¿Cómo reducir gastos con la supervisión en línea?

La Escuela de Comercio de Santiago encontró en SMOWL una solución para poder evaluar a sus estudiantes de forma online evitando que tuvieran que destinar tiempo y dinero para trasladarse a los centros de examinación.

¿Qué hace la Escuela de Comercio de Santiago?

La Escuela de Comercio de Santiago es el primer centro de formación técnica online acreditado en Chile tras cumplir con los lineamientos exigidos por la Comisión Nacional de Acreditación (CNA).

Además de cumplir con estas exigencias, la ESCS logró demostrar que la modalidad online no distaba mucho de la presencialidad cuando se refiere a la formación de los estudiantes.

¿Cómo se realizaban las certificaciones antes de SMOWL?

Antes de 2017, que fue cuando la ESCS comenzó a impartir formaciones de forma online, todas las evaluaciones se realizaban de forma presencial en la capital chilena: la ciudad de Santiago.

Los estudiantes tenían aproximadamente una hora de traslados para poder llegar a la sede donde debían realizar sus exámenes.

Además, esto implicaba muchos procesos logísticos, por ejemplo, el tener que hacer uso de los espacios que estaban destinados para los estudiantes que acudían de forma presencial al instituto, el tener que disponer de personal exclusivamente para supervisar a los examinados, la impresión en papel de los exámenes, que una vez terminados, debían ser llevados a los domicilios de los docentes para poder realizar la revisión de forma manual, y posteriormente, debían ser traídos de vuelta a la institución, etc…

Este proceso, a nivel logístico, resultaba muy engorroso, además de poco amigable para docentes y alumnos, quienes debían trasladarse de sus domicilios para ser evaluados, a pesar de haber optado por una modalidad no presencial para su formación.

Encontraron la solución en SMOWL

La ESCS ha estado confiando en el equipo de Smowltech desde 2018. Previamente la institución tenía la intención de expandirse a nivel nacional, pero no contaban con suficientes sedes que estuvieran habilitadas para poder proporcionar a sus alumnos un espacio seguro y relativamente cercano a sus domicilios para la realización de sus exámenes de forma presencial.

Además, esto implicaba costos logísticos adicionales, como la contratación de personal para supervisar a los examinados y todos los elementos que fueran necesarios para lograr que la realización de los exámenes fuera íntegra y siempre respetando los lineamientos y códigos de honor de la institución.

Tras evaluar esta alternativa contra la solución de proctoring de SMOWL, se determinó que el software desarrollado por Smowltech era una alternativa que lograría la simplificación inmediata del proceso, haciendo que los profesores únicamente se tuvieran que preocupar por la creación del examen; es decir, elegir un formato que fuera adecuado para la aplicación de una evaluación en línea.

La ESCS eligió el servicio SMOWL+

SMOWL es una solución modular que se adapta a las necesidades del cliente, en este caso, nos ajustamos para cumplir con los requisitos que los reguladores exigían a la Escuela de Comercio de Santiago.

• Monitorización del alumno a través de la webcam.
• Monitorización de la actividad del ordenador del alumno.

¿Cómo son los exámenes online de la ESCS?

A continuación mencionaremos algunas recomendaciones proporcionadas por el Director de Educación Virtual de la ESCS para el formato de los exámenes en línea:

• Los estudiantes deben tener muy claro que se trata de una evaluación formal que a pesar de ser realizada vía remota, requiere de la misma seriedad y rigurosidad.
• Los exámenes son 80% aplicación práctica, 20% conocimientos generales.
• Evitan el uso de preguntas con opción múltiple.
• Generalmente las respuestas requieren de un desarrollo que hace imposible que los alumnos puedan contestar utilizando “copy-paste”.
• Se generan diferentes tipos de exámenes con casos completamente diferentes unos de otros, de esta manera, incluso aunque haya dos estudiantes realizando el examen dentro de la misma habitación, tendrán casos y preguntas diferentes.
• A los estudiantes se les permite hacer uso de otros recursos, ya que las preguntas son de aplicación práctica.

