Análisis de necesidades formativas: qué es, procesos y modelos

Probablemente nunca te has parado a pensar que tu empresa pudiera necesitar un análisis de necesidades formativas. Y probablemente sea porque, en realidad, no sabes exactamente de qué se trata. Y es lógico, porque este tipo de necesidades solo aparecen cuando una persona empleada las solicita y no suele ser fruto de un análisis.

En cualquier caso, estamos ante una herramienta que puede ayudarte a darle un empujón al campo de conocimientos de tu empresa y de sus empleados. Vamos a conocer en profundidad este tipo de análisis.

¿Qué es un análisis de necesidades formativas?

El análisis de necesidades de formativas ayuda a detectar y diagnosticar las carencias formativas que pueden afectar a una empresa o a un sector concreto de la misma (como empleados, colaboradores, managers, etc.). Frente a estas carencias, la propia empresa puede dar una respuesta total a través del diseño, implantación y seguimiento de un Plan de Formación Interna.

Este plan se lleva a cabo en tres etapas:

1. análisis organizativo.
2. análisis individual.
3. análisis del puesto de trabajo.

Parece fácil de resolver, ¿verdad? Pues no lo es tanto, sigue leyendo.

Y es que estas carencias pueden afectar directamente a la competitividad y al retorno de la inversión de la empresa. Carencias que, una vez cubiertas, mejoran los procesos dentro de la empresa y aumentan su competitividad en el mercado.

Este proceso se descubre a partir de la diferencia entre las necesidades de formación (en términos de conocimientos, actitudes, competencias y habilidades) que requiere la empresa y la existente entre los empleados de la misma. Si fuera una operación matemática, podríamos decir que el nivel formativo es = formación que requiere la empresa – formación actual.

Pero, ¿cuándo debe realizar mi empresa un proceso de análisis de necesidades formativas?

Si no lo has hecho puedes comenzar ya. Ahora. Sin perder un segundo más. A tu empresa nunca le vendrá mal este tipo de análisis.

Aunque realmente, cuando una empresa se plantea realmente este tipo de análisis es en el momento en que desea aumentar su competitividad o encuentra deficiencias en el proceso de producción. En este momento es cuando muchas se preguntan qué se puede mejorar y si la formación es necesaria.

Los directivos deben tener en cuenta que hay veces que los miembros de las organizaciones expresan una necesidad que puede no corresponder a las necesidades reales de formación de una empresa.

Por ejemplo, si hablamos de una organización que fabrica barcos, un miembro de la empresa puede expresar la necesidad de más formación en ingeniería de motores de aviación. En esta situación, está claro que esta persona tiene una carencia de formación, pero no está relacionada con la organización, por lo que no sería una necesidad de formación a cubrir por la empresa.

Para evitar este tipo de confusiones, es aconsejable seguir una serie de pasos:

1. Definir los objetivos de la investigación hablando con el responsable de formación o definiendo las fuentes de información (conociendo las descripciones de los puestos de trabajo, las competencias, el calendario de actividades de la empresa, etc.).
2. Hacer entrevistas: proporcionar cuestionarios a los empleados de la empresa. En el caso de que sea una empresa grande y con muchas personas empleadas, se puede elegir una muestra representativa para hacer la evaluación.
3. Todas estas fases dan como resultado un Análisis de Necesidades Formativas que la empresa debe concretar en propuestas, prioridades, planes de trabajo, definición de objetivos, etc.

Además, hay que decir que no se trata de un análisis exclusivo para los empleados, ya que también debe realizarse entre los directivos, los mandos intermedios de la empresa y los directores.

Modelos de análisis de necesidades formativas 5 herramientas clave de detección

Existen 5 modelos esenciales para la detección de necesidades formativas:

1. Modelo de análisis del rendimiento: Este análisis se centra en identificar y determinar las causas de las discrepancias entre el rendimiento esperado y el real o entre el empleado prototipo y el empleado medio. Según este modelo, sólo existe una necesidad de formación cuando la discrepancia en el rendimiento se debe a una falta de conocimientos, habilidades o capacidades.
2. Modelo de elementos organizativos: Aunque no es un modelo de análisis formativo en sí mismo, proporciona un marco general para analizar las necesidades formativas en la empresa.
   El modelo de elementos organizativos relaciona los recursos y las actividades, el rendimiento del trabajo individual, los resultados de la empresa y las consecuencias sociales con los resultados de la organización a nivel interno y externo. Este modelo puede utilizarse como marco para identificar lo que debe ser la empresa en cuanto a resultados.
3. Modelo Organización – Tarea – Persona: Comienza con el estudio de la organización. Luego, categoriza en niveles de organización y posición, además de habilidades, conocimientos y aptitudes. A partir de ahí, también se analizan las necesidades de la empresa para definir los objetivos a perseguir.
4. Modelo de la rueda de la formación: Es el proceso de identificación de las necesidades formativas y de desarrollo que se derivan de los requerimientos de la propia empresa
   Para ello, se exploran los factores ambientales influyentes en la empresa. A continuación, se identifican las necesidades de la empresa y las necesidades formativas, y se planifican, realizan y evalúan las sesiones de formación.
5. Modelo de análisis anticipado de las necesidades de formación: En un entorno dinámico en el que las organizaciones necesitan anticiparse al futuro, el objetivo de este modelo es proporcionar un marco conceptual para identificar y analizar los cambios futuros.
   Las metas y objetivos son permitir a las empresas y a los miembros del equipo adaptarse de forma dinámica a los cambios del entorno y a los consiguientes cambios en las empresas, que repercuten en la demanda de competencias. Además, todo ello se realiza desde una perspectiva interactiva.

¿Cómo realizar un análisis necesidades formativas?

Identificar los puntos críticos de un análisis de necesidades formativas y ejecutarlos suele ser una tarea ardua, pero vamos a intentar resumir el proceso en 9 pasos.

1.) Determinar los resultados deseados y los objetivos de la organización. (Pueden ser resultados medibles, como el rendimiento financiero, o más suaves, como la satisfacción del cliente o la cultura organizativa).

2.) Vincular los resultados deseados a las capacidades de los empleados.

3.) Identificar las habilidades que se pueden entrenar. (Cuanto más específico se sea en este punto, más eficaces serán los programas de formación que pueda diseñar tu empresa).

4.) Evaluar las competencias y los niveles de habilidad.

5.) Determinar las carencias de rendimiento y habilidades.

6.) Priorizar los materiales de formación y las necesidades de desarrollo.

7.) Determinar el programa de soluciones de formación de los empleados y llevar a cabo una formación.

8.) Realizar un análisis coste-beneficio (ACB).

9.) Planificar la evaluación del programa de formación.

Conclusión: elige sabiamente tus herramientas para realizar una buena evaluación de las necesidades formativas

Aunque se trata de un proceso complejo, no debes olvidar que tienes muchas herramientas a disposición de tu organización para llevar a cabo todo este proceso. Por nuestra parte, podemos ayudarle a que el proceso de evaluación de capacidades de tu empresa se realice con las mejores garantías de seguridad y privacidad disponibles, gracias a las herramientas SMOWL.

Si tiene más preguntas, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de este formulario, donde también puede solicitar una demostración gratuita de nuestro sistema de e-proctoring para organizaciones.