratos necesarios en cumplimiento de la normativa europea y española en materia de protección de datos.
Nuestros principios de privacidad
- Recopilar solo la información personal necesaria, que no sea excesiva ni se conserve por más tiempo del necesario para prestar el servicio.
- Asegurarnos de que la información se trate de manera leal y lícita.
- Ofrecer transparencia, recopilando la información solo para fines específicos y legítimos.
- Trabajar constantemente para que los productos y servicios sean más seguros.
- Proporcionar canales de comunicación para ponerse en contacto con nosotros fácilmente.
- Anonimizar los datos antes de hacer un uso secundario de ellos con fines estadísticos.
- Garantizar que la información se mantenga segura e inaccesible para quienes no tienen derecho a acceder a ella.
- No almacenar, exportar ni vender información personal para ningún otro propósito.
Marcos legales aplicables
- RGPD: Reglamento General de Protección de Datos, el núcleo de la legislación europea sobre privacidad digital.
- FERPA: ley federal estadounidense que protege la privacidad de los registros educativos de los estudiantes.
- CCPA: ley de privacidad del consumidor de California.
- Ley de Inteligencia Artificial de la Unión Europea.
- Leyes y marcos legales aplicables a SMOWL.
FERPA: protección y privacidad de los registros educativos
FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) es una ley federal de los Estados Unidos que protege la privacidad de los registros educativos de los estudiantes. La ley otorga a los padres y estudiantes el derecho de revisar los registros educativos y solicitar correcciones, y establece límites sobre con quién pueden compartirse estos registros sin el consentimiento explícito de los padres o estudiantes.
En Smowltech nos comprometemos a proteger la privacidad de los registros educativos de los estudiantes durante el proceso de proctoring. Cumplimos con las regulaciones de privacidad de datos, incluidos FERPA, el RGPD de la Unión Europea y la CCPA de California. Trabajamos en estrecha colaboración con las instituciones educativas que adoptan nuestra solución de proctoring para garantizar el cumplimiento de las regulaciones y ofrecemos formación y orientación para asegurarnos de que comprendan cómo se maneja la información de los estudiantes.
Utilizamos cifrado y almacenamos los datos de los estudiantes en servidores seguros de AWS. Solo las instituciones que han adoptado nuestra solución de proctoring pueden acceder a los datos de sus usuarios, y los datos se almacenan durante el tiempo estipulado. Nuestros empleados reciben formación en privacidad y protección de datos, y notificamos a nuestros clientes por correo en caso de violaciones de privacidad.
Delegado de Protección de Datos
Se ha designado un Delegado de Protección de Datos encargado de velar por el cumplimiento de la normativa. No dude en ponerse en contacto por correo electrónico: [email protected].
Preguntas frecuentes
Para clientes: ¿qué debo hacer para cumplir con el RGPD en mi organización?
- Firmar, entre su organización y Smowltech, un contrato de encargo del tratamiento donde se establezcan las obligaciones y responsabilidades en materia de protección de datos personales.
- Realizar una evaluación de impacto sobre la privacidad con el fin de analizar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales y determinar la proporcionalidad y necesidad del sistema.
- Incluir el sistema SMOWL dentro del registro de actividades de tratamiento de la organización para determinar el tipo de datos que se tratan.
- Determinar la base jurídica necesaria y establecer los sistemas para contar con el consentimiento, en su caso, para que sus usuarios o estudiantes puedan utilizar SMOWL de acuerdo con la normativa de protección de datos.
- Desarrollar los procedimientos adecuados para dar respuesta a las solicitudes de ejercicio de derechos (acceso, rectificación, portabilidad, supresión, limitación del tratamiento y oposición), así como el sistema para notificar las brechas de seguridad cuando proceda.
- Designar un Delegado de Protección de Datos si no se dispone de uno.
¿Cómo se mantiene mi información confidencial?
Reconocemos y tomamos en serio nuestra responsabilidad de proteger la información que se nos confía. Por ello, en Smowltech hemos adoptado las medidas necesarias para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de los datos personales. En cuanto a la confidencialidad del tratamiento, Smowltech se asegura de que cualquier persona autorizada para tratar los datos personales esté sujeta a la correspondiente obligación de confidencialidad, ya sea por deber contractual o legal.
Tenga en cuenta que, si bien Smowltech hace todos los esfuerzos razonables para proteger su información personal y evitar cualquier acceso no autorizado, las medidas de seguridad en internet no son infalibles. En cualquier caso, ante un incidente de seguridad, Smowltech le notificará sin demoras indebidas y le proporcionará información oportuna relacionada con dicho incidente.
7. Cambios a esta política
Smowltech se reserva el derecho de cambiar esta Política de vez en cuando mediante la publicación de una política actualizada en este sitio, que se reflejará en la «última fecha de actualización». También podemos proporcionarle un aviso adicional en la pantalla de inicio o enviarle una notificación por correo electrónico. Revise esta Política periódicamente, y especialmente antes de proporcionar información personal. Su uso continuado de los Servicios después de cualquier cambio o revisión de esta Política indicará que está de acuerdo con los términos de dicha Política revisada.
8. Ponte en contacto con nosotros
Si tiene alguna inquietud o pregunta sobre nuestra Política de Privacidad y el tratamiento de datos que recopilamos, no dude en contactarnos:
Centro de soporte para usuarios
Portuetxe Kalea, 53 B, oficina 112, 20018 Donostia / San Sebastián, Gipuzkoa
Este documento se actualizó por última vez el 9 de octubre de 2026.