El whistleblowing facilita la denuncia de irregularidades laborales a través de canales que garantizan la seguridad y la privacidad de los informantes y el correcto tratamiento de la información.
Entre sus objetivos se halla la detección prematura de actividades fraudulentas o corruptas para evitar las posibles graves consecuencias que puedan derivarse de ellas.
La mayoría de las empresas europeas deben implementar este sistema, así que vamos a hablarte de las claves del whistleblowing y del método para realizar las denuncias.
¿Qué es el whistleblowing?
El whistleblowing es un sistema interno de denuncia de irregularidades laborales que debe implementarse en empresas y organizaciones, tanto públicas como privadas de al menos 50 trabajadores con el objetivo de evitar y detectar actividades como el fraude o la corrupción.
Este procedimiento debe garantizar una gestión integral de las denuncias mediante el establecimiento de una estrategia de información adaptada, canales de comunicación adecuados y las garantías de confidencialidad y seguridad de los denunciantes.
Así las cosas, prevé un sistema de protección a los informantes (whistleblowers) o de los representantes legales de los trabajadores, así como la prohibición de represalias contra los mismos.
El whistleblowing, en español “denuncia de irregularidades”, se rige por la Ley 2/2023, que regula la protección de los denunciantes y que resulta de la transposición de la directiva Whistleblowing, nombre que recibe la Directiva (UE) 2019/1937.
3 claves de la transposición de la Directiva Whistleblowing
Para ayudarte a entender las implicaciones de la transposición de la Directiva Whistleblowing, hemos de abordar 3 elementos básicos.
Objetivos a cumplir
La transposición de la Directiva Whistleblowing busca cumplir con los siguientes objetivos primordiales:
- Detectar en fases tempranas y prevenir los daños causados por comportamientos ilícitos en las empresas.
- Proteger a los denunciantes que informen de infracciones o delitos.
- Propiciar una cultura basada en la legalidad en las empresas y el cumplimiento de las normas vigentes.
- Implementar canales de denuncia eficaces, elementos imprescindibles en los sistemas de gestión compliance, esto es la identificación y respeto de toda aquella normativa, regulación o código de conducta que afecta a la empresa.
Empresas, entidades y organismos implicados
La normativa anteriormente citada, hace especial mención a las empresas que desarrollan su actividad en ámbitos como la contratación pública, los servicios financieros, la seguridad de productos y servicios, la protección del medioambiente, la sanidad y la salud pública, la privacidad y protección de datos o la seguridad nuclear, entre otros.
Asimismo, independientemente del número de empleados, es necesario que actividades como los partidos políticos, sindicatos, fundaciones o cualquier actividad que utilice fondos públicos para su financiación, cuenten con un sistema interno de whistleblowing.
De igual modo, las personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más trabajadores, deben igualmente contar con un sistema de denuncias de irregularidades.
Características de los canales de denuncias
Los canales de denuncias deben poder cumplir con una serie de requisitos, establecidos en la normativa anteriormente citada, entre los que se encuentran algunos de los que te enumeramos acto seguido:
- Su diseño debe asegurar la confidencialidad, integridad y la veracidad de la información.
- Únicamente las personas autorizadas (suelen denominarse Compliance Counter, en español “responsable del cumplimiento normativo”) deben poder acceder a la información.
- El almacenamiento de la información se debe poder guardar con total seguridad para ser consultada con posterioridad a la denuncia por los órganos competentes.
- El canal debe propiciar el mantenimiento del contacto con el informador en caso de que se necesiten mayores detalles.
Además, las denuncias deben poder realizarse:
- Verbalmente. Pueden realizarse por teléfono, por sistemas de mensajería de voz o presencialmente.
- Por escrito. Pueden denunciarse actuaciones delictivas tanto de manera offline, a través de un buzón a tal efecto, como de manera online, en un entorno informático que asegure el respeto de la privacidad e identidad del denunciante como puede ser mediante el proctoring.
¿Cómo denunciar irregularidades laborales?
Con el fin de poder denunciar irregularidades laborales es preciso que la empresa implante un sistema óptimo que cuente con todas las garantías sobre el tratamiento de la información previstas por la ley.
Informar
La empresa debe informar a todos sus integrantes de la existencia de este sistema de denuncias, de su funcionamiento y de sus eventuales modificaciones.
En este mismo orden de cosas, si el contenido de las denuncias debe ser tratado por un agente externo en el marco de la investigación, los usuarios deben ser informados al respecto.
Aplicar el principio de proporcionalidad
Las denuncias deben versar únicamente sobre asuntos directamente ligados con la empresa y el denunciado.
Por esta razón, es conveniente contar con un código interno de conducta que establezca qué acciones son susceptibles de ser informadas.
Respetar la limitación de finalidad
El uso de la información debe destinarse exclusivamente a los fines marcados en la implementación del sistema.
Proteger la privacidad del denunciante o whistleblower
La LOPDGDD (Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales) admite sistemas de denuncias anónimas o que mantengan a salvo la identidad del informante.
Limitar el acceso a la información
Tal y como ocurre con la totalidad de la información sensible en una empresa, el acceso a esta debe contar con medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.
Todo ello debe implementarse en virtud de las condiciones estipuladas por la normativa específica aplicable.
Asegurar la correcta conservación y/o eliminación de datos
Los datos deben conservarse el tiempo necesario para investigar los hechos denunciados.
Transcurrido ese plazo, deben eliminarse salvo indicación contraria de las autoridades competentes en el marco de hechos constitutivos de delitos penales o administrativos.
Blindar los derechos de protección de los datos
El sistema debe poder garantizar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y disponibilidad de los datos transmitidos, de acuerdo con lo plasmado en la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Una manera de implementar de manera segura un sistema de whistleblowing es hacerlo de forma online pero contando con un buen sistema de supervisión a distancia que garantice el respeto de la normativa vigente. Puedes conseguirlo con nuestros planes de proctoring.
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