En resumen, gracias a la solución de SMOWL, la ESCS únicamente se tuvo que preocupar por el diseño instruccional de su proceso evaluativo, mientras que el equipo de Smowltech se encargaba de la verificación de identidad de los usuarios, asegurando que el estudiante fuera la persona correcta.

¿Cómo fue la implementación de SMOWL dentro de la ESCS?

Tras una encuesta realizada a los alumnos, se detectó que la implementación de SMOWL fue bastante amigable y sencilla, así que la herramienta de proctoring de Smowltech recibió una evaluación bastante satisfactoria.

De hecho, los estudiantes valoraron de forma muy positiva el hecho de que la institución fuera capaz de certificar ante el mercado laboral que sus títulos fueron adquiridos tras haber cumplido con todo su programa educativo.

Es decir, la solución de SMOWL permitió certificar que los estudiantes que adquirieron los títulos realmente son quien dicen ser, además de que cumplieron con todas sus actividades cumpliendo con los lineamientos y códigos de honor de su institución.

Un elemento que hizo que la implementación de esta herramienta fuera sumamente sencilla y amigable fue el hecho de que los estudiantes se habían matriculado previamente en una modalidad online, por lo que:

• Todos contaban con un ordenador con ciertos requisitos mínimos de software y hardware.
• Todos contaban con acceso a una conexión de Internet.
• La implementación de SMOWL les evitaría el engorroso proceso de tener que trasladarse para tener que realizar las evaluaciones, permitiéndoles también ahorrar tiempo y mucho dinero.
• Los estudiantes ya estaban acostumbrados a realizar sus actividades en línea a través del LMS Moodle, así que una vez que SMOWL estuvo 100% integrado a la plataforma a través de un simple plugin, los alumnos estaban listos para ser evaluados desde casa.

¿Cómo lograr una implementación adecuada de SMOWL?

La ESCS realizó una serie de actividades, que compartimos ahora como buenas prácticas, que las instituciones deberían replicar para lograr una implementación adecuada de la herramienta dentro de su estrategia educativa:

• Se debe aclarar el objetivo de la evaluación formal para hacer a los estudiantes conscientes de la rigurosidad del proceso y por qué es necesario utilizar una herramienta de proctoring para la verificación de su identidad durante la evaluación.
• Se creó un curso de inducción dentro de Moodle, donde se mostró a los estudiantes las características y funcionamiento de la herramienta SMOWL.
• Se mostró a los estudiantes el uso de la herramienta y se realizaron exámenes de prueba dentro de Moodle con la herramienta de proctoring activada para poder tener un primer acercamiento con SMOWL antes de los exámenes oficiales.
• Se brindó información acerca de la Ley de Protección de datos local. 
• Smowltech es una empresa que ha recibido fondos de la Comisión Europea, por lo que además de cumplir con estrictos estándares y requisitos, también cumple totalmente con el Reglamento General de Protección de Datos Europeo (RGPD) que actualmente es considerado como el más estricto a nivel internacional y a partir de éste, se han creado el resto de reglamentos y legislaciones.

¿Cuál fue la experiencia de ESCS al utilizar SMOWL?

SMOWL les permitió simular las características de fiabilidad y seguridad de un examen presencial vía remota.

Al trasladar la realización de los exámenes a una modalidad online, para evitar que los estudiantes se tuvieran que trasladar a los centros de evaluación, además de los otros gastos logísticos que esto implicaría, la solución de SMOWL les permitió cumplir con las exigencias de la Comisión Nacional de Acreditación (CNA). Es decir, identificar y validar la identidad de los estudiantes antes y durante la realización de todo el examen online, además de permitir la supervisión de forma simultánea del alumno y de su ordenador.

De esta forma, además de asegurar que el estudiante era la persona correcta, también se podía obtener un histórico de la actividad del ordenador durante la realización del examen, que permitía conocer si el alumno estaba accediendo a otros sitios web, aplicaciones, documentos, etc.

