L’analyse des besoins en formation : définition, processus et modèles

Il est fort probable que vous n’ayez jamais envisagé de réaliser une analyse des besoins en formation pour votre entreprise. C’est tout à fait compréhensible : bien souvent, on ignore ce qui se cache réellement derrière ce terme. En général, la formation est perçue comme une réponse au coup par coup (lorsqu’un employé en fait la demande) plutôt que comme le fruit d’une véritable stratégie de fond.

Pourtant, cet outil est un levier puissant pour propulser les compétences de vos équipes et la performance globale de votre entreprise. Regardons de plus près en quoi il consiste.

Qu’est-ce qu’une analyse des besoins en formation ?

L’analyse des besoins en formation permet de détecter et de diagnostiquer les lacunes formatives susceptibles d’affecter une entreprise dans son ensemble, ou un secteur spécifique de celle-ci, qu’il s’agisse des employés, des collaborateurs ou des managers. Face à ces lacunes, l’entreprise dispose des moyens d’apporter une réponse globale, en concevant, en mettant en œuvre, puis en assurant le suivi d’un Plan de Formation Interne.

Ce plan se déroule en trois étapes :

1. Analyse organisationnelle.
2. Analyse individuelle.
3. Analyse du poste de travail.

Cela semble facile à résoudre, n’est-ce pas ? Eh bien, pas tant que ça… poursuivez votre lecture.

Ces lacunes peuvent en effet affecter directement la compétitivité et le retour sur investissement de l’entreprise. Une fois comblées, elles améliorent les processus internes et renforcent la position concurrentielle de l’entreprise sur le marché.

Ce processus se révèle à partir de l’écart entre les besoins en formation (en termes de connaissances, d’attitudes, de compétences et d’aptitudes) que requiert l’entreprise et ceux existants parmi ses employés. Si l’on devait en faire une opération mathématique, on pourrait dire que le niveau de formation = formation requise par l’entreprise – formation actuelle.

Mais quand mon entreprise doit-elle réaliser une analyse des besoins en formation ?

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez commencer dès maintenant. Sans perdre une seconde de plus. Ce type d’analyse ne peut être que bénéfique pour votre entreprise.

Cela dit, les entreprises envisagent réellement ce type d’analyse au moment où elles souhaitent accroître leur compétitivité ou lorsqu’elles constatent des défaillances dans leur processus de production. C’est à ce moment-là que beaucoup se demandent ce qui peut être amélioré et si une formation est nécessaire.

Les dirigeants doivent garder à l’esprit que les membres d’une organisation expriment parfois un besoin qui ne correspond pas nécessairement aux véritables besoins en formation de l’entreprise.

Par exemple, dans une organisation qui fabrique des bateaux, un employé pourrait exprimer le besoin d’une formation approfondie en ingénierie des moteurs d’aviation. Dans ce cas, il est évident que cette personne a une lacune de formation, mais celle-ci n’est pas liée aux activités de l’organisation, et ne constitue donc pas un besoin en formation à prendre en charge par l’entreprise.

Pour éviter ce type de confusion, il est conseillé de suivre une série d’étapes :

1. Définir les objectifs de la recherche en discutant avec le responsable de la formation ou en identifiant les sources d’information (descriptions de postes, compétences, calendrier des activités de l’entreprise, etc.).
2. Mener des entretiens : soumettre des questionnaires aux employés de l’entreprise. Dans le cas d’une grande entreprise avec de nombreux collaborateurs, il est possible de sélectionner un échantillon représentatif pour réaliser l’évaluation.
3. Toutes ces phases aboutissent à une Analyse des Besoins en Formation que l’entreprise doit concrétiser en propositions, priorités, plans de travail, définition d’objectifs, etc.

Il convient également de préciser qu’il ne s’agit pas d’une analyse réservée aux seuls employés : elle doit aussi être menée auprès des dirigeants, des cadres intermédiaires et des directeurs de l’entreprise.

