SMOWL est un nom que l’on entend de plus en plus dans le monde académique, en particulier dans l’enseignement supérieur, mais pas seulement : il est aussi présent dans les processus de recrutement, la formation professionnelle et les certifications.
En résumé, partout où l’on souhaite préserver l’intégrité académique des examens numériques. Mais qu’est-ce que SMOWL, exactement ?
Dans cet article, nous vous expliquons tout sur cette solution de proctoring numérique, née en Espagne et aujourd’hui utilisée par plus de 350 établissements dans le monde : de l’origine de son nom aux modes de surveillance qu’elle propose.
Nous détaillons aussi les fonctionnalités de surveillance disponibles, les plans dans lesquels elles sont incluses et les raisons pour lesquelles, avec SMOWL, tenter de tricher n’en vaut pas la peine.
Que vous soyez examinateur et cherchiez des informations sur la solution, ou candidat sur le point d’être évalué avec SMOWL, cet article vous intéresse.
Que signifie SMOWL ?
SMOWL est le nom que la société Smiley Owl Tech S.L., connue commercialement sous le nom de Smowltech, a donné en 2012 à sa solution de surveillance des examens numériques.
SMOWL est une version abrégée du nom de l’entreprise, qui signifie en français « technologie du hibou souriant ».
Le choix du hibou pour représenter l’entreprise renvoie à la sagesse, associée à cet oiseau, mais aussi au monde de l’éducation. Le hibou est également associé à la discrétion lorsqu’il observe, et SMOWL se caractérise justement par une surveillance non intrusive des examens en ligne.
On pourrait donc dire que SMOWL signifie, dans sa version abrégée, « hibou souriant ». SMOWL se veut un allié bienveillant, conçu pour faciliter les évaluations tout en améliorant l’accessibilité et l’équité dans l’éducation.
Il ne faut pas confondre SMOWL, la solution, avec Smowly, le sympathique hibou qui accompagne les publications de l’entreprise sur les réseaux sociaux en tant que mascotte.
SMOWL, un projet financé par l’Union européenne
SMOWL porte la signature de Smowltech, une entreprise SaaS (logiciel en tant que service) fondée en 2012. Le développement de SMOWL a bénéficié d’un financement européen, puisque le projet a été sélectionné par le programme de recherche et d’innovation de l’Union européenne Horizon 2020 SME Instrument.
Ce programme soutient des projets innovants à fort potentiel. Il a permis à Smowltech de développer SMOWL en plaçant dès le départ la sécurité et la confidentialité au cœur de la solution.
Comment SMOWL surveille-t-il les examens ?
Avant tout, précisons que SMOWL est une solution de surveillance des examens qui se limite à détecter la fraude académique pendant l’épreuve et qui ne reste jamais active une fois l’évaluation terminée. SMOWL n’a pas non plus accès aux appareils personnels des étudiants ni aux données qui y sont stockées en dehors de l’activité surveillée.
Les fonctionnalités de surveillance
Il n’existe pas une seule façon de surveiller un examen : chaque établissement ou entreprise peut activer ou désactiver les fonctionnalités incluses dans son plan selon ses besoins.
SMOWL propose différentes fonctionnalités de surveillance, notamment :
- Surveillance en temps réel (Live Proctoring) avec SMOWL LIVE.
- Verrouillage du navigateur (Browser Lock) avec SMOWL EXTENSION.
- Surveillance de l’ordinateur (Computer Monitoring) avec SMOWL CM.
- Surveillance par webcam.
- Surveillance par caméra externe pour contrôler l’environnement.
- Surveillance par microphone.
SMOWL peut ainsi couvrir l’ensemble de l’environnement dans lequel un étudiant passe un examen, ce qui en fait une solution complète pour détecter la fraude académique, quel que soit le canal utilisé.
Les modes de surveillance
SMOWL propose aujourd’hui trois modes de surveillance des examens : la surveillance automatique, le Record & Review et la surveillance en temps réel (Live Proctoring).
La surveillance automatique
Ce mode de surveillance, fondé sur l’intelligence artificielle, est pensé pour les établissements ou entreprises qui gèrent un volume élevé d’évaluations. Il ne nécessite pas de surveillant en direct.
SMOWL ne prend aucune décision académique : il présente les incidents et les preuves, et ce sont les examinateurs qui décident, selon les critères définis pour l’épreuve.
