Qu’est-ce que la signature électronique et à quoi sert-elle ?

La signature électronique est un moyen simple et efficace de signer des documents à distance et de simplifier leur gestion dans les organisations.

Ses avantages sont nombreux, à commencer par des processus plus efficaces qui vous permettent d’optimiser les ressources de votre projet.

Gardez toutefois à l’esprit que, selon les pays, ces outils doivent répondre à certaines exigences.

Dans le contexte actuel de transformation numérique, il est utile de savoir précisément ce qu’est une signature électronique et comment en créer une.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est un procédé électronique qui confirme et exprime l’accord d’une personne avec un document numérique, à la manière d’une signature manuscrite.

Sa valeur juridique dépend toutefois des exigences propres à chaque juridiction. Il est donc recommandé de vérifier que la signature électronique est acceptée avant de l’utiliser.

En règle générale, ces signatures ont une valeur contraignante sous certaines conditions, conséquence de la numérisation de nombreux aspects de la vie quotidienne.

Leurs usages sont très nombreux : elles s’appliquent à pratiquement tous les secteurs commerciaux, professionnels ou industriels, ainsi qu’aux contrats entre particuliers.

Une entreprise dotée d’équipes commerciales peut par exemple l’utiliser pour simplifier ses démarches, libérer ses équipes des tâches administratives et suivre la signature des contrats en temps réel.

3 questions essentielles sur la signature électronique

Pour mieux comprendre ce qu’est une signature électronique, répondons à 3 questions.

Que dit la loi sur la signature électronique ?

Dans l’Union européenne, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS (n° 910/2014). En France, l’article 1367 du Code civil lui reconnaît la même valeur qu’une signature manuscrite dès lors qu’elle repose sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte signé.

En pratique, la validité d’une signature électronique repose sur plusieurs éléments :

• L’intention légitime de la personne qui signe.
• L’attribution de la signature à une personne.
• Le consentement de toutes les parties concernées.
• Un enregistrement du processus de signature, qui permet un audit si nécessaire.
• L’accès aux documents signés, si nécessaire.

Quelle est la différence entre signature électronique et signature numérique ?

Même si on les confond souvent, la signature électronique et la signature numérique ne sont pas exactement la même chose :

• Signature électronique. Elle désigne tout procédé électronique qui traduit un accord entre deux parties et laisse une trace.
• Signature numérique. C’est une signature plus sûre, associée à un certificat numérique, qui lie la signature au document grâce à une infrastructure à clé publique (PKI) confirmant l’identité du signataire.

Les niveaux de signature électronique

Le règlement eIDAS distingue 3 niveaux de signature électronique :

• Signature électronique simple. Tout procédé de création d’une signature électronique, par exemple une signature manuscrite photographiée et insérée dans un document. C’est le niveau le moins sûr.
• Signature électronique avancée. Elle réduit le risque de fraude en vérifiant l’identité du signataire, par exemple grâce à une infrastructure à clé publique (PKI). Seul le signataire a accès à sa clé privée.
• Signature électronique qualifiée. C’est le niveau le plus sûr : elle reprend les garanties de la signature avancée et y ajoute d’autres exigences, comme la vérification de l’identité par un prestataire de services de confiance qualifié.

Les avantages de la signature électronique

La signature électronique présente de nombreux avantages, à condition d’utiliser une application qui offre des garanties, comme nous le verrons plus loin.

Les principaux sont :

• Efficacité. Plus besoin d’imprimer puis de scanner les documents une fois signés : tout se fait automatiquement.
• Sécurité. Les systèmes de signature électronique intègrent des outils d’authentification qui préviennent l’usurpation d’identité.
• Gain de temps et d’argent. Vous réalisez des économies, surtout si votre activité exige de signer souvent des documents, vous optimisez vos ressources et vous accélérez les validations.
• Rapidité. La signature est instantanée, et les systèmes indiquent précisément où signer.
• Accessibilité. Dans la plupart des cas, les solutions sont accessibles depuis n’importe quel appareil : vous pouvez signer où que vous soyez.
• Durabilité. En supprimant le papier, la signature électronique est plus respectueuse de l’environnement.

Comment créer une signature électronique ?

Le plus simple est d’utiliser un outil spécialisé développé par un éditeur tiers dont la qualité est vérifiable.

Ces logiciels proposent plusieurs fonctions, comme la signature de contrats en masse, ainsi que des mesures pour sécuriser les échanges.

Comme les offres varient d’un prestataire à l’autre, voici quelques critères pour faire votre choix :

1. La solution doit respecter les normes qui donnent à la signature électronique une valeur juridique. Privilégiez des solutions reconnues à l’international si vous travaillez avec des clients ou des fournisseurs hors de France.
2. Elle doit permettre la signature de documents en masse si vous en avez besoin.
3. Elle doit disposer d’un système d’attribution de la signature à une personne.
4. Elle doit disposer d’un système de protection de votre confidentialité.
5. Elle peut être intéressante si elle s’intègre aux applications et plateformes que vous utilisez.
6. Optez pour des options personnalisables aux couleurs de votre entreprise, si c’est important pour vous.
7. Choisissez un éditeur qui offre un bon service client pour répondre à vos questions.

La sécurité numérique est un aspect essentiel de nos formules de proctoring, qui vous permettent de mettre en place une surveillance en ligne avec toutes les garanties pour vos utilisateurs et votre organisation.

N’hésitez pas à demander une démonstration gratuite : nous vous présenterons toutes les solutions que nous pouvons vous proposer.