¿Qué es la firma electrónica y para qué sirve?

Una firma electrónica es una forma simple y efectiva de firmar documentos de forma remota y simplificar la gestión de...
26 March 2024

Tabla de contenidos

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¿Qué es la firma electrónica y para qué sirve?

Una firma electrónica es una forma simple y efectiva de firmar documentos de forma remota y simplificar la gestión de documentos en las organizaciones.

Los beneficios de las firmas electrónicas son numerosos, como mejorar la eficiencia de los procesos, lo que te permite optimizar recursos en tu proyecto.

Sin embargo, debes tener en cuenta que las diferentes jurisdicciones en España pueden requerir que estas herramientas cumplan con una serie de requisitos.

En el proceso de digitalización en el que nos encontramos, es importante que sepas exactamente qué es una firma electrónica y cómo crear una.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es un proceso electrónico que ratifica y comunica que una persona está de acuerdo con un documento digital dado de manera similar a una firma física.

Una firma electrónica permite firmar diversos documentos de forma remota

Sin embargo, debes ser consciente de que la aceptación legal de una firma electrónica está sujeta a los requisitos específicos de cada jurisdicción. En este sentido, es recomendable verificar si las firmas electrónicas son aceptadas antes de utilizarlas.

Como regla general, estas firmas suelen ser vinculantes bajo ciertas condiciones, como resultado del proceso de digitalización de aspectos fundamentales de la vida de las personas en las sociedades de la información.

En cuanto a su uso, las aplicaciones de las firmas electrónicas son numerosas y se pueden aplicar prácticamente en cualquier sector comercial, empresarial o industrial, así como para uso entre particulares en el contexto de la firma de un contrato.

Por ejemplo, una empresa con equipos comerciales orientados a las ventas puede utilizarla para simplificar sus procedimientos al liberar a sus equipos de la burocracia y poder supervisar la firma de contratos en tiempo real.


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3 preguntas básicas relacionadas con las firmas electrónicas

Para profundizar en la definición de lo que son las firmas electrónicas, es necesario responder las siguientes 3 preguntas.

¿Qué dice la ley sobre las firmas electrónicas?

Debe tenerse en cuenta que en España, la Ley 6/2020 del 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, establece la validez de una firma electrónica cuando se cumplen los siguientes requisitos:

  • Intención legítima de la persona que firma.
  • Atribución de la firma de una persona.
  • Consentimiento de todas las partes involucradas.
  • Un registro del proceso objeto de la firma, que permita la auditoría si es necesario.
  • Acceso a los documentos firmados de forma recurrente, si es necesario.

¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?

Aunque a priori puedan parecer lo mismo, y coloquialmente se traten como similares, una firma electrónica y una firma digital no son exactamente lo mismo:

  • Firma electrónica. Se refiere a cualquier proceso electrónico que implique un acuerdo entre dos partes y tenga un registro.
  • Firma digital. En este caso, es una firma más segura asociada a un certificado digital que permite vincular una firma a un documento a través de una Infraestructura de Clave Pública (PKI) que confirma la identidad de un individuo.
Una firma electrónica es una forma simple y efectiva de firmar documentos de forma remota

Estándares para firmas electrónicas

Existen 3 estándares que se aplican a las firmas electrónicas:

  • Firma Electrónica Simple (SES). Se refiere a cualquier método de creación de una firma electrónica, como crearla a mano y fotografiarla para incrustarla en un documento. Es el menos seguro.
  • Firma Electrónica Avanzada (AES). Reduce el riesgo de fraude al verificar la identidad del firmante. Esto se puede hacer a través de una Infraestructura de Clave Pública (PKI). En cualquier caso, solo el firmante tiene acceso a su clave privada.
  • Firma Electrónica Cualificada (QES). Este es el estándar más seguro de todos porque incorpora todas las medidas de prevención de fraude de AES, además de otras como la verificación en persona por parte de un proveedor de servicios de confianza.

Beneficios de la firma electrónica

Los beneficios de la firma electrónica son muchos, siempre y cuando tomes la precaución de utilizar una aplicación que te ofrezca garantías, como explicaremos a continuación.

Los más importantes se enumeran en los siguientes puntos:

  • Eficiencia. Los documentos firmados electrónicamente simplifican el proceso al eliminar la necesidad de imprimir y escanear documentos una vez firmados y listos para enviar. Todo se hace automáticamente.
  • Seguridad. Los sistemas de firma electrónica tienen herramientas de autenticación que previenen el robo de identidad.
  • Ahorro de tiempo y dinero. Ahorras dinero, especialmente en contextos empresariales que requieren firmas constantes de documentos, y optimizas tus recursos y aceleras las aprobaciones.
  • Rapidez. Las firmas electrónicas son instantáneas e infalibles porque los sistemas reconocen y resaltan dónde debe firmarse un documento.
  • Accesibilidad. Los sistemas de firma electrónica son, en la mayoría de los casos, accesibles desde cualquier dispositivo, por lo que puedes firmar un documento estés donde estés, desde cualquier parte del mundo.
  • Sostenibilidad. Al eliminar el papel como medio, las firmas electrónicas son más respetuosas con el medio ambiente.
¿Cómo crear una firma electrónica?

¿Cómo crear una firma electrónica?

Si te preguntas cómo crear una firma electrónica, la forma más fácil es utilizar una herramienta especializada desarrollada por un tercero cuya calidad sea verificable.

Recuerda que este tipo de software especializado te ofrecerá varias funciones, como la firma masiva de contratos, así como medidas para reforzar las conexiones a internet de confianza.

En cualquier caso, dado que puede haber diferencias entre un proveedor y otro que pueden hacerte dudar, en la siguiente sección te daremos las primeras recomendaciones prácticas.

De hecho, los criterios a continuación pueden ayudarte a elegir entre un proveedor de firmas electrónicas y otro:

  1. El software debe cumplir con los estándares establecidos para que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes. Considera soluciones internacionales si trabajas con clientes o proveedores fuera de España.
  2. Debe poder manejar la firma masiva de documentos en caso de que necesites firmas masivas.
  3. Debe tener un sistema para atribuir la firma a un individuo.
  4. Debe tener un sistema para proteger tu privacidad.
  5. Puede ser interesante si permite la integración con las aplicaciones y plataformas que utilizas.
  6. Opta por opciones personalizables que se puedan adaptar a la marca de tu empresa, si esto es esencial para ti.
  7. Busca un programa que ofrezca un buen servicio al cliente en caso de que necesites contactar los para resolver cualquier duda.

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