Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 9 octobre 2026

La présente politique de confidentialité décrit le traitement des données que Smowltech effectue concernant les utilisateurs de son site web. Elle précise quelles données nous collectons, à quelles fins elles sont traitées et par quels moyens elles sont gérées.

Cette politique ne concerne pas les traitements de données à caractère personnel que Smowltech réalise au moyen de ses applications de surveillance d’examens. Pour en savoir plus sur les traitements de données dans le cadre de nos produits, veuillez consulter la politique de confidentialité de SMOWL (en anglais).

1. Information de l’utilisateur

Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Smiley Owl Tech, S.L. (ci-après « Smowltech »), numéro d’identification fiscale espagnol (CIF) B75073452, dont le siège social est situé calle Arturo Campión 22, 20018 Donostia / Saint-Sébastien (Gipuzkoa, Espagne), est le RESPONSABLE du traitement des données à caractère personnel de l’UTILISATEUR et l’informe que ces données seront traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre (LOPDGDD).

Adresse de contact : Portuetxe Kalea, 53 B, bureau 112, 20018 Donostia / Saint-Sébastien (Gipuzkoa, Espagne).

Courriel : [email protected]

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel et à quelles fins ?

Selon le formulaire ou le canal par lequel nous avons obtenu vos données à caractère personnel, nous les traiterons de manière confidentielle aux fins suivantes :

Formulaire ou canal	Finalité	Base juridique
Formulaire « Voir une démo enregistrée » (app.formcrafts.com/demo-preenregistree-smowl)	Envoyer la démo demandée et répondre aux questions posées.	Mesures prises en vue de la conclusion d’un éventuel contrat (art. 6.1.b RGPD).
Formulaire « Demander une démo gratuite » (smowl.net/fr/contacter/)	Répondre aux demandes ou à toute autre sollicitation formulée par l’utilisateur via l’un des moyens de contact mis à sa disposition sur le site web du responsable.	Mesures prises en vue de la conclusion d’un éventuel contrat (art. 6.1.b RGPD).
	Réaliser des analyses statistiques et des études de marché.	Intérêt légitime du responsable (art. 6.1.f RGPD).
Chat « Parler à un expert » (smowl.net/fr/assistance-pour-etudiants/)	Répondre aux demandes ou à toute autre sollicitation formulée par l’utilisateur via l’un des moyens de contact mis à sa disposition sur le site web du responsable.	Mesures prises en vue de la conclusion d’un éventuel contrat (art. 6.1.b RGPD).
	Réaliser des analyses statistiques et des études de marché.	Intérêt légitime du responsable (art. 6.1.f RGPD).
Formulaire d’inscription à la newsletter	Gérer l’inscription et adresser à l’abonné, une fois par semaine, des communications informatives et commerciales relatives à SMOWL, à la surveillance des examens en ligne et à l’évaluation numérique.	Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD).
Formulaire de téléchargement de ressources (guides, ebooks et autres documents)	Fournir la ressource demandée et répondre aux questions associées.	Mesures prises en vue de la conclusion d’un éventuel contrat (art. 6.1.b RGPD).
	Adresser, une fois par semaine, des communications informatives et commerciales relatives à SMOWL, lorsque l’utilisateur y a expressément consenti en cochant la case correspondante.	Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD).

L’UTILISATEUR peut retirer son consentement et s’opposer à l’envoi de communications commerciales à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait, au moyen du lien de désabonnement figurant dans chaque communication ou en écrivant à [email protected].

Pendant combien de temps conserverons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données seront conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement ou celle imposée par des dispositions légales relatives à leur conservation. Lorsqu’elles ne seront plus nécessaires, elles seront supprimées au moyen de mesures de sécurité appropriées garantissant leur anonymisation ou leur destruction totale.

À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ?

Aucune communication de données à caractère personnel à des tiers n’est prévue, sauf si cela s’avère nécessaire au développement et à l’exécution des finalités du traitement, à nos prestataires de services en matière de communications, de gestion des formulaires web, d’assistance aux utilisateurs par chat, de gestion de la relation avec les clients et prospects et d’analyse d’audience, avec lesquels le RESPONSABLE a conclu les accords de confidentialité et de sous-traitance exigés par la réglementation en vigueur en matière de protection des données.

