Selon les données obtenues avec le calculateur de Smowltech, une université de 1 000 étudiants peut réaliser une économie brute annuelle de 63 000 €. Ce même calcul estime que, chaque année, elle éviterait d’imprimer 160 000 feuilles de papier, de consommer 1 600 000 litres d’eau et de rejeter 11,14 tonnes de CO2 dans l’atmosphère. Elle libérerait en outre 1 080 heures d’enseignement et éviterait la consommation de 8 000 kWh d’énergie. Ce chiffre inclut les heures d’enseignement et les déplacements, deux postes que l’exemple développé plus loin exclut pour s’en tenir aux coûts directs supportés par l’université. C’est pourquoi, dans ce cas, l’économie nette peut se situer entre 16 000 € et 40 000 €.
Pour savoir précisément combien une université peut économiser en passant aux examens en ligne, il faut comparer le coût total du modèle en présentiel avec le coût total de la numérisation de l’évaluation et de l’intégration d’une solution de surveillance en ligne.
Le calcul doit inclure l’infrastructure (salles), la surveillance, l’impression, la logistique, les déplacements, la charge administrative, les licences, la mise en œuvre, la formation et l’assistance. Le résultat final dépend du nombre d’étudiants, du nombre de sessions d’examens, du coût des espaces, du modèle de licence et des ressources internes nécessaires pour gérer chaque modalité.
Dans cet article, nous vous montrons comment calculer le ROI de la surveillance des examens en ligne à l’université, estimer l’économie nette des examens en ligne et déterminer le délai de récupération.
Calculateur de ROI : comment calculer les économies étape par étape ?
Calculer le retour sur investissement (ROI) d’un système de surveillance en ligne se fait en trois étapes :
- Chiffrer le coût de chaque session d’examens en présentiel.
- Estimer le coût de la supervision en ligne.
- Comparer les deux résultats avec l’investissement initial.
Pour une première estimation, le calculateur d’économies et d’impact SMOWL aide à estimer le papier, les heures d’enseignement, les déplacements et les émissions évités, en fonction du nombre d’étudiants et d’examens.
Pour obtenir un ROI complet, il faut y ajouter les salles, la surveillance, la gestion administrative et le coût de la licence. Nous vous expliquons ces points ci-dessous.
Quelle est la formule pour calculer le ROI ?
Le retour sur investissement (ROI, de l’anglais return on investment) mesure le bénéfice net généré par chaque euro investi et l’exprime en pourcentage.
La formule de base est la suivante :
| ROI (%) = (retour total − investissement) / investissement × 100 |
Pour bien la comprendre, il faut expliquer ces notions :
- Retour total : les coûts évités au cours de la période analysée, en tenant compte des salles, de la surveillance, de l’impression, de la logistique, des déplacements et de la gestion.
- Investissement : tout ce que coûte le modèle en ligne sur cette même période. Il doit inclure la mise en œuvre, les licences, l’assistance et les heures internes consacrées à l’examen des incidents.
- Économie nette : la différence entre les deux, une fois déduit le coût de la solution.
Une autre variable à prendre en compte est le délai de récupération (payback), c’est-à-dire le temps nécessaire pour que l’investissement initial soit rentabilisé. Vous pouvez le mesurer avec cette formule :
| Délai de récupération = investissement initial / économie opérationnelle par session |
L’économie opérationnelle correspond au coût en présentiel évité grâce aux examens en ligne, moins le coût récurrent du modèle en ligne pour chaque session. Il est recommandé de la mesurer par session pour comparer des formations dont les calendriers d’évaluation diffèrent.
Avant toute décision d’investissement, la Commission européenne (en anglais) recommande de tester le projet dans le pire et dans le meilleur scénario possibles. Si les résultats restent positifs même dans le cas le plus défavorable analysé, le projet présente une plus grande solidité économique, même s’il comporte toujours des risques et des incertitudes.
En Espagne, un examen coûte entre 4,26 € et 6,88 € par étudiant rien qu’en salle, surveillance et papier, d’après les données publiques sur les tarifs des espaces de l’Université Carlos III de Madrid (UC3M), le coût du travail publié par l’Institut national de la statistique espagnol (INE), les ratios de surveillance de l’Université autonome de Barcelone (UAB) et les prix de reprographie de l’Université de Huelva. Le calcul repose sur une épreuve de deux heures, une demi-heure de préparation et quatre pages par étudiant.