Modèles d’analyse des besoins en formation : 5 outils clés de détection

Il existe 5 modèles essentiels pour la détection des besoins en formation :

1. Modèle d’analyse de la performance : Cette analyse se concentre sur l’identification et la détermination des causes des écarts entre la performance attendue et la performance réelle, ou entre l’employé type et l’employé moyen. Selon ce modèle, il n’existe un besoin de formation que lorsque l’écart de performance est dû à un manque de connaissances, de compétences ou de capacités.
2. Modèle des éléments organisationnels : Bien qu’il ne s’agisse pas d’un modèle d’analyse formative à proprement parler, il fournit un cadre général pour analyser les besoins en formation au sein de l’entreprise. Ce modèle met en relation les ressources et les activités, la performance individuelle, les résultats de l’entreprise et les conséquences sociales avec les résultats de l’organisation aux niveaux interne et externe. Il peut être utilisé comme cadre pour définir ce que l’entreprise devrait atteindre en termes de résultats.
3. Modèle Organisation – Tâche – Personne : Il commence par l’étude de l’organisation, puis catégorise selon les niveaux organisationnels et les postes, ainsi que les compétences, connaissances et aptitudes. À partir de là, les besoins de l’entreprise sont également analysés afin de définir les objectifs à poursuivre.
4. Modèle de la roue de la formation : Il s’agit du processus d’identification des besoins en formation et en développement découlant des exigences de l’entreprise elle-même. Pour ce faire, les facteurs environnementaux influençant l’entreprise sont explorés. Les besoins de l’entreprise et les besoins en formation sont ensuite identifiés, et les sessions de formation sont planifiées, réalisées et évaluées.
5. Modèle d’analyse anticipée des besoins en formation : Dans un environnement dynamique où les organisations doivent anticiper l’avenir, ce modèle a pour objectif de fournir un cadre conceptuel permettant d’identifier et d’analyser les changements futurs. Ses buts et objectifs sont de permettre aux entreprises et aux membres de l’équipe de s’adapter de manière dynamique aux évolutions de l’environnement et aux changements qui en résultent au sein des entreprises, lesquels ont un impact sur la demande de compétences. L’ensemble de cette démarche est réalisé dans une perspective interactive.

Comment réaliser une analyse des besoins en formation ?

Identifier les points critiques d’une analyse des besoins en formation et les mettre en œuvre est souvent une tâche ardue, mais voici le processus résumé en 9 étapes :

1. Déterminer les résultats souhaités et les objectifs de l’organisation. (Il peut s’agir de résultats mesurables, comme la performance financière, ou plus qualitatifs, comme la satisfaction client ou la culture organisationnelle.)
2. Relier les résultats souhaités aux capacités des employés.
3. Identifier les compétences pouvant faire l’objet d’une formation. (Plus cette étape est précise, plus les programmes de formation que votre entreprise pourra concevoir seront efficaces.)
4. Évaluer les compétences et les niveaux de maîtrise.
5. Déterminer les lacunes en matière de performance et de compétences.
6. Prioriser les contenus de formation et les besoins en développement.
7. Définir le programme de solutions de formation pour les employés et mettre en œuvre la formation.
8. Réaliser une analyse coût-bénéfice (ACB).
9. Planifier l’évaluation du programme de formation.

Conclusion : choisissez judicieusement vos outils pour réaliser une bonne évaluation des besoins en formation

Bien qu’il s’agisse d’un processus complexe, n’oubliez pas que de nombreux outils sont à la disposition de votre organisation pour mener à bien l’ensemble de cette démarche. De notre côté, nous pouvons vous aider à réaliser le processus d’évaluation des compétences de votre entreprise avec les meilleures garanties de sécurité et de confidentialité disponibles, grâce aux solutions SMOWL.

Si vous avez d’autres questions, vous pouvez nous contacter via ce formulaire, où vous pouvez également demander une démonstration gratuite de notre système d’e-proctoring pour les organisations.