Des transferts internationaux de données sont-ils réalisés ?

Non. Les prestataires de services avec lesquels travaille le RESPONSABLE hébergent les données sur des serveurs situés dans l’Union européenne ; aucun transfert de données à caractère personnel vers des pays situés hors de l’Union européenne n’est donc réalisé.

Quels sont vos droits ?

Les droits dont dispose l’UTILISATEUR sont les suivants :

• Droit de retirer son consentement à tout moment.
• Droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de ses données, ainsi que de limitation ou d’opposition à leur traitement.
• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (www.aepd.es) s’il estime que le traitement n’est pas conforme à la réglementation en vigueur.

Pour exercer ces droits, l’UTILISATEUR peut s’adresser par écrit au RESPONSABLE en indiquant le droit qu’il souhaite exercer et en joignant la copie d’un document attestant de son identité.

Coordonnées pour exercer vos droits : Smiley Owl Tech, S.L., Portuetxe Kalea, 53 B, bureau 112, 20018 Donostia / Saint-Sébastien (Gipuzkoa, Espagne). Courriel : [email protected]

Coordonnées du délégué à la protection des données : [email protected]

2. Caractère obligatoire ou facultatif des informations fournies par l’utilisateur

En cochant les cases correspondantes et en saisissant des données dans les champs marqués d’un astérisque (*) du formulaire de contact ou des formulaires de téléchargement, les UTILISATEURS acceptent expressément, librement et sans équivoque que leurs données sont nécessaires au traitement de leur demande par le prestataire, la saisie de données dans les autres champs étant facultative. L’UTILISATEUR garantit que les données à caractère personnel communiquées au RESPONSABLE sont exactes et s’engage à signaler toute modification de celles-ci.

Le RESPONSABLE informe que toutes les données demandées via le site web sont nécessaires à la fourniture d’un service optimal à l’UTILISATEUR. Si l’ensemble des données n’est pas fourni, il n’est pas garanti que les informations et services fournis correspondent pleinement à ses besoins.

3. Cookies

Ce site web utilise des cookies internes et des cookies tiers. Vous pouvez consulter quels cookies sont utilisés, à quelles fins, pendant combien de temps, ainsi que la manière de les paramétrer ou de retirer votre consentement dans notre Politique de cookies.

4. Informations concernant les mineurs

• Le consentement des parents ou des représentants légaux est requis pour l’utilisation de nos services par les mineurs de moins de 16 ans. Nous ne collectons, ne conservons ni n’utilisons sciemment d’informations permettant d’identifier des enfants de moins de 16 ans.
• Nous encourageons les parents et les représentants légaux à surveiller l’utilisation d’internet par leurs enfants et à contribuer au respect de la présente politique de confidentialité en leur indiquant de ne jamais communiquer d’informations personnelles via nos services sans leur autorisation.
• Si nous découvrons qu’un enfant de moins de 16 ans nous a communiqué des informations personnelles, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces informations.

5. Politique de sécurité de l’information

Chez Smowltech, nous nous engageons à protéger les informations de nos clients, collaborateurs et partenaires commerciaux.

Notre politique de sécurité de l’information est alignée sur les normes internationales ISO 27001, garantissant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir les accès non autorisés, garantir un usage éthique de l’information et respecter la législation en vigueur.

Nous actualisons en permanence nos processus afin de répondre aux nouvelles menaces et de préserver la confiance de nos utilisateurs.

Consultez notre politique de sécurité de l’information »

6. Notre engagement en matière de confidentialité

Cette section est informative et décrit l’approche générale de Smowltech en matière de confidentialité et de protection des données. Les informations légales exigées par le RGPD concernant les traitements de données de ce site web figurent aux sections 1 à 5.

Notre engagement

Gagner la confiance de nos clients et des utilisateurs dont nous gérons les données est une composante essentielle de la manière dont nous fournissons notre service. Nous souhaitons que les clients et les utilisateurs sachent à tout moment pourquoi et quelles données à caractère personnel sont utilisées. Les lignes directrices européennes définissent la manière la plus éthique de collecter, traiter, communiquer, conserver et supprimer les données à caractère personnel et Smowltech, en tant qu’entreprise européenne, s’engage à respecter le RGPD. Par ailleurs, ayant bénéficié d’un financement de la Communauté européenne dans le cadre du programme H2020, nous sommes soumis à des normes éthiques strictes en matière de confidentialité.