Dans ce contexte, si le coût récurrent en ligne est inférieur au coût évitable en présentiel par examen, il y a une économie opérationnelle. La récupération de la mise en œuvre dépendra du volume d’épreuves et des économies cumulées.
Les variables dont a besoin un calculateur de ROI universitaire
En Espagne, depuis l’entrée en vigueur de la loi organique 2/2023 du 22 mars sur le système universitaire, les universités sont tenues de disposer d’un système de comptabilité analytique ou équivalent.
Avec ces informations en main, voici les variables dont un calculateur de ROI universitaire a besoin pour obtenir un résultat fiable :
| Variable | Mode de calcul | Service qui peut fournir la donnée |
|---|---|---|
| Nombre d’étudiants | Étudiants qui se présentent à chaque épreuve | Scolarité et gestion académique |
| Examens, matières et sessions | Étudiants × matières avec examen × sessions | Organisation des études et scolarité |
| Heures d’utilisation des salles et des espaces | Salles occupées × (durée de l’examen + installation et rangement) × coût horaire de l’espace | Gestion des espaces et des infrastructures |
| Surveillance en présentiel | Surveillants par salle × heures × coût horaire du personnel | Départements, enseignants et ressources humaines |
| Impression, logistique, conservation et archivage | Pages × coût par page + copies de réserve + transferts + stockage, archivage et destruction | Reprographie, accueil et archives |
| Déplacements, frais de mission et mobilité | Kilomètres × indemnité kilométrique + frais de repas et d’hébergement du personnel qui se rend sur les sites | Direction des services et service financier |
| Heures de personnel administratif | Heures par session (calendriers, procès-verbaux, incidents, réclamations) × coût horaire | Scolarité et service d’évaluation |
| Licences, intégration, formation et assistance | Proposition du fournisseur + heures internes des services informatiques et e-learning pour la mise en œuvre | Services informatiques, e-learning et achats |
| Heures d’examen des alertes et des incidents | Examens supervisés × pourcentage d’alertes × minutes d’examen × coût horaire | Enseignants et service d’évaluation |
Quels coûts inclure dans le calcul du ROI d’une solution de surveillance en ligne ?
Pour calculer le ROI, vous devez comparer le coût total des sessions d’examens en présentiel avec le coût total de la mise en œuvre et du fonctionnement de l’évaluation en ligne supervisée. Cela implique d’inclure tous les coûts qui changent d’un modèle à l’autre, initiaux comme récurrents :
- Coûts des sessions en présentiel : salles, surveillance, impression des documents, personnel d’appui, assistance technique, nettoyage des espaces utilisés et organisation des épreuves. Une erreur fréquente consiste à comparer uniquement le coût de la licence de surveillance en ligne avec les dépenses de papier, alors que des facteurs comme la surveillance pèsent bien plus lourd dans le total.
- Coûts initiaux de l’évaluation en ligne : intégration avec le LMS et les systèmes d’authentification, configuration, formation des équipes et des étudiants, adaptation du règlement d’évaluation et doublons de processus pendant la transition d’un modèle à l’autre.
- Coûts récurrents de l’évaluation en ligne : licences, assistance pendant les sessions, révision humaine des alertes et heures de travail des services internes concernés, comme l’informatique, l’e-learning, la scolarité et le service d’évaluation.
Gardez à l’esprit que le coût de la licence peut varier selon le nombre d’étudiants, la fréquence et la durée des examens, le niveau de supervision, les intégrations et les besoins d’assistance.
C’est pourquoi il est préférable de calculer le ROI à partir d’une proposition financière adaptée à votre établissement. Avec les plans SMOWL, vous pouvez choisir entre deux modalités de licence : par activité (une seule épreuve supervisée par étudiant) ou par utilisateur (activités illimitées pendant la période contractuelle). Cette flexibilité permet à nos clients d’adapter leur contrat à l’usage prévu et d’estimer leurs coûts sur une base plus concrète.