Record & Review
Contrairement à la surveillance automatique, ce mode prévoit une révision manuelle. Il est conçu pour les cas soumis à des contraintes techniques ou à des cadres réglementaires qui n’autorisent pas l’automatisation complète des évaluations.
Le système réalise des captures d’écran périodiques pendant l’examen, enregistre l’activité de l’appareil et signale les irrégularités possibles dans un rapport d’incidents. En option, l’équipe Smowltech peut vérifier manuellement les preuves visuelles après l’examen.
La surveillance en temps réel (Live Proctoring)
Cette fonctionnalité permet de surveiller en direct les examens à fort enjeu. Les établissements et les organisations peuvent faire appel à leurs propres surveillants ou à l’équipe Smowltech pour suivre les évaluations en direct et communiquer immédiatement avec les candidats en cas de problème.
C’est le mode de surveillance le plus complet. Il est privilégié par les établissements qui organisent des évaluations à fort enjeu, pour préserver l’intégrité des examens et la crédibilité de leurs certifications.
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des modes de surveillance et des fonctionnalités disponibles, voyons plus en détail comment fonctionne chacune d’entre elles.
SMOWL LIVE : le Live Proctoring pour les examens à fort enjeu
Avec SMOWL LIVE, disponible exclusivement dans le plan SMOWL ENTERPRISE, les établissements peuvent surveiller les examens en temps réel. Depuis un tableau de bord centralisé, les surveillants peuvent observer les candidats et détecter des comportements non autorisés comme :
- La présence d’autres personnes.
- La communication avec des tiers.
- L’utilisation d’appareils ou de supports non autorisés.
- Une autre personne qui passe l’épreuve à la place du candidat.
Les examinateurs peuvent ainsi interagir directement avec les candidats, pour les avertir ou mettre fin à la session si nécessaire. Sur le plan technique, le système détecte aussi des incidents comme une panne de caméra ou de microphone, ce qui permet de communiquer immédiatement avec le candidat.
Le Live Proctoring peut être combiné à d’autres fonctionnalités du même plan, comme la surveillance de l’ordinateur, pour garantir un environnement d’évaluation particulièrement sûr.
Browser Lock : le verrouillage du navigateur
Les solutions qui verrouillent le navigateur sont très utilisées dans la surveillance académique, car elles sont simples et permettent de concentrer l’activité sur l’examen en bloquant toute action extérieure, par exemple :
- L’accès à d’autres pages web.
- L’ouverture de nouveaux onglets.
- Le copier-coller de contenu.
- L’utilisation de raccourcis clavier.
- L’utilisation d’extensions ou de programmes installés.
Browser Lock, inclus dans tous les plans, s’active avec SMOWL EXTENSION, une extension de navigateur. À la fin de l’examen, les restrictions sont levées et l’étudiant peut à nouveau utiliser son ordinateur normalement.
Computer Monitoring avec SMOWL CM : la surveillance de l’ordinateur
Contrairement à Browser Lock, la surveillance de l’ordinateur n’est pas restrictive : elle autorise toutes les actions pendant l’épreuve et identifie celles qui pourraient constituer une fraude académique.
SMOWL CM, l’outil qui assure cette fonctionnalité, doit être téléchargé. Il peut détecter des actions comme :
- Le changement ou l’ouverture d’onglets.
- L’utilisation de navigateurs externes.
- L’utilisation de programmes non autorisés.
- L’accès à des dossiers ou fichiers locaux.
- L’utilisation de raccourcis clavier.
- L’exécution de machines virtuelles.
- L’utilisation de l’intelligence artificielle générative (ChatGPT, etc.).
Grâce à Computer Monitoring, inclus dans tous les plans, les établissements et les entreprises peuvent détecter la fraude académique sans restreindre les actions des étudiants. Selon le type d’examen, ceux-ci ont parfois besoin d’utiliser certains programmes ou certaines plateformes.
La surveillance par webcam
La webcam offre une vue frontale de l’étudiant pendant l’examen, ce qui permet de détecter des irrégularités comme :
- La présence d’autres personnes.
- Des absences prolongées.
- Des regards en dehors de l’écran.
- L’utilisation d’appareils non autorisés (écouteurs, lunettes connectées, calculatrices, etc.).
- La consultation de notes ou de documents.
Cette fonctionnalité est disponible dans les plans SMOWL ENTERPRISE, SMOWL PRO et SMOWL PLUS. Elle n’est pas proposée dans SMOWL CLASS, le plan conçu pour les examens numériques en présentiel. Combinée à une caméