Workshifting: cómo implementarlo gracias a la tecnología

En un mundo cada vez más conectado y globalizado, las formas tradicionales de trabajo están evolucionando. 

El workshifting, o trabajo flexible, se ha convertido en una opción popular para muchas personas y empresas que buscan adaptarse a los cambios en el mercado laboral. 

En este artículo, exploraremos qué es el workshifting, sus ventajas, cómo implementarlo y algunas consideraciones importantes a tener en cuenta. 

¿Qué es workshifting?

El workshifting es una práctica laboral que permite a los empleados realizar su trabajo en ubicaciones distintas a la oficina tradicional. 

En lugar de estar limitados a un solo lugar físico, los profesionales pueden trabajar desde casa, cafeterías, espacios de coworking o cualquier otro entorno que se ajuste a sus necesidades. 

Esta flexibilidad les permite gestionar su tiempo de manera más eficiente y lograr un equilibrio entre su vida personal y profesional.

¿Cuáles son las principales ventajas del workshifting?

El workshifting ofrece una serie de ventajas tanto para los empleados como para las empresas. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:

Mayor flexibilidad

El workshifting brinda a los empleados la posibilidad de adaptar su horario y entorno de trabajo a sus necesidades individuales. Pueden trabajar en los momentos en que son más productivos y evitar el estrés y los tiempos de desplazamiento asociados con los trabajos tradicionales de 9 a 5.

Mayor productividad

Al permitir a los empleados trabajar en entornos que les resulten más cómodos y libres de distracciones, el workshifting puede aumentar su productividad. Algunas investigaciones sugieren que los trabajadores remotos son más eficientes y tienen una mayor satisfacción laboral.

Reducción de costes

Tanto para los empleados como para las empresas, el workshifting puede ayudar a reducir costes. Los empleados pueden ahorrar en gastos de transporte, comidas fuera de casa y ropa de trabajo. Las empresas pueden reducir sus costes en alquiler de oficinas y gastos asociados, como servicios públicos y suministros.

Amplia disponibilidad de talentos

El workshifting permite a las empresas acceder a un talento más diverso y global. Al no estar limitados por la ubicación geográfica, las organizaciones pueden contratar a profesionales altamente capacitados que no están disponibles en su área local.

Herramientas para el workshifting

Para que el workshifting pueda resultar exitoso en tu empresa, es importante contar con las herramientas adecuadas. En ese sentido, la tecnología nos ha abierto una puerta inmensa para poder llevarlo a cabo.

Aquí te dejamos algunas de las herramientas tecnológicas esenciales para facilitar el trabajo flexible:

Comunicación y colaboración online

Las herramientas de comunicación oni, como Slack o Microsoft Teams, permiten a los equipos mantenerse conectados y colaborar en proyectos sin importar su ubicación física. Estas plataformas ofrecen chats grupales, videollamadas, compartición de archivos y otras funciones que facilitan la colaboración.

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox, es fundamental para acceder y compartir documentos de forma segura desde cualquier lugar. Esto evita la necesidad de depender de servidores locales y facilita la colaboración en tiempo real.

Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos, como Trello o Asana, ayudan a los equipos a organizar tareas, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso. Estas herramientas permiten una gestión eficiente del trabajo, incluso cuando los miembros del equipo están dispersos geográficamente.

Consejos para implementar un workshifting con éxito

Implementar el workshifting requiere una planificación cuidadosa y algunos ajustes en la rutina de trabajo. Aquí hay algunos consejos para tener éxito con el trabajo flexible:

Establecer una rutina

Aunque el workshifting ofrece flexibilidad, es importante establecer una rutina consistente para mantener la disciplina y maximizar la productividad. Define horarios de trabajo claros y asegúrate de seguirlos.

Crear un espacio de trabajo dedicado

Designa un espacio de trabajo dedicado en tu hogar u otro entorno. Este espacio debe ser tranquilo, cómodo y libre de distracciones para facilitar la concentración y el enfoque en las tareas laborales.

Establecer límites y separar el trabajo de la vida personal

Es fundamental establecer límites claros entre el trabajo y la vida personal. Define momentos en los que te desconectarás del trabajo y dedica tiempo a tus actividades personales y familiares. Esto ayudará a mantener un equilibrio saludable y prevenir el agotamiento.