Nous travaillons avec AWS (Amazon) afin de pouvoir placer nos serveurs dans les régions dont nos clients ont besoin pour se conformer aux réglementations en matière de protection des données. Dans le cas de l’Europe, nos serveurs sont situés dans l’Union européenne.

La protection de la vie privée dès la conception est au cœur de notre activité

Nous avons développé SMOWL en tenant compte de l’importance de la vie privée de ses utilisateurs et en respectant toutes les garanties exigées par la réglementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel. Afin de recueillir le minimum de données possible et de préserver en permanence la confidentialité et l’anonymat de l’utilisateur, nous associons les données collectées à un code utilisateur de la plateforme plutôt qu’à des noms, prénoms ou adresses électroniques.

Quelles informations sont collectées dans nos produits ?

Les données collectées dépendent du type de service dont le client a besoin. Smowltech a défini un service modulaire permettant de recueillir les données minimales nécessaires pour répondre aux besoins du client ; nous travaillons donc toujours en proportion des exigences du client et des données à collecter. Nous ne demanderons jamais aux utilisateurs d’informations allant au-delà de ce qui a été préalablement convenu par contrat avec le client.

Registre des activités de traitement

Nous tenons un registre des activités de traitement conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, en précisant notamment la finalité pour laquelle les données sont traitées, leur type et leur durée de conservation.

Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

Nous réalisons des analyses d’impact afin d’analyser, d’évaluer et de gérer les risques liés au traitement des données à caractère personnel dans le système SMOWL, ce qui nous permet d’améliorer régulièrement tout ce qui touche à la sécurité et à la confidentialité des données à caractère personnel de ses utilisateurs. Nous mettons également à disposition un modèle destiné à aider les nouveaux clients à élaborer leurs propres AIPD.

Responsabilité proactive et sécurité

Nous respectons les principes établis par la réglementation, en mettant particulièrement l’accent sur la protection de la vie privée dès la conception et par défaut dans l’ensemble des développements technologiques réalisés. Cela implique une responsabilité proactive qui fixe des normes de sécurité élevées pour toutes les données traitées dans nos systèmes. L’établissement n’aura à aucun moment accès à l’identité de l’étudiant au travers des images : celles-ci sont exclusivement associées à un code attribué par l’établissement de formation à chaque étudiant. Nous cherchons par ailleurs toujours à obtenir et à traiter le minimum de données utilisateur nécessaire à la finalité prévue, conformément au principe de minimisation des données.

Dans le but d’améliorer en continu la sécurité, des audits annuels sont réalisés. Nous disposons également de l’ensemble des documents et contrats nécessaires au respect de la réglementation européenne et espagnole en matière de protection des données.

Nos principes en matière de confidentialité

• Ne collecter que les informations personnelles nécessaires, non excessives et non conservées plus longtemps que nécessaire à la fourniture du service.
• Veiller à ce que les informations soient traitées de manière loyale et licite.
• Faire preuve de transparence, en ne collectant les informations qu’à des fins déterminées et légitimes.
• Travailler en permanence à rendre les produits et services plus sûrs.
• Mettre à disposition des canaux de communication permettant de nous contacter facilement.
• Anonymiser les données avant toute utilisation secondaire à des fins statistiques.
• Garantir que les informations restent sécurisées et inaccessibles à toute personne n’ayant pas le droit d’y accéder.
• Ne jamais conserver, exporter ni vendre d’informations personnelles à d’autres fins.

Cadres juridiques applicables

• RGPD : Règlement général sur la protection des données, socle de la législation européenne en matière de vie privée numérique.
• FERPA : loi fédérale américaine protégeant la confidentialité des dossiers scolaires des étudiants.
• CCPA : loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs.
• Loi européenne sur l’intelligence artificielle.
• Lois et cadres juridiques applicables à SMOWL.

FERPA : protection et confidentialité des dossiers scolaires

FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) est une loi fédérale des États-Unis qui protège la confidentialité des dossiers scolaires des étudiants. Cette loi accorde aux parents et aux étudiants le droit de consulter les dossiers scolaires et d’en demander la rectification, et elle encadre les personnes avec lesquelles ces dossiers peuvent être partagés sans le consentement explicite des parents ou des étudiants.

