Comment mettre en place SMOWL étape par étape pour vos examens en présentiel

La façon d’évaluer les étudiants évolue. Il ne suffit plus de contrôler ce qui se passe dans la salle : la transformation numérique de l’éducation impose d’intégrer des outils qui garantissent l’intégrité académique, facilitent la vérification et fournissent des preuves fiables de manière efficace.

C’est dans ce contexte qu’intervient SMOWL CLASS, un plan de proctoring conçu spécialement pour les examens sur ordinateur en présentiel.

SMOWL associe la surveillance traditionnelle à des enregistrements numériques fiables : il permet de contrôler l’activité des étudiants en temps réel et de générer des rapports qui appuient les décisions académiques.

Ce guide explique comment planifier, mettre en place et optimiser SMOWL étape par étape, avec des conseils pour les enseignants, les coordinateurs, les équipes informatiques et les étudiants.

Qu’est-ce que SMOWL CLASS et pourquoi l’utiliser ?

SMOWL CLASS est un plan de proctoring conçu pour les examens sur ordinateur passés dans une salle encadrée.

Son objectif est de garantir l’intégrité de l’évaluation grâce à deux approches complémentaires : Computer Monitoring, avec l’outil SMOWL CM, et/ou Browser Lock, avec SMOWL EXTENSION.

Avec Computer Monitoring, l’activité de l’ordinateur est enregistrée : écran, navigation et applications ouvertes. En présentiel, la webcam et le micro ne sont pas nécessaires, puisqu’un surveillant est présent dans la salle.

Cette modalité est flexible et autorise l’utilisation de logiciels approuvés. Elle est idéale pour les examens pratiques, les projets ou les portfolios qui nécessitent une vérification détaillée a posteriori.

Browser Lock, de son côté, se concentre sur le contrôle du navigateur : il empêche d’ouvrir de nouveaux onglets, d’accéder à d’autres sites, de copier du contenu ou d’utiliser des combinaisons de touches suspectes. Il s’active avec SMOWL EXTENSION et se révèle particulièrement utile pour les QCM, les certifications ou les examens à fort enjeu.

Le principal atout de SMOWL en présentiel est qu’il associe la surveillance physique à des preuves numériques traçables. En plus de la surveillance en salle, il génère des enregistrements, des chronologies d’activité et des incidents en cas de comportement suspect.

Son intégration aux plateformes LMS (Moodle, Canvas, Blackboard, Open LMS) et son approche axée sur la conformité renforcent la confiance de l’établissement et facilitent l’audit des examens.

Préparation : infrastructure et coordination

Un examen sûr repose sur une planification soignée. La coordination entre l’établissement, les enseignants, l’équipe informatique et les étudiants est essentielle pour limiter les incidents.

Infrastructure technique

La salle doit d’abord disposer d’ordinateurs compatibles sous Windows ou macOS et d’un navigateur à jour (Chrome ou Edge sont recommandés pour Browser Lock).

Le réseau doit être stable et capable de supporter tous les postes en même temps, car une coupure peut perturber l’envoi des preuves et l’expérience des étudiants.

Organisation et logistique

Toutes les licences SMOWL CLASS doivent être actives et attribuées aux bons utilisateurs, et l’examen doit être configuré comme surveillé dans le LMS. Les étudiants doivent savoir à l’avance quelle modalité sera utilisée, quelles ressources sont autorisées et quels comportements sont interdits.

Enfin, la présence d’un support technique dans la salle (ou au moins d’une personne en contact avec lui) réduit la tension le jour de l’examen et permet de résoudre rapidement les problèmes.

Modalités de surveillance : Computer Monitoring et Browser Lock

Le choix de la modalité de surveillance dépend du type d’examen et du niveau de sécurité requis.

Computer Monitoring, assuré par l’outil SMOWL CM, surveille en continu l’activité de l’ordinateur et enregistre des preuves sur les applications ouvertes, les périphériques connectés et les changements de fenêtre.

Il est idéal pour les épreuves pratiques ou de rédaction qui autorisent l’usage de logiciels spécifiques et demandent une vérification détaillée a posteriori.

Son grand avantage est la flexibilité : les étudiants travaillent avec leurs outils habituels, sans blocage strict, tandis que l’équipe pédagogique reçoit des enregistrements complets pour évaluer chaque incident.

Browser Lock crée, lui, un environnement sécurisé dans le navigateur. Une fois activé, il empêche les étudiants d’ouvrir de nouveaux onglets ou de nouvelles fenêtres, d’accéder à d’autres sites, de copier du contenu, d’utiliser des combinaisons de touches suspectes (comme Ctrl+C ou Alt+Tab), de fermer le navigateur de force ou d’interagir avec des extensions externes.