Coûts des examens en ligne et en présentiel : l’importance de l’intégrité
La supervision en ligne supprime certains coûts, en transforme d’autres et en ajoute de nouveaux. Quoi qu’il en soit, l’intégrité de l’examen exige une surveillance quel que soit le format, y compris lorsqu’une épreuve en présentiel s’accompagne d’une supervision numérique, comme dans l’exemple de l’Université de Princeton (en anglais) que nous allons vous présenter. Pendant 133 ans, Princeton a organisé ses examens sans surveillance. Son code d’honneur, en vigueur depuis 1893, reposait sur l’engagement des étudiants à ne pas tricher et à signaler ceux qui le faisaient. En mai 2026, le corps enseignant a toutefois approuvé, avec une seule voix contre, la surveillance de tous les examens en présentiel par le personnel enseignant. Depuis le 1er juillet 2026, les examens en présentiel de l’université sont donc surveillés.
L’intelligence artificielle et l’essor des outils d’IA générative ont constitué le « point de rupture », comme le rapporte l’Association américaine des registraires universitaires et des responsables des admissions (AACRAO). Ces avancées technologiques ont facilité des formes de triche très difficiles à détecter sans une personne présente dans la salle.
Face à cette réalité, la question n’est pas de savoir s’il faut surveiller les examens, mais comment le faire pour garantir l’intégrité académique. Lorsque l’épreuve en présentiel se déroule sur ordinateur, il existe une alternative à la surveillance en présentiel : la supervision numérique des épreuves.
C’est ce que permet SMOWL CLASS, le plan de Smowltech pour les examens en présentiel au format numérique. Le fonctionnement est simple : l’étudiant passe son examen en classe sur un ordinateur, et l’établissement choisit le niveau de contrôle. Ce plan permet de superviser l’activité de l’ordinateur (Computer Monitoring avec SMOWL CM) ou de bloquer la navigation (Browser Lock avec SMOWL EXTENSION).
Du point de vue du ROI, dans ce scénario hybride, la salle est conservée, et avec elle une partie des coûts liés à l’espace. En revanche, l’impression des sujets disparaît, tout comme la conservation et l’archivage des copies papier. L’université obtient en outre des preuves traçables de ce qui s’est passé pendant l’épreuve, très utiles pour les révisions et le traitement des réclamations.
La comparaison pertinente n’oppose donc pas un modèle surveillé à un modèle non surveillé, mais deux façons de surveiller, aux coûts différents.
Coûts supprimés ou réduits grâce à l’évaluation en ligne
Avec l’évaluation en ligne, l’impression des épreuves, les copies de réserve, la distribution physique, la conservation et l’archivage papier disparaissent presque entièrement. La préparation des espaces et les déplacements diminuent aussi si l’on opte pour un modèle 100 % en ligne.
Ce sont les économies les plus visibles, mais pas les plus importantes. Dans le scénario utilisé dans cet article, l’impression représente environ 3 % du coût estimé en présentiel.
Coûts qui se transforment
Parmi les coûts qui se transforment figurent les heures de surveillance, qui deviennent de l’assistance technique, de la gestion des incidents et de l’examen des rapports. Les systèmes de surveillance en ligne recueillent et hiérarchisent les preuves, mais la décision académique reste humaine.
C’est aussi ce qu’exige le règlement européen sur l’IA, qui classe comme à haut risque les systèmes d’IA de surveillance des examens et soumet leur utilisation à des exigences comme le contrôle humain.
Coûts à maintenir dans le calcul
Parmi les coûts à prendre en compte figurent généralement la licence, les systèmes d’authentification, la formation, l’assistance à chaque session, la révision humaine des alertes et la conservation des preuves avec des garanties de confidentialité.
Vous devez également tenir compte de l’intégration avec les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS, de l’anglais Learning Management System) et de l’accès à des alternatives pour les étudiants qui ne peuvent pas passer l’examen en ligne.
Économies directes : locaux, déplacements et documents imprimés
La gestion des salles, la surveillance, les déplacements et les documents imprimés représentent les économies les plus tangibles.
