La protección de datos persigue un doble objetivo en las organizaciones: cumplir la normativa en materia de privacidad y preservar la reputación de la marca, cuidando la información sensible de clientes y usuarios.
En Smowltech tenemos claro que la responsabilidad, la protección y la transparencia son los pilares de nuestra actividad. Estos tres principios guían el diseño de SMOWL, nuestra solución de proctoring, y cada una de sus mejoras.
Con cada desarrollo buscamos:
- Ofrecer una solución de evaluación online eficaz y discreta, que solo trata los datos estrictamente necesarios.
- Cumplir la normativa europea y española de protección de datos.
¿Qué es la protección de datos?
La protección de datos es el conjunto de normas y medidas que garantizan que los datos personales se tratan de forma lícita, leal y segura. Según el RGPD, un dato personal es toda información sobre una persona física identificada o identificable.
Esta protección busca preservar las libertades y los derechos fundamentales de las personas, en especial su derecho a la intimidad. Va acompañada de derechos concretos: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad de los datos.
¿Cómo es nuestro protocolo de protección de datos?
Las exigencias técnicas y jurídicas deben responder tanto a los clientes (universidades, centros de formación y empresas) como a los usuarios (estudiantes y empleados). Nuestro protocolo se basa en siete pilares.
1. Cumplimos la ley
SMOWL cumple los dos textos de referencia aplicables a nuestra actividad:
- El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, o Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Ambas normas velan por la protección de la información personal de la ciudadanía.
2. Realizamos una evaluación de impacto
Conforme al artículo 35 del RGPD, hemos realizado una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) de la plataforma, validada por nuestro delegado de protección de datos. También hacemos seguimiento de los riesgos asociados a los datos que se tratan durante la supervisión.
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3. Hemos designado un delegado de protección de datos
Nuestro delegado de protección de datos (DPO) ejerce las funciones previstas en el RGPD: asesora a la empresa, supervisa el cumplimiento de la normativa y es el punto de contacto con la autoridad de control y con las personas interesadas.
4. Somos transparentes
Cumplimos las obligaciones de información de los artículos 12 y 13 del RGPD con los clientes y, cuando es necesario, con los usuarios de la solución.
Así, explicamos qué datos tratamos, con qué finalidad y cómo funciona nuestro sistema. Toda esta información está en nuestra política de privacidad.
5. Preservamos los derechos de los usuarios
Partimos de la premisa de que la tecnología debe respetar los principios de licitud, necesidad, proporcionalidad y minimización de datos que establece el reglamento.
En este marco, cada institución cliente actúa como responsable del tratamiento y Smowltech como encargado del tratamiento: es la institución la que decide el uso de SMOWL y los plazos de conservación, y Smowltech aplica lo acordado con ella.
6. Llevamos un registro de las actividades de tratamiento
Este registro recoge la finalidad, las categorías de datos y el plazo de conservación de los datos tratados. Para limitar la exposición de la información, SMOWL asocia los datos del usuario a un código seudonimizado, y no a su nombre o a su correo electrónico.
Salvo que la institución fije otro plazo, las evidencias de la supervisión están disponibles durante 12 meses. Después se bloquean durante un periodo adicional y, a continuación, se eliminan de forma definitiva.
7. Reforzamos la seguridad
Nuestra infraestructura está alojada en Amazon Web Services (AWS), en la región de Irlanda, dentro de la Unión Europea, y no se transfiere ningún dato fuera de la UE. Smowltech cuenta además con la certificación ISO 27001 y con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) de categoría básica, que implican auditorías externas periódicas.
Si se produce una violación de seguridad de los datos, la notificación se realiza en el plazo de 72 horas que establece el RGPD.
Cumplimos con todo y con todos
Con SMOWL logramos tres objetivos a la vez:
- Aportar una solución educativa para las evaluaciones online.
- Ofrecer una experiencia de usuario positiva.
- Garantizar el cumplimiento normativo y la transparencia informativa.
Nuestro protocolo de protección de datos y privacidad mantiene en equilibrio estos tres puntos para ofrecer una solución eficaz para la institución y sencilla para el estudiante, cumpliendo la normativa.
Y lo hacemos con los distintos tipos de supervisión que ofrece SMOWL.
Monitorización con webcam
SMOWL no graba vídeo de forma continua: captura imágenes puntuales durante la actividad. Estas imágenes sirven para la autenticación de usuarios, es decir, para comprobar, mediante inteligencia artificial, que la persona que está ante la cámara es la misma que inició la prueba.
Se trata de una comparación uno a uno (autenticación) y no de una identificación uno a varios: el sistema nunca compara a la persona con otras identidades.
Los rasgos que se extraen de la imagen para autenticar a la persona son datos biométricos según el RGPD. Cuando la autenticación se basa en datos biométricos, requiere el consentimiento explícito del usuario (artículo 9.2.a del RGPD) y el patrón biométrico se elimina una vez realizada la autenticación.
Cuando la institución pide una foto del documento de identidad, SMOWL puede ocultar automáticamente los datos del documento, como el nombre, la dirección o el número, y dejar visibles solo la foto y el formato necesarios para la comprobación.
Por último, el sistema señala las incidencias, pero nunca toma decisiones: es siempre la institución la que revisa las evidencias y decide.
Monitorización del ordenador
Con Computer Monitoring, mediante la herramienta SMOWL CM, analizamos la actividad del usuario en su ordenador solo durante la prueba: programas utilizados, navegación web, comandos y capturas de pantalla. La monitorización se detiene automáticamente al terminar el examen.
Captura de audio
Según la configuración que elija la institución, SMOWL puede analizar el audio durante la prueba. Si detecta una voz o un sonido inusual, lo registra como posible incidencia para que la institución la evalúe. En ningún caso nos corresponde a nosotros esa decisión.
Conclusión
La tecnología avanza a gran velocidad y a veces puede entrar en conflicto con los derechos de las personas y la protección de sus datos. Por eso es necesaria una vigilancia constante para que las nuevas herramientas digitales y los derechos fundamentales convivan en armonía.
Ese control depende de las personas: desarrolladores, legisladores y delegados de protección de datos, que crean herramientas avanzadas y, al mismo tiempo, los mecanismos que garantizan el respeto de los derechos.
La responsabilidad humana es y seguirá siendo esencial para cubrir las grietas que a veces deja la innovación técnica.
¿Quieres saber cómo se adapta SMOWL a los requisitos de protección de datos de tu institución? Solicita una demo gratuita.
8 curiosidades acerca del proctoring
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