Cette modalité est particulièrement utile pour les QCM, les certifications ou les épreuves courtes, où chaque action de l’étudiant doit être contrôlée et l’expérience doit rester fluide. Elle s’active avec SMOWL EXTENSION, sans logiciel supplémentaire, et s’intègre facilement à la plupart des LMS et des navigateurs basés sur Chromium.

Dans la pratique, de nombreux établissements combinent les deux : Computer Monitoring pour les épreuves de rédaction et Browser Lock pour les QCM.

On obtient ainsi un équilibre entre flexibilité et sécurité, qui garantit l’intégrité de tous les examens.

Configuration de l’examen dans le LMS

Une bonne configuration dans le LMS est essentielle à la réussite de l’examen.

Il faut d’abord activer la surveillance SMOWL dans l’activité et choisir la modalité correspondante, puis définir les éléments enregistrés et la sensibilité des incidents selon la politique de l’établissement.

Avec Browser Lock, il faut déclarer explicitement les sites et ressources autorisés. Avec Computer Monitoring, on peut documenter les logiciels autorisés par exception, comme des environnements de développement ou des outils statistiques.

Il est aussi important de définir la plage horaire de l’examen ou le nombre de tentatives. Enfin, une question initiale de vérification technique permet de s’assurer que tout fonctionne avant le début de l’évaluation.

Inscription et installation par les étudiants

L’inscription et la préparation des étudiants sont essentielles pour éviter les incidents le jour de l’examen. Ils doivent d’abord accéder au cours dans le LMS et au lien d’inscription SMOWL, accepter les conditions et faire un test pour vérifier que les autorisations du navigateur sont bien accordées.

Pour Computer Monitoring, il faut télécharger et installer SMOWL CM sur l’ordinateur prévu et vérifier que l’indicateur d’activité est actif. Pour Browser Lock, les étudiants installent SMOWL EXTENSION dans Chrome ou Edge et vérifient que les autorisations sont accordées et que l’icône est visible.

Avant l’examen, chaque étudiant doit idéalement n’avoir qu’un seul écran connecté, une connexion stable et aucune application inutile ouverte.

Préparation de la salle et du réseau

La logistique de la salle est essentielle pour éviter les problèmes pendant l’évaluation. Les postes doivent être disposés de façon à limiter les échanges non autorisés, avec une signalétique claire sur les règles et les moyens d’obtenir de l’aide.

Il faut vérifier que tous les périphériques fonctionnent et que l’alimentation électrique suffit pour tous les postes.

Le réseau doit être dimensionné selon le nombre de postes, en donnant la priorité au trafic nécessaire à l’envoi des preuves et en bloquant les mises à jour massives ou le streaming inutile.

Il est aussi recommandé de réaliser un test de charge sur la plage horaire de l’examen pour anticiper les problèmes. Disposer de personnel de support dans la salle et de protocoles d’escalade documentés permet de résoudre rapidement tout imprévu.

Le jour de l’examen : déroulé étape par étape

Le jour de l’examen, il faut d’abord vérifier l’identité des étudiants et leur inscription dans le LMS. Il est utile de rappeler les règles de l’examen et de vérifier que chaque poste est prêt : bureau dégagé et un seul écran.

Le contrôle de l’identité des étudiants se fait comme pour tout examen traditionnel en présentiel : chaque étudiant présente sa pièce d’identité à l’entrée de la salle.

Cette procédure complète la surveillance numérique de SMOWL tout en conservant des contrôles physiques familiers, ce qui évite toute confusion et renforce la confiance de tous.

Au début de l’examen, les étudiants ouvrent l’épreuve dans le LMS, accordent les autorisations demandées et vérifient que SMOWL est actif.

Pendant l’épreuve, Computer Monitoring surveille l’ordinateur en continu, tandis que Browser Lock bloque toute action suspecte dans le navigateur. La surveillance en salle reste complémentaire et permet de consigner tout incident qui échappe au numérique.

À la fin, il faut s’assurer que les réponses ont bien été envoyées et que tous les enregistrements sont synchronisés. En cas d’imprévu, comme une perte de connexion, on applique les protocoles de reprise définis à l’avance.

Toute situation disciplinaire est documentée avec les preuves numériques et les observations du personnel présent dans la salle.