Chez Smowltech, nous nous engageons à protéger la confidentialité des dossiers scolaires des étudiants pendant le processus de surveillance. Nous respectons les réglementations relatives à la protection des données, notamment FERPA, le RGPD de l’Union européenne et le CCPA californien. Nous travaillons en étroite collaboration avec les établissements d’enseignement qui adoptent notre solution de surveillance afin de garantir la conformité réglementaire, et nous proposons des formations et des conseils pour qu’ils comprennent comment les informations des étudiants sont traitées.

Nous utilisons le chiffrement et stockons les données des étudiants sur des serveurs AWS sécurisés. Seuls les établissements ayant adopté notre solution de surveillance peuvent accéder aux données de leurs utilisateurs, et les données sont conservées pendant la durée prévue. Nos salariés reçoivent une formation à la confidentialité et à la protection des données, et nous informons nos clients par courriel en cas de violation de données.

Délégué à la protection des données

Un délégué à la protection des données a été désigné pour veiller au respect de la réglementation. N’hésitez pas à le contacter par courriel : [email protected].

Questions fréquentes

Pour les clients : que dois-je faire pour être conforme au RGPD dans mon organisation ?

• Signer, entre votre organisation et Smowltech, un contrat de sous-traitance définissant les obligations et responsabilités en matière de protection des données à caractère personnel.
• Réaliser une analyse d’impact relative à la vie privée afin d’analyser, d’évaluer et de gérer les risques liés au traitement des données à caractère personnel et de déterminer la proportionnalité et la nécessité du système.
• Intégrer le système SMOWL au registre des activités de traitement de l’organisation afin de déterminer le type de données traitées.
• Déterminer la base juridique nécessaire et mettre en place les dispositifs permettant de recueillir le consentement, le cas échéant, pour que vos utilisateurs ou étudiants puissent utiliser SMOWL conformément à la réglementation en matière de protection des données.
• Élaborer les procédures appropriées pour répondre aux demandes d’exercice des droits (accès, rectification, portabilité, effacement, limitation du traitement et opposition), ainsi que le dispositif de notification des violations de données le cas échéant.
• Désigner un délégué à la protection des données si vous n’en disposez pas.

Comment mes informations restent-elles confidentielles ?

Nous reconnaissons et prenons au sérieux notre responsabilité de protéger les informations qui nous sont confiées. C’est pourquoi, chez Smowltech, nous avons adopté les mesures nécessaires pour éviter l’altération, la perte, le traitement ou l’accès non autorisés aux données à caractère personnel. S’agissant de la confidentialité du traitement, Smowltech s’assure que toute personne autorisée à traiter des données à caractère personnel est soumise à l’obligation de confidentialité correspondante, qu’elle soit contractuelle ou légale.

Veuillez noter que, bien que Smowltech déploie tous les efforts raisonnables pour protéger vos informations personnelles et empêcher tout accès non autorisé, les mesures de sécurité sur internet ne sont pas infaillibles. En tout état de cause, en cas d’incident de sécurité, Smowltech vous en informera sans retard injustifié et vous fournira en temps utile les informations relatives à cet incident.

7. Modifications de la présente politique

Smowltech se réserve le droit de modifier ponctuellement la présente politique en publiant une version actualisée sur ce site, ce qui sera reflété dans la « date de dernière mise à jour ». Nous pouvons également vous en informer par un avis sur l’écran d’accueil ou par courriel. Veuillez consulter la présente politique régulièrement, et en particulier avant de communiquer des informations personnelles. Votre utilisation continue des Services après toute modification ou révision de la présente politique vaudra acceptation des termes de la politique révisée.

8. Contactez-nous

Si vous avez des préoccupations ou des questions concernant notre politique de confidentialité et le traitement des données que nous collectons, n’hésitez pas à nous contacter :

Centre d’assistance aux utilisateurs

[email protected]

Portuetxe Kalea, 53 B, bureau 112, 20018 Donostia / Saint-Sébastien, Gipuzkoa, Espagne

Ce document a été mis à jour pour la dernière fois le 9 octobre 2026.