Evalúa tus tareas y responsabilidades

Analiza tus responsabilidades laborales y determina qué tareas se pueden realizar de forma remota. Identifica aquellas que requieren una conexión constante con otros colegas o recursos en la oficina y encuentra soluciones alternativas para abordarlas.

Comunícate con tu equipo y supervisor (o con tus empleados)

Habla con tu equipo y supervisor sobre tu intención de adoptar el workshifting. Asegúrate de que todos estén informados y estén de acuerdo con los cambios propuestos. La comunicación abierta y transparente es clave para una transición exitosa.

Establece metas y objetivos claros

Define metas y objetivos claros para ti mismo y comunícalos a tu equipo. Esto ayudará a mantener el enfoque y la motivación mientras trabajas de forma flexible.

Ejemplos de empresas que han aplicado el workshifting

Varias empresas han adoptado con éxito el workshifting (acompañándolo de otras estrategias como la digitalización de los RRHH) y han experimentado los beneficios asociados. Estos son algunos ejemplos inspiradores:

• Automattic: Automattic, la empresa detrás de WordPress, permite a sus empleados trabajar desde cualquier lugar del mundo. La empresa fomenta la colaboración en línea y la autonomía, lo que ha llevado a un equipo altamente comprometido y una cultura de trabajo flexible.

• Buffer: Buffer, una conocida empresa de gestión de redes sociales, ha adoptado un modelo de trabajo 100% remoto. Sus empleados trabajan desde diferentes ubicaciones, lo que les permite reclutar talentos de todo el mundo y promover un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

• Zapier: Zapier es una plataforma de automatización que permite a los usuarios conectar diferentes aplicaciones y crear flujos de trabajo automatizados. La empresa opera de forma totalmente remota, y todos sus empleados tienen la libertad de trabajar desde cualquier lugar. 

Desafíos del workshifting

Aunque el workshifting ofrece muchas ventajas, también presenta desafíos que deben abordarse. Aquí hay algunos desafíos comunes y posibles soluciones:

Comunicación y colaboración efectiva

El workshifting puede dificultar la comunicación y la colaboración en comparación con el entorno de oficina tradicional. Es fundamental utilizar herramientas de comunicación en línea efectivas y establecer canales claros de comunicación para mantener la colaboración fluida.

Mantener la motivación y la productividad

Para algunos empleados, trabajar de forma remota puede resultar desafiante en términos de motivación y productividad. Es importante establecer metas claras, mantener una rutina y buscar formas de mantenerse motivado, como establecer recompensas por logros alcanzados.

Workshifting vs. trabajo remoto

Si bien a menudo se usan indistintamente, es importante comprender la diferencia entre workshifting y trabajo remoto. 

El trabajo remoto implica trabajar desde cualquier ubicación fuera de la oficina, mientras que el workshifting se centra en la flexibilidad de ubicación y horarios. Ambas opciones tienen sus propias ventajas y desafíos.

Por otro lado, el término workation puede resultar algo similar. En este caso se refiere a una forma de trabajar de manera remota mientras se disfruta de un entorno vacacional. En lugar de realizar el trabajo desde la oficina o el hogar habitual, las personas optan por trabajar desde destinos turísticos o lugares de descanso.

Asimismo, también se ha popularizado el trabajo híbrido, un enfoque laboral que combina elementos del trabajo presencial en la oficina y el trabajo remoto. En este modelo, los empleados tienen la flexibilidad de alternar entre trabajar desde la oficina y trabajar desde casa o cualquier otro lugar fuera de la oficina.

Workshifting en el futuro

El workshifting ha demostrado ser una tendencia en crecimiento que probablemente seguirá siendo relevante en el futuro. 

A medida que la tecnología evoluciona y más empresas adoptan este enfoque, es probable que veamos una mayor aceptación y normalización del trabajo flexible.

En todo caso, el proctoring puede ayudarte a formar, certificar o evaluar los progresos de tus empleados y equipos que se integren en un sistema de trabajo de workshifting.

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