Analyse des rapports et notation

SMOWL génère des rapports détaillés avec une chronologie des événements, des captures d’écran et des indicateurs d’intégrité.

L’analyse de ces rapports commence par le filtrage des incidents les plus pertinents et la vérification des preuves associées.

Il est recommandé de croiser ces informations avec les observations de la surveillance en salle et les journaux du LMS pour prendre des décisions fondées sur d’éventuels manquements.

Définir des niveaux de gravité et utiliser une grille d’incidents garantit la cohérence entre les évaluateurs et les jurys. Si l’étudiant est informé d’un incident, il faut prévoir une voie de recours conforme au règlement de l’établissement.

Vie privée, éthique et conformité

La surveillance avec SMOWL repose sur des principes de transparence, de proportionnalité et de sécurité des données, dans le respect du RGPD et des bonnes pratiques de protection de l’information.

Il est essentiel d’obtenir le consentement éclairé de l’étudiant, de limiter la surveillance aux fonctionnalités nécessaires et d’appliquer des règles claires de conservation et d’accès aux données. Il faut aussi prévoir des adaptations pour les étudiants ayant des besoins particuliers, afin que l’expérience soit équitable et sûre.

Formation et communication auprès des étudiants

Préparer les étudiants réduit l’anxiété et limite les erreurs. Il est recommandé de leur fournir un guide rapide avec les étapes d’inscription, d’installation et les règles de l’examen, accompagné d’une vidéo explicative sur l’interface et les autorisations nécessaires.

Les tests préalables sont indispensables, surtout pour les grandes promotions, afin que les étudiants se familiarisent avec la modalité de surveillance et le déroulé de l’examen.

Bonnes pratiques par rôle

Chaque acteur d’un examen en présentiel surveillé avec SMOWL a des responsabilités précises pour que l’évaluation se déroule de façon sûre, efficace et équitable.

Des enseignants aux coordinateurs, en passant par les équipes informatiques et les étudiants eux-mêmes, chacun joue un rôle clé dans la réussite du processus. Voici les bonnes pratiques recommandées pour chaque rôle :

• Enseignants : concevoir des examens qui limitent la collusion, adapter la surveillance aux objectifs pédagogiques et valider les rapports de manière systématique.
• Informatique et support : maintenir les systèmes à jour, surveiller le réseau et résoudre rapidement les incidents techniques.
• Coordination pédagogique : définir des règles claires sur les incidents, programmer des tests préalables et revoir régulièrement les paramètres de surveillance.
• Étudiants : se familiariser avec la plateforme, arriver en avance et respecter les règles de l’examen.

Cas particuliers

Le choix de la modalité de surveillance et la planification de l’examen varient selon le type d’évaluation et le contexte de la salle.

Logiciels spécialisés

Lorsque l’examen nécessite des outils spécifiques, comme des environnements de programmation, des logiciels statistiques ou des applications de design, Computer Monitoring avec SMOWL CM est la meilleure option.

Les étudiants peuvent utiliser librement les programmes autorisés, tandis que toute leur activité sur l’ordinateur est enregistrée en continu (changements de fenêtre, navigation, utilisation des applications). On dispose ainsi de preuves suffisantes pour une vérification ultérieure, sans gêner leur travail.

Épreuves d’admission ou de certification

Pour les évaluations où la sécurité est critique et où le risque de fraude doit être minimal, Browser Lock offre un environnement entièrement contrôlé dans le navigateur.

Il bloque l’ouverture de nouveaux onglets, l’accès aux sites externes, le copier-coller et les raccourcis suspects, pour que chaque étudiant réalise l’épreuve seul et sans distraction. Cette modalité est particulièrement utile pour les QCM à grande échelle ou les certifications officielles.

Évaluations pratiques ou de mise en situation

Lorsque l’observation de la performance en temps réel ou une interaction simulée est nécessaire, Computer Monitoring peut être complété par la capture d’images et d’audio, si la politique de confidentialité de l’établissement le permet et si le plan le prévoit.

On évalue ainsi non seulement les réponses, mais aussi la conduite, la communication et les compétences pratiques de l’étudiant.

Plusieurs salles ou grands groupes

Lorsque l’examen a lieu en même temps dans plusieurs salles, il est recommandé d’échelonner les débuts pour ne pas surcharger le réseau et les systèmes.

Désigner un responsable par salle permet aussi de gérer rapidement les incidents, de coordonner la résolution des problèmes techniques, de veiller au respect des règles et d’assurer une expérience homogène pour tous les étudiants.