Infrastructure physique : sites, salles et capacité opérationnelle libérée
Chaque session en présentiel mobilise des salles de cours, des amphithéâtres, des salles informatiques et parfois des sites externes, avec des frais d’ouverture, de nettoyage et de sécurité. D’après ses tarifs 2026, l’Université Carlos III de Madrid facture 200 € par jour pour une salle de 50 places maximum, avec une majoration pouvant atteindre 50 % en dehors des horaires habituels.
Lorsqu’une matière ne tient pas dans les salles disponibles, l’examen est réparti sur plusieurs créneaux ou déplacé vers un autre lieu. C’est ce qui s’est produit pour deux facultés de l’UNED, l’université publique espagnole d’enseignement à distance, qui ont transféré des examens extraordinaires au Centre associé de Madrid faute de place.
À l’inverse, dans l’évaluation en ligne, la capacité dépend de celle de la plateforme ou, en supervision en direct, du nombre de surveillants. Un groupe entier peut passer l’examen sur un même créneau, à condition que les étudiants disposent d’une caméra et d’une connexion stable :
| Poste | Exemple | Effet sur le ROI |
|---|---|---|
| Économie directe | Pas de location de sites externes, de personnel d’accueil ni de nettoyage supplémentaire | Réduit les dépenses |
| Coût induit | Créneaux supplémentaires, majorations horaires, versions supplémentaires du sujet | Évité, même s’il est souvent imputé à d’autres postes |
| Capacité libérée | Salles de l’établissement disponibles pendant les sessions | Ne réduit pas les dépenses, mais libère de l’espace pour d’autres usages |
Surveillance en présentiel, logistique et déplacements
La surveillance est l’un des coûts directs les plus importants d’un examen. Pour la calculer, multipliez le nombre de surveillants par salle, créneau et session par le nombre d’heures et par le coût horaire du travail (environ 26,18 € en moyenne en Espagne, selon les données de l’INE).
Il faut y ajouter la coordination du personnel d’appui et le transport des copies entre centres ou campus. En Espagne, l’administration indemnise les déplacements de son personnel à 0,26 € par kilomètre, plus les frais de repas. Les déplacements des étudiants ne comptent que si l’établissement les prend en charge.
Papier, impression, conservation et archivage des examens
Le cycle va de l’impression et des copies de réserve à l’archivage et à la numérisation, en passant par la récupération des copies en cas de réclamation et la destruction sécurisée, sans oublier le toner, les enveloppes et les scellés.
Le poste le plus important est le coût des heures de manipulation et de conservation, car l’impression est généralement bon marché (environ 0,035 € par page, en prenant comme référence les prix de l’Université de Huelva).
Charge administrative : des économies qui se mesurent en heures
La charge administrative doit entrer dans le calcul du ROI. Vous pouvez la mesurer en enregistrant le temps que les équipes consacrent à préparer les sessions, à résoudre les incidents et à retrouver la documentation.
Pour un résultat plus fidèle à la réalité, distinguez les dépenses qui disparaissent des heures qui deviennent disponibles pour d’autres tâches : libérer du temps et de l’espace ne revient pas forcément à réduire directement le budget.
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Rapports automatisés : réduire le temps de décision académique
Les systèmes de surveillance en ligne qui facilitent la centralisation des preuves permettent d’examiner un cas précis sans avoir à le reconstituer à partir de fichiers dispersés et d’échanges d’e-mails.
Pour en revenir aux solutions SMOWL de surveillance en ligne avec IA, elles proposent des rapports téléchargeables, la consultation des preuves depuis le LMS et des options pour ajouter des notes et des marqueurs. Ces fonctionnalités d’examen et de documentation des incidents permettent d’optimiser les processus.
Pour en tirer le meilleur parti, définissez des critères communs à toutes les matières : quoi examiner, qui s’en charge et comment documenter la décision. L’automatisation aide certes à organiser l’information et à garantir la traçabilité, mais gardez toujours à l’esprit l’approche human in the loop, en intégrant l’appréciation humaine avant toute décision académique.
Économies opérationnelles : correction, incidents et archivage
Pour la gestion opérationnelle de l’évaluation, gardez à l’esprit qu’évaluer une réponse n’est pas la même chose que vérifier un rendu, classer des documents ou retrouver des preuves. Comparez le modèle en présentiel et le modèle en ligne à partir de trois indicateurs :
- Minutes de préparation et de clôture par session.
