Ahorrar papel: cómo reducir su consumo en una empresa

El uso excesivo de papel en las empresas es un problema ambiental que puede tener un impacto significativo en nuestros recursos naturales. 

Reducir el consumo de papel no solo es beneficioso para el medio ambiente, sino que también puede ayudar a las empresas a ahorrar costes y mejorar su eficiencia. 

En este artículo, exploraremos la importancia de ahorrar papel en la oficina y presentaremos diez maneras efectivas de reducir su consumo en tu empresa. Además, discutiremos cómo el proctoring y las certificaciones a distancia pueden contribuir a la reducción del uso de papel.

¿Por qué es importante ahorrar papel en la oficina?

Antes de abordar las formas de ahorrar papel en una empresa, es fundamental comprender por qué es importante hacerlo. Aquí hay algunas razones bastante convincentes para reducir el consumo de papel en tu oficina o departamento:

1. Conservación de recursos naturales: La producción de papel requiere árboles, agua y energía. Al reducir el uso de papel, estamos preservando estos recursos valiosos y ayudando a proteger nuestros ecosistemas.

2. Reducción de residuos: El papel es uno de los principales componentes de los desechos sólidos en las oficinas. Al reducir su consumo, estamos disminuyendo la cantidad de residuos generados y contribuyendo a un medio ambiente más limpio.

3. Ahorro de costes: El papel es un gasto recurrente en las empresas. Al reducir su consumo, las organizaciones pueden ahorrar dinero en la compra de papel, así como en costos asociados, como almacenamiento y eliminación de desechos.

4. Eficiencia operativa: La digitalización y la reducción del papel pueden simplificar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia en la oficina. Al tener documentos digitales, es más fácil acceder, compartir y buscar información relevante.

5. Imagen empresarial: El compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad ambiental es cada vez más importante para los clientes y socios comerciales. Reducir el consumo de papel puede mejorar la reputación de una empresa y atraer a aquellos que valoran la sostenibilidad.

¿Cómo ahorrar papel en una empresa? 10 formas de hacerlo

Ahora que hemos entendido la importancia de reducir el consumo de papel, aquí hay diez maneras efectivas de hacerlo en tu propia empresa:

Imprime solo cuando sea necesario

Antes de imprimir un documento, considera si realmente es esencial tener una copia física. Muchas veces, los documentos pueden ser almacenados y compartidos digitalmente, eliminando la necesidad de imprimir.

Utiliza la impresión a doble cara

Configura las impresoras de la oficina para que impriman a doble cara de forma predeterminada. Esto reducirá a la mitad la cantidad de papel utilizado y ayudará a ahorrar costos a largo plazo.

Digitaliza documentos

En lugar de almacenar documentos en papel, considera digitalizarlos y almacenarlos en formato electrónico. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de información, además de reducir la necesidad de espacio físico de almacenamiento.

Utiliza herramientas digitales para colaborar

En lugar de imprimir múltiples copias de un documento para distribuirlo entre los miembros del equipo, utiliza herramientas digitales de colaboración, como correos electrónicos, aplicaciones de mensajería o plataformas de gestión de proyectos.

Promueve el uso de firmas electrónicas

Evita imprimir documentos solo para obtener firmas. En su lugar, utiliza servicios de firmas electrónicas que permitan firmar y compartir documentos de manera segura y legalmente válida.

Reduce el tamaño de impresión

Ajusta el tamaño de impresión para que ocupe menos espacio en la página. Puedes reducir el margen y utilizar una fuente de letra más pequeña para optimizar el uso del papel.

Reutiliza papel

Utiliza el reverso de las hojas de papel que ya hayan sido impresas como borradores o para tomar notas. Aprovecha al máximo cada hoja antes de desecharla.

Evita las impresiones innecesarias de correos electrónicos

Piensa dos veces antes de imprimir correos electrónicos largos o conversaciones completas. Utiliza la opción de impresión selectiva para imprimir solo las partes más relevantes.

Opta por facturas y comunicaciones electrónicas

En lugar de recibir facturas o comunicaciones por correo postal, solicita que te las envíen por correo electrónico. Esto reducirá la cantidad de papel utilizado y te permitirá acceder a la información de forma más rápida y eficiente.

Educa y motiva a tus empleados

Sensibiliza a tus empleados sobre la importancia de ahorrar papel y bríndales pautas claras sobre cómo reducir su consumo. Fomenta la participación y reconoce los esfuerzos individuales para crear una cultura de sostenibilidad en la oficina.

Ahorrar papel gracias al proctoring y las certificaciones a distancia

El proctoring y las certificaciones a distancia son soluciones tecnológicas que pueden contribuir significativamente a la sostenibilidad a través de la reducción del uso de papel en las empresas.

Estas herramientas permiten realizar exámenes y evaluaciones de manera remota, eliminando la necesidad de imprimir cuestionarios y documentos relacionados. 

Los participantes pueden realizar las pruebas en línea desde cualquier ubicación y los resultados se registran de forma electrónica. 

Esto no solo reduce el consumo de papel, sino que también agiliza los procesos de evaluación y brinda flexibilidad a los candidatos.

Por poner un ejemplo práctico, durante todo el año 2022 al utilizar los planes de proctoring de SMOWL 1.193.014 certificaciones y exámenes fueron completados de manera virtual, con el ahorro en papel que ello conlleva.

Y no solo eso, con este método también se lograron evitar 11.756 toneladas de emisiones CO2 gracias a la reducción de desplazamientos por parte de los usuarios que no tuvieron que moverse de su oficina para realizar sus certificaciones.

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