Indicateurs de réussite et amélioration continue

Les indicateurs les plus utiles sont le taux d’incidents, la part d’étudiants sans problème technique, la cohérence des résultats et la validité des questions. Leur suivi permet d’ajuster la sensibilité de la surveillance, d’affiner les listes de ressources autorisées et de former à nouveau étudiants et personnel, dans une logique d’amélioration continue.

Risques fréquents et solutions

Même si SMOWL offre un cadre sûr et traçable, certains risques opérationnels sont à anticiper :

• Coupures de réseau ou problèmes de connexion : une connexion instable peut interrompre l’envoi des preuves et perturber l’étudiant. Il est recommandé de prévoir un réseau redondant, de tester la connexion dans des conditions de charge proches de celles de l’examen et de définir un protocole de reprise pour relancer la session sans pénaliser l’évaluation.
• Restrictions trop strictes avec Browser Lock : cette fonctionnalité empêche l’étudiant de quitter la fenêtre de l’examen et peut aller jusqu’à l’en exclure. Pour éviter les surprises, il faut revoir les critères d’exclusion avant l’examen et faire des simulations avec de vrais utilisateurs.
• Réticences ou confusion des étudiants : certains étudiants peuvent se sentir mal à l’aise face à la surveillance numérique. La solution passe par la transparence et une communication claire : expliquer le but du proctoring, la gestion des données et proposer des exercices préalables pour se familiariser avec le système.

Ces mesures réduisent les risques et garantissent que les incidents signalés sont pertinents, pour une analyse juste et efficace.

Plan de mise en place en 4 semaines

Une bonne planification garantit le bon déroulement de l’examen. Nous recommandons d’organiser le déploiement de SMOWL en quatre étapes :

• Semaine 1 : préparation. Vérifier l’intégration entre le LMS et SMOWL, activer les licences nécessaires et faire l’inventaire des ordinateurs et des périphériques de la salle. Configurer l’examen dans le LMS : modalité de surveillance, durées et ressources autorisées.
• Semaine 2 : tests. Réaliser un essai technique avec un petit groupe d’étudiants pour vérifier l’installation de SMOWL CM ou de SMOWL EXTENSION et le bon fonctionnement du réseau. Ajuster les listes de ressources autorisées, vérifier la sensibilité des incidents et simuler la charge réseau prévue le jour de l’examen.
• Semaine 3 : formation. Transmettre aux étudiants le guide, la checklist, la vidéo explicative et les questions fréquentes, puis organiser le test préalable avec toute la promotion. En parallèle, former les surveillants et le support aux protocoles, aux rôles et à la gestion des incidents.
• Semaine 4 : réalisation. L’examen se déroule comme prévu, avec une surveillance numérique et en salle. Tous les incidents techniques ou de comportement sont consignés et, à la fin, les rapports SMOWL sont analysés pour prendre des décisions fondées.

Cette approche progressive permet d’anticiper les problèmes, de former le personnel et de garantir une expérience homogène pour tous les étudiants.

Checklist générale

Pour un examen fluide et maîtrisé, voici une checklist en trois temps :

• Avant l’examen : vérifiez que la surveillance est activée dans le LMS, que la modalité choisie (Computer Monitoring ou Browser Lock) est bien configurée, que les postes fonctionnent et que le réseau de la salle est stable, sans maintenance programmée. Assurez-vous aussi que les étudiants ont fait le test préalable et reçu le guide d’utilisation.
• Pendant l’examen : vérifiez que les indicateurs SMOWL sont actifs sur tous les postes, que les autorisations du navigateur et du système sont accordées, et maintenez la surveillance en salle selon le protocole, en consignant tout incident en temps réel.
• Après l’examen : vérifiez que les enregistrements et les preuves sont bien synchronisés avec le LMS, analysez les incidents et les décisions documentées, et archivez les informations de façon ordonnée pour un audit ou une vérification ultérieure.

Cette checklist aide les enseignants, les coordinateurs et les équipes informatiques à suivre un processus clair, à limiter les erreurs et à garantir que chaque examen respecte les standards d’intégrité et de qualité.

Conclusion

Mettre en place SMOWL pour les examens en présentiel associe contrôle physique et preuves numériques, pour un processus intègre, traçable et efficace.

La combinaison de Computer Monitoring et de Browser Lock, avec une planification rigoureuse et une formation adaptée, garantit que les résultats reflètent les connaissances réelles des étudiants. En préservant la confidentialité des données, avec des protocoles clairs et une amélioration continue, les établissements renforcent leur réputation et offrent une expérience d’évaluation en présentiel sûre et fiable.