- Temps de gestion et d’examen par incident.
- Heures consacrées à rechercher, archiver et partager la documentation.
Un élément clé consiste à désigner des responsables pour éviter les doublons entre enseignants, scolarité et évaluateurs. Mesurez l’avant et l’après sur des sessions comparables et comptabilisez aussi les nouvelles tâches numériques.
Durabilité : le retour qui n’apparaît pas dans le compte de résultat
Le retour environnemental complète le retour économique, mais il ne doit pas être ajouté aux économies monétaires sans une méthodologie qui le justifie. Le calculateur SMOWL vous permet d’obtenir des estimations indicatives.
Indicateurs de durabilité qu’une université peut mesurer
Voici quelques indicateurs de durabilité que vous pouvez inclure dans votre calcul des coûts :
- Pages de papier, copies de réserve et consommables évités.
- Enveloppes et envois physiques supprimés.
- Déplacements évités, selon la distance et le mode de transport.
- Heures d’utilisation de salles et de sites qui ne sont plus nécessaires.
L’UC3M, par exemple, inclut la mobilité, l’achat de papier et les déchets dans son calcul des émissions indirectes.
À ce bilan environnemental, vous devez ajouter la consommation technologique supplémentaire. Il est important de vous appuyer sur des facteurs d’émission documentés, comme ceux que publie le ministère espagnol de la Transition écologique (MITECO) pour calculer l’empreinte carbone. En France, la Base Empreinte de l’ADEME remplit un rôle similaire.
Exemple pratique de calcul du ROI de la surveillance des examens en ligne à l’université
Dans l’exemple illustratif suivant, nous partons d’une université hypothétique de 1 000 étudiants. Chacun passe les examens de dix matières par an, ce qui pourrait correspondre à une année de 60 crédits ECTS (6 crédits par matière). Les examens sont répartis sur deux sessions et totalisent 10 000 examens supervisés.
Scénario de départ (purement illustratif)
Le scénario de départ est le suivant :
| Poste | Valeur | Origine de la donnée |
|---|---|---|
| Examens par an | 10 000 | 1 000 étudiants × 10 matières |
| Coût en présentiel par examen | 6 € | Fourchette de 4,26 € à 6,88 € calculée à partir de données publiques espagnoles sur les salles, la surveillance et le papier |
| Mise en œuvre initiale | 4 000 € | Environ 150 heures internes d’intégration, de configuration et de formation, pour un coût du travail moyen de 26,18 € selon l’INE |
| Coût en ligne par examen | 2 €, 3 € et 4 € | Prix selon la solution, pouvant inclure la licence, l’assistance et l’examen des incidents |
Nous avons ajouté une estimation du coût en ligne, car les prix ne correspondent pas à des tarifs fixes : ils dépendent du volume, de la modalité de licence et du niveau de supervision. Dans le cas de SMOWL, avec dix examens par étudiant, la licence par utilisateur est recommandée.
Le calcul n’inclut ni la correction académique, identique dans les deux modèles, ni les déplacements, ni l’impact environnemental.
Économie nette, ROI et délai de récupération de l’investissement
Pour poursuivre la simulation, le modèle en présentiel coûte 60 000 € par an (10 000 examens × 6 €). Selon le coût du modèle en ligne, les résultats peuvent être les suivants (rappel : il s’agit uniquement d’estimations destinées à vous aider à comprendre le calcul du retour) :
| Coût en ligne par examen | 2 € | 3 € | 4 € |
|---|---|---|---|
| Coût en ligne la première année (mise en œuvre comprise) | 24 000 € | 34 000 € | 44 000 € |
| Économie nette la première année | 36 000 € | 26 000 € | 16 000 € |
| ROI la première année | 150 % | 76 % | 36 % |
| Économie nette les années suivantes | 40 000 € | 30 000 € | 20 000 € |
| ROI les années suivantes | 200 % | 100 % | 50 % |
| Récupération de l’investissement de mise en œuvre | 0,20 session | 0,27 session | 0,40 session |
Le délai de récupération de l’investissement de mise en œuvre se calcule à partir de l’économie opérationnelle par session :
| Économie opérationnelle par session = examens par session × (coût en présentiel par examen − coût en ligne par examen) |
Avec les données de notre simulation illustrative (10 000 examens répartis sur deux sessions, soit 5 000 par session, et 4 000 € de mise en œuvre), les résultats seraient les suivants :
| Coût en ligne par examen | Économie opérationnelle par session | Délai de récupération |
|---|---|---|
| 2 € | 5 000 × (6 € − 2 €) = 20 000 € | 4 000 / 20 000 = 0,20 session |
| 3 € | 5 000 × (6 € − 3 €) = 15 000 € | 4 000 / 15 000 = 0,27 session |
| 4 € | 5 000 × (6 € − 4 €) = 10 000 € | 4 000 / 10 000 = 0,40 session |
Dans les trois scénarios envisagés, l’université économise dès la première année et récupère la mise en œuvre du nouveau système dès la première session. La première année, le retour est plus faible, car il faut tenir compte des 4 000 € de mise en œuvre initiale.