Tips de la Escuela de Comercio de Santiago para tener una mejor experiencia con SMOWL

1. Normalmente los alumnos saben con demasiada antelación la fecha de realización de sus exámenes, por lo que cuentan con el suficiente tiempo para notificar de ello a las personas con las que residen y evitar que estén utilizando internet, sobre todo en sitios que requieren un gran ancho de banda (ver videos, utilizar plataformas de streaming, jugar videojuegos, etc…). En medida de lo posible, se recomienda conectar un cable directamente al router para tener una mejor conexión a internet.
2. Al notificar a las personas que residen contigo acerca de las fechas y horarios de tus exámenes, también puedes evitar interrupciones y distracciones que puedan ser captadas por SMOWL y generen algún tipo de incidencia. Como sea, al final de la evaluación, será tu profesor quien evaluará estas incidencias y se pondrá en contacto contigo en caso de que requiera alguna aclaración.

¡Esto es lo que más le gusta a los estudiantes de la ESCS de SMOWL!

La flexibilidad de la herramienta permite a los estudiantes poder brindar tiempo a su formación académica sin tener que descuidar sus actividades cotidianas.

Perfil del estudiante de ESCS

• Promedio de edad: 34 años.
• 60% mujeres, algunas de ellas madres y jefas de hogar.
• 80% se encuentran trabajando actualmente.
• Buscan una certificación técnica para mejorar su desempeño en el trabajo actual.
• Buscan un modelo asincrónico que les permita dedicar tiempo a su aprendizaje en virtud de su disponibilidad.

De hecho, según estudios realizados por la misma institución, se ha encontrado que la mayoría de los estudiantes cuando egresa y se titula, obtiene un mejor puesto de trabajo con mejor sueldo, condiciones y prestaciones. Incluso algunos logran ascender o cambiar de posición.

Sin duda, esto demuestra que el acceso a la formación permite la creación de oportunidades que mejoran la calidad de vida de las personas.

Las instituciones, como la ESCS, que proveen a sus alumnos la posibilidad de formarse y certificarse de forma online gracias a herramientas de proctoring como SMOWL, disminuyen las barreras de tiempo y espacio que impiden que los usuarios continúen su formación sin tener que abandonar sus actividades, ya sea, el trabajo del hogar, cuidado de otras personas o sus trabajos actuales.

¿Cómo ven el futuro gracias a SMOWL?

Actualmente la Escuela de Comercio de Santiago se encuentra realizando un proceso de certificación que le permitirá ampliar su oferta educativa en la modalidad online.

Confían en que la modalidad continúe creciendo y cuentan con que la solución de Proctoring de SMOWL continuará siendo su gran socio estratégico para lograr la evaluación remota de forma íntegra así como la validación de la identidad de sus estudiantes.

Además, el haber eliminado la necesidad de realizar exámenes de forma presencial permite a la ESCS admitir dentro de su programa a estudiantes a lo largo de todo el país, de hecho, actualmente la institución cuenta con estudiantes que se encuentran realizando su formación online mientras trabajan en otros países alrededor del mundo, por ejemplo en Venezuela, Perú, Bolivia y hasta Haití.

Actualmente aproximadamente el 20% de sus estudiantes son extranjeros y tienen la intención de incrementar este porcentaje en los próximos ciclos.

Más información de la Escuela de Comercio de Santiago

La institución además de contar con el Centro de Formación Técnica, cuenta con un Instituto Profesional que ofrece la posibilidad de obtener carreras técnicas y títulos profesionales.

Actualmente la ESCS cuenta con 50% de sus alumnos matriculados en la modalidad en línea, con un modelo tan flexible que permite a los alumnos realizar el 100% de sus actividades de forma online, ofreciendo incluso la posibilidad de enviar el título vía electrónica.

De esta forma, la ESCS confirma ser una institución académica de primer nivel comprometida con sus estudiantes al ponerlos en el centro de su estrategia.

El buscar una solución que les brindara mayor flexibilidad, además de la posibilidad de evitar traslados, así como los gastos que estos conllevan, los coloca como una institución innovadora y consciente de su responsabilidad al permitir la formación continua que provee de mejores oportunidades para mejorar la calidad de vida de sus estudiantes.

La Escuela de Comercio de Santiago ha logrado ser el primer centro de formación técnica online acreditado en Chile.

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