El onboarding facilita la incorporación de nuevos talentos a la empresa. Supone un proceso de acompañamiento trascendental que influye en el grado de satisfacción y compromiso de las personas que llegan con la cultura empresarial.
Un plan de onboarding óptimo permite reducir los tiempos de integración de los nuevos empleados, participa en la retención del talento y mejora las expectativas creadas a lo largo del proceso previo de reclutamiento.
Si quieres gestionar con éxito un proceso de onboarding sigue leyendo porque en este artículo vamos a hablarte de qué es y cómo puedes desarrollarlo.
Onboarding: ¿qué es?
El onboarding es el proceso de incorporación de un nuevo empleado a la empresa con el objetivo de orientar mediante diferentes comunicaciones y actividades a la personas que puede extenderse a las primeras semanas o, en algunos casos, hasta los 2 años.
Conocido también por socialización organizativa, desempeña un papel esencial en la empresa y sirve como canalizador de la cultura empresarial así como de los objetivos y normas de conducta de la misma.
De igual modo, supone una extensión de la employee experience o experiencia del empleado y jugará un papel determinante en el cumplimiento o no de las expectativas de las nuevas incorporaciones, así como en las relaciones interpersonales con sus compañeros desde el primer momento.
Ten presente que el onboarding se sustenta sobre 2 premisas esenciales: el acompañamiento y la comunicación.
Objetivos de un plan de onboarding
Los principales objetivos de un buen plan de onboarding son los siguientes:
- Ayudar a la persona a instalarse en su nuevo puesto de trabajo afianzando su confianza.
- Aumentar su satisfacción laboral y su felicidad, factores determinantes en la productividad.
- Establecer los canales de contacto y comunicación necesarios para la adaptación del trabajador.
- Acompañar al candidato seleccionado, mostrarle los diferentes departamentos de la empresa, realizar las presentaciones oportunas, etc.
- Pautar un programa de formación para su integración óptima y ofrecerle las herramientas y tecnologías necesarias para desempeñar sus funciones.
Esta primera impresión con la empresa que supone el onboarding es tremendamente relevante en lo que respecta a su employee experience o experiencia de empleado por lo que es preciso que se fundamente en principios de claridad, transparencia, confianza, escucha y acompañamiento.
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Ventajas del employee onboarding process
Si se realiza de forma correcta, los beneficios del employee onboarding process o proceso de integración del empleado influyen en diversas dimensiones del ecosistema laboral:
- Optimiza los recursos destinados al proceso de adaptación de las personas a sus nuevas responsabilidades.
- Participa en la retención del talento de los perfiles más exigentes disminuyendo, así, la tasa de rotación.
- Aumenta la eficiencia de las personas, haciéndolas productivas en mejores –menores– plazos.
- Consolida su compromiso con los valores de la empresa.
- Invita al empleado a tomar un rol activo en la cultura organizacional.
Diferencia entre el onboarding y la inducción
Aunque en ocasiones pueden confundirse, el onboarding y la inducción se diferencian en que el primero es un proceso de inmersión en la empresa mucho más amplio donde el acompañamiento es esencial.
A su vez, la inducción se muestra como un programa meramente informativo sobre cuestiones legales y normas que deben cumplirse, un proceso más cercano a la capacitación.
Ambas aproximaciones son indispensables y para que la integración de un nuevo miembro sea un éxito es preciso que se combinen.
5 pasos para gestionar el proceso de onboarding
Si deseas que tu proceso de onboarding sea exitoso, no pierdas de vista objetivos tales como conseguir un compromiso desde el primer momento, minimizar el tiempo de adaptación, aumentar la satisfacción del empleado y mejorar su productividad.
Para conseguirlo, fíjate en los siguientes 5 pasos que compartimos contigo acto seguido.
Realiza un preonboarding
Antes de que se inicie el proceso de onboarding presencial, puedes preparar la inducción que hemos visto anteriormente enviando a la persona que va a incorporarse:
- Carta o vídeo de bienvenida.
- Normas de conducta de la empresa.
- Documentos legales oportunos.
- Política de privacidad.
- Filosofía, misión y valores.
Realiza las presentaciones necesarias
Introduce a la persona en el departamento y el equipo.
Para ello puedes organizar un pequeño evento, un desayuno o comida que facilite los intercambios.
En ese contexto, para facilitar el procedimiento puedes recurrir al mentoring designando a un mentor que guíe al nuevo empleado en su proceso de aprendizaje.
Transmite un conocimiento firme del mercado
Organiza una exposición dinámica sobre la marca y sus productos o servicios, su posición en el mercado, un análisis de la competencia y un estudio claro y fundamentado sobre las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
Esta información es imprescindible para que la persona entienda el contexto en el que va a desarrollar sus responsabilidades, así como su importancia en el seno de la organización.
Establece funciones y objetivos SMART
Es importante que cuentes con un profesiograma detallado sobre las características del empleo: habilidades necesarias, herramientas, objetivos, posición en el organigrama, etc.
Lo puedes utilizar en el proceso de selección pero te servirá también como hoja de ruta para el onboarding.
En lo que concierne a los objetivos, guíate por una dinámica SMART, esto es, que se trate de metas medibles, alcanzables, realistas e insertadas en una duración temporal determinada.
No olvides el check back
El check back no es otra cosa que mantener una comunicación constante con el nuevo empleado a lo largo de su integración en la empresa.
La finalidad es ahondar en sus sensaciones, en cómo está viviendo el proceso, en preguntar si tiene dudas, cómo se siente en el desarrollo de sus funciones, qué dificultades ha detectado, etc.
Recuerda que el onboarding está íntimamente relacionado con la retención de talento y el retorno de inversión de los procesos de selección de personal.
El onboarding digital
La transformación digital también puede beneficiar tus procesos de onboarding ayudándote a automatizar algunas de las etapas y brindándote herramientas de medición objetivas muy útiles que te ayudarán a:
- Identificar necesidades de formación.
- Crear programas de formaciones personalizados.
- Realizar un seguimiento respetuoso de la evolución de la persona.
- Analizar la eficacia del proceso.
Los softwares específicos de onboarding, el uso de analytics o el big data mejoran la experiencia de los empleados desde su primer día. La clave estriba en digitalizar lo operativo y en humanizar lo que es verdaderamente importante.
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