Lorsque vous présentez les résultats pour analyse, distinguez les dépenses qui disparaissent du budget (impression, sites externes, heures supplémentaires, etc.) des heures de personnel et des salles qui restent disponibles pour d’autres usages.
Quel ROI est bon pour une université ?
Il n’existe pas de bon ROI universel, mais, en appliquant la formule présentée au début de cet article, voici comment interpréter les résultats :
- ROI de 0 % : les coûts évités sont égaux à l’investissement.
- ROI de 50 % : chaque euro investi génère 0,50 € d’économie nette.
- ROI de 100 % : chaque euro investi génère 1 € net.
- ROI supérieur à 100 % : chaque euro investi génère plus de 1 € net.
Outre le pourcentage de retour sur investissement, vous devez tenir compte, pour compléter l’analyse, du délai de récupération (payback), des incertitudes qui peuvent affecter le projet et de la capacité opérationnelle libérée pour d’autres tâches.
Que signifie un ROI de 120 % ?
Un ROI de 120 % signifie qu’un investissement de 10 000 € produit un bénéfice net de 12 000 €. Le retour total s’élève à 22 000 € : vous récupérez les 10 000 € investis et obtenez 12 000 € supplémentaires. Dans une université, ce retour provient des coûts évités.
Le calcul est le suivant : ROI de 120 % = [(22 000 − 10 000) / 10 000] × 100.
Pourquoi le ROI ne doit-il pas être le seul critère de décision ?
Pour comprendre pourquoi le pourcentage de retour sur investissement ne doit pas être le seul critère de décision dans un projet éducatif, pensez à l’intégrité. Une évaluation qui perd en fiabilité, exclut une partie des étudiants ou ne respecte pas la réglementation ne sera jamais un bon investissement, quel que soit son ROI.
En plus du ROI, vous devez donc évaluer d’autres facteurs comme l’intégrité académique, l’expérience étudiante, l’accessibilité, la confidentialité, la continuité des sessions, la compatibilité avec le règlement d’évaluation de chaque université et la qualité des preuves. Ce dernier point est essentiel, car ces preuves serviront lors des révisions, des réclamations et des audits.
Avec l’IA, l’intégrité prend encore plus d’importance, comme le montre une enquête du Daily Princetonian de 2025 : 30 % des 501 diplômés interrogés ont admis avoir utilisé ChatGPT pour un devoir qui l’interdisait explicitement.
La confidentialité des données des étudiants est également une question centrale. En Espagne, l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) estime que l’activité éducative en ligne ne peut justifier une réduction disproportionnée des droits numériques et de la vie privée des étudiants. Les établissements doivent donc respecter rigoureusement la réglementation sur la protection des données, ainsi que la dignité et l’intimité des étudiants chez eux ou dans leur environnement.
Facteurs qui peuvent réduire les économies des examens en ligne, et solutions
Trois facteurs peuvent réduire les économies des examens en ligne, et il faut les connaître pour trouver des solutions efficaces : un volume insuffisant de sessions ; les coûts de mise en œuvre, d’assistance et de gestion de la solution en ligne ; et l’accessibilité, la confidentialité et les alternatives d’évaluation.
