Respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est obligatoire pour les entreprises, les administrations et les organisations qui opèrent dans l’Union européenne. C’est notre cas : Smowltech est une entreprise établie en Espagne, et nous devons donc mettre en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour respecter la loi.
Le RGPD (GDPR en anglais) est la réglementation européenne sur la protection des données personnelles. En vigueur depuis le 25 mai 2018, il comprend une série de mesures très précises qui protègent les citoyens.
Chaque pays le complète par sa propre législation : en France, la loi Informatique et Libertés ; en Espagne, la LOPDGDD (loi organique sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques).
Pour respecter le RGPD, il faut tenir compte de plusieurs éléments : disposer d’une politique claire et transparente, conserver les données de façon sécurisée sans les divulguer, désigner une personne chargée de veiller à leur protection lorsque c’est requis, etc. Autant d’exigences qui font de la réglementation européenne l’une des plus strictes au monde.
En France, c’est la CNIL qui veille au respect de cette réglementation.
Les principes clés pour respecter le RGPD
La grande nouveauté du règlement tient aux droits des personnes et aux obligations et responsabilités des organisations, les premiers primant sur tout le reste.
Sa portée dépasse d’ailleurs les frontières de l’Europe : il encadre strictement les transferts de données personnelles hors de l’Espace économique européen vers des pays qui n’offrent pas un niveau de protection suffisant.
On peut retenir trois idées clés :
- La responsabilité à l’égard des données, qui doivent être exactes, à jour et utilisées uniquement pour la finalité annoncée.
- La protection et la confidentialité des données personnelles.
- La transparence, avec une information claire sur les raisons de la collecte, pour que la personne puisse donner son consentement lorsqu’il est requis.
Les citoyens ont ainsi le droit d’accéder à leurs données et de les rectifier, de savoir à quoi elles servent et qui en est responsable, de s’opposer à leur traitement et même de demander leur effacement.
Comment respecter la protection des données dans un établissement d’enseignement
Les établissements d’enseignement doivent être particulièrement attentifs aux informations confidentielles de leurs étudiants. Découvrez en détail leurs obligations dans notre article sur la protection des données dans les établissements scolaires.
La CNIL publie d’ailleurs des ressources dédiées au secteur de l’éducation, notamment sur le traitement des données et des images des élèves et sur l’utilisation des plateformes numériques et des réseaux sociaux.
Pour respecter la réglementation, un établissement d’enseignement doit notamment :
- Désigner un délégué à la protection des données lorsque c’est requis et encadrer par contrat ses relations avec ses sous-traitants.
- Faire signer des engagements de confidentialité à son personnel : administration, enseignants, etc.
- Tenir un registre des activités de traitement, réaliser des audits réguliers et analyser les risques.
- Informer les personnes concernées et recueillir leur consentement lorsqu’il est requis.
- Permettre aux étudiants ou à leurs parents d’exercer leurs droits.
Respecter le RGPD avec SMOWL
Les technologies de l’information et de la communication font partie des nouvelles ressources pédagogiques des établissements. Pour les utiliser, les établissements doivent bien connaître les applications qu’ils utilisent, leurs politiques de confidentialité et leurs conditions d’utilisation. Si une application ne traite pas correctement les données personnelles, il faut chercher une autre solution.
ABONNEZ-VOUS À LA NEWSLETTER
Découvrez les dernières tendances du secteur.
Les établissements doivent aussi élaborer des protocoles et des guides d’utilisation pour les enseignants qui utilisent ces technologies. Si SMOWL est la solution de proctoring choisie, ils doivent en informer les enseignants comme les étudiants.
Conformément aux articles 12 et 13 du RGPD, nous appliquons les principes de transparence et d’information envers les établissements et les étudiants, en expliquant à tout moment comment fonctionne notre solution d’évaluation en ligne, quelles données nous collectons et comment. Dès le départ, l’utilisateur est informé et accepte les conditions d’utilisation.
SMOWL associe à chaque utilisateur un code alphanumérique : seul l’établissement connaît son identité. Les données sont ainsi pseudonymisées.
Pour l’authentification, SMOWL compare l’image de l’utilisateur à sa propre image de référence (vérification un à un). Lorsque l’authentification repose sur des données biométriques, elle requiert le consentement explicite de l’utilisateur (article 9.2.a du RGPD) et le modèle biométrique est supprimé une fois l’authentification effectuée.
Ce que nous enregistrons, ce sont des preuves, présentées à l’établissement dans un rapport. C’est l’enseignant ou le superviseur qui les examine et prend la décision.
Smowltech a par ailleurs été sélectionnée dans le cadre de l’instrument PME (SME Instrument) du programme européen de recherche et d’innovation Horizon 2020.
Enfin, nous disposons d’un délégué à la protection des données ([email protected]), formé à ces questions comme l’exige la réglementation.
Les sanctions en cas de non-respect du RGPD
Avec le RGPD, les amendes peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’exercice précédent.
Leur montant dépend de plusieurs facteurs :
- Le type d’infraction commise.
- Le caractère intentionnel ou non du manquement.
- Le degré de responsabilité de l’organisme.
- Le caractère isolé ou répété des faits.
- Les catégories de données concernées.
En cas de sanction, la réputation de l’organisation est aussi mise en cause. Aujourd’hui, les citoyens sont très attentifs à l’utilisation de leurs informations personnelles, et savoir qu’une organisation ne les a pas protégées suscite méfiance et rejet. Au-delà du respect du RGPD et des pertes financières à éviter, pensez aux personnes qui ont choisi de se former avec vous.
Découvrez nos formules de proctoring et demandez une démo gratuite.
8 faits intéressants sur la surveillance en ligne
Remplissez le formulaire et téléchargez le guide dans lequel nous abordons tout ce qu’il faut savoir sur la surveillance en ligne et vous aidons à choisir le meilleur logiciel.
