La digitalisation a transformé l’éducation à l’échelle mondiale. Elle a aussi mis en évidence un besoin clair : mieux protéger la vie privée des étudiants et l’usage de leurs données.
Ces dernières années, de nombreux pays ont adopté de nouvelles lois pour encadrer la confidentialité à l’ère numérique. D’autres, comme les États-Unis, ont surtout fait évoluer des textes déjà existants.
Aux États-Unis, la FERPA est la loi de référence. Elle a été mise à jour au fil du temps pour protéger les dossiers et informations liés à la scolarité des élèves et étudiants. En revanche, son champ d’application est précis : elle concerne les établissements qui reçoivent des financements fédéraux, et pas l’ensemble des structures éducatives.
Que signifie FERPA ?
La FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) est une loi fédérale américaine qui vise à protéger la confidentialité des dossiers scolaires et universitaires des étudiants.
Contrairement à d’autres pays, les États-Unis n’ont pas une loi unique de protection des données pour tous les domaines. Le cadre est plutôt organisé par secteur.
Par exemple, la santé est encadrée par la loi HIPAA. La RFPA concerne l’accès du gouvernement à certaines informations financières. La GLBA, elle, traite surtout de la protection des consommateurs face aux institutions financières.
Dans le secteur de l’éducation, il n’existe pas un texte fédéral unique qui couvre tout. En revanche, la confidentialité des dossiers éducatifs est bien encadrée par la FERPA.
Entrée en vigueur et évolutions de la FERPA
La FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act), aussi appelée « Buckley Amendment », est entrée en vigueur en novembre 1974.
Toute institution académique qui reçoit des fonds fédéraux du Department of Education (DoE) doit respecter ses exigences. Cela inclut les établissements publics, mais aussi de nombreux établissements privés.
Comme il s’agit d’un texte des années 1970, la FERPA a été ajustée à plusieurs reprises pour suivre l’évolution du secteur. La dernière mise à jour réglementaire majeure date de 2011. Depuis, le Department of Education publie aussi des guides et des interprétations qui aident à son application au quotidien.
Que protège la FERPA ?
La FERPA protège les dossiers des élèves et des anciens élèves. À l’origine, elle limitait la divulgation d’informations personnellement identifiables à des tiers.
Avec une évolution introduite en 2008, le cadre a été assoupli pour permettre, dans certains cas, le partage de données avec des tiers impliqués dans le service éducatif. Cela peut inclure des consultants, des prestataires ou des fournisseurs de services.
Dans tous les cas, ces tiers doivent agir dans le cadre d’un intérêt éducatif légitime. Les contrats doivent aussi encadrer l’usage des données, en le limitant à des finalités strictement liées à l’éducation.
Cette évolution a facilité l’adaptation du texte aux usages numériques, en permettant l’accès à certaines données sans consentement explicite lorsque c’est justifié.
Cela dit, un consentement explicite reste nécessaire pour des usages qui sortent de l’intérêt éducatif. Et certaines « directory information » peuvent être communiquées si les parents ne s’y opposent pas.
Droits prévus par la FERPA
La FERPA accorde trois droits principaux aux élèves et étudiants :
- Le droit d’accéder aux dossiers éducatifs et de les consulter*.
- Le droit de demander la modification ou la correction d’informations inexactes dans le dossier.
- Le droit de décider de la communication d’informations personnellement identifiables à des tiers.
À noter : pour les élèves de moins de 18 ans, ces droits sont exercés par les parents ou tuteurs légaux (droits parentaux).
*Il existe certaines exceptions prévues par la loi, qui peuvent permettre à l’établissement de refuser temporairement l’accès dans des situations spécifiques.
Obligations prévues par la FERPA
De leur côté, les établissements ont plusieurs obligations principales :
- Informer sur les droits : Les écoles et universités doivent informer chaque année, par des canaux accessibles, les parents et les étudiants des droits prévus par la FERPA.
- Garantir l’accès aux dossiers : Ils doivent répondre aux demandes d’accès dans un délai maximal de 45 jours, et conserver une trace des demandes ainsi que des modifications réalisées.
- Encadrer la divulgation des informations : Les établissements doivent contrôler l’usage et le partage des données des étudiants. Cela implique notamment de formaliser des contrats avec les prestataires et de respecter des conditions spécifiques lorsque des tiers ont accès aux données.
Pour assurer la conformité, les établissements doivent aussi :
- Mettre en place des actions de formation afin que le personnel connaisse les règles applicables.
- Appliquer des mesures de sécurité (par exemple chiffrement, contrôles d’accès) et réaliser des vérifications régulières.
Enfin, le Department of Education met à disposition des guides et des modèles de bonnes pratiques pour aider les établissements à appliquer la FERPA au quotidien.
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FAQ sur la loi FERPA
Qu’est-ce qu’une violation de la FERPA ?
Une violation de la FERPA se produit lorsqu’un établissement accède aux dossiers éducatifs, les partage, ou ne les protège pas correctement. Cela peut inclure la divulgation de notes, de données personnelles ou de résultats d’examen à des personnes non autorisées. L’établissement doit garantir la confidentialité de ces informations. En cas de non-respect, il peut s’exposer à des conséquences importantes, notamment sur le plan de la confiance des étudiants et, dans certains cas, des financements fédéraux.
La FERPA s’applique-t-elle aux établissements privés ?
La FERPA s’applique aux établissements privés uniquement s’ils reçoivent des financements fédéraux. Les structures qui n’en reçoivent pas sont en général exemptées, même si elles peuvent choisir d’appliquer volontairement des règles de confidentialité similaires. Dans l’enseignement supérieur, de nombreuses universités privées sont concernées dès lors qu’elles bénéficient d’aides fédérales liées à l’éducation.
Quand la FERPA a-t-elle été adoptée ?
La FERPA, aussi appelée « Buckley Amendment », a été adoptée en 1974 pour protéger les dossiers scolaires et universitaires des étudiants. Elle a ensuite évolué pour s’adapter aux pratiques modernes, avec une dernière mise à jour réglementaire majeure en 2011.
Qu’est-ce que la conformité à la FERPA ?
Être conforme à la FERPA signifie respecter les règles qui protègent les dossiers scolaires et les données personnelles des étudiants. Les établissements doivent sécuriser les dossiers, contrôler les accès, permettre aux étudiants (ou à leurs parents) de consulter et corriger certaines informations, et s’assurer que les prestataires externes, comme les solutions de surveillance d’examens en ligne, traitent les données de façon encadrée et responsable.
Quel est l’objectif de la FERPA ?
L’objectif de la FERPA est de protéger la vie privée des étudiants en donnant à eux, et à leurs parents, un contrôle sur l’accès aux dossiers éducatifs. Elle vise à ce que les informations sensibles ne soient partagées qu’avec l’autorisation appropriée ou pour un motif éducatif légitime. Cela aide aussi à maintenir la confiance entre étudiants et établissements.
Pourquoi la FERPA est-elle importante ?
La FERPA est importante car elle protège la confidentialité des étudiants et impose une gestion responsable des dossiers académiques. La conformité renforce la confiance des étudiants, des familles et des institutions, et réduit les risques d’accès non autorisé ou d’usage inadapté des données.
SMOWL proctoring est-il conforme à la FERPA ?
Oui, les solutions de surveillance d’examens de Smowltech peuvent être utilisées dans un cadre conforme à la FERPA. Smowltech étant une entreprise européenne, elle applique déjà un cadre de protection des données exigeant, notamment via le RGPD.
Ainsi, des établissements situés hors de l’Union européenne peuvent s’appuyer sur SMOWL pour surveiller des examens en ligne tout en protégeant les données personnelles des étudiants, selon les exigences applicables.
Pour répondre aux attentes de la FERPA, Smowltech formalise un contrat avec chaque institution concernée. Ce contrat encadre l’usage des données et prévoit qu’elles soient utilisées uniquement à des fins éducatives, conformément aux règles en vigueur.Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité.
Et si vous avez une question sur le traitement des données ou sur les informations collectées, vous pouvez nous contacter.