Volume insuffisant d’examens ou de sessions
La mise en place d’un système de surveillance en ligne représente un coût fixe : moins vous supervisez d’examens, plus ce coût pèse sur chacun.
Dans l’exemple proposé, avec 3 € d’économie opérationnelle par examen et une mise en œuvre initiale de 4 000 €, il faut au moins 1 334 examens pour récupérer l’investissement. Dans ce cas, il est utile de s’appuyer sur un projet pilote avant de déployer entièrement le nouveau modèle, ou d’envisager un modèle hybride qui réserve la supervision en ligne aux épreuves les plus importantes en volume ou aux étudiants à distance.
Solution : des solutions évolutives comme SMOWL permettent d’adapter le niveau de supervision et le modèle de licence au nombre réel d’évaluations. Vous évitez ainsi de surdimensionner les coûts pour des sessions ponctuelles ou des programmes peu récurrents.
Coûts de mise en œuvre, d’assistance et de conduite du changement
Comme nous l’avons expliqué, vous devez prendre en compte des coûts réels comme l’intégration de la solution de surveillance avec le LMS de l’établissement, la formation des enseignants, l’adaptation du règlement d’évaluation ou le maintien des deux modèles pendant la transition.
Pour reprendre notre exemple, si le coût en ligne était de 4 € par examen et que la mise en œuvre passait de 4 000 € à 8 000 €, l’économie nette de la première année tomberait à 12 000 € et le ROI serait de 25 %.
Solution : choisir un fournisseur de surveillance en ligne qui propose des intégrations certifiées avec les principaux LMS, comme Moodle, Canvas, Blackboard ou Brightspace, une formation initiale et une assistance 24 h/24 et 7 j/7 pour les établissements, les évaluateurs et les étudiants.
Accessibilité, confidentialité et alternatives d’évaluation
L’une des fractures de la numérisation apparaît lorsqu’un étudiant ne dispose pas d’un équipement avec caméra, d’une connexion stable ou d’un espace adapté pour passer l’examen en ligne.
En Espagne, le statut de l’étudiant universitaire impose d’adapter l’évaluation des étudiants en situation de handicap : les alternatives en présentiel ou adaptées doivent donc figurer dans le budget dès le départ.
La confidentialité est l’autre facteur à régler avant de calculer les économies. Lorsque la supervision inclut l’authentification des utilisateurs à partir de données biométriques, comme la reconnaissance faciale, l’AEPD considère qu’il s’agit d’une catégorie particulière de données. Selon son rapport sur l’évaluation en ligne, le consentement des étudiants ne peut légitimer ce traitement que s’il existe une alternative équivalente sans données biométriques, par exemple passer l’examen en présentiel, avec la même durée et la même difficulté. En outre, un refus ne peut jamais priver l’étudiant de son droit à être évalué.
Si l’université opte pour ce type d’authentification, elle doit, en tant que responsable du traitement, réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) avec l’avis de son délégué à la protection des données. Cette analyse consomme elle aussi des heures internes qu’il convient d’inclure dans le calcul. L’AEPD rappelle par ailleurs qu’il faut évaluer l’ensemble des mesures : plusieurs niveaux de contrôle combinés peuvent s’avérer excessifs, même si chacun, pris isolément, est proportionné.
Solution : opter pour des solutions qui permettent de choisir les niveaux de contrôle activés pour chaque épreuve (authentification des utilisateurs, caméra, supervision de l’ordinateur ou blocage du navigateur). C’est ce que proposent les plans SMOWL. L’université peut ainsi adapter la supervision au risque réel de chaque examen, n’activer que les mesures nécessaires et maintenir une alternative en présentiel ou adaptée pour les étudiants qui en ont besoin. SMOWL est conforme au RGPD et dispose des certifications du Schéma national de sécurité espagnol (ENS) et ISO 27001, qui garantissent la sécurité des informations traitées.
Vous savez désormais que la meilleure décision pour mettre en place un système de surveillance en ligne doit concilier économies, garanties et viabilité opérationnelle. Utilisez notre calculateur d’économies pour faire une première estimation et consultez nos plans SMOWL. Demandez une démo gratuite pour déterminer la configuration la mieux adaptée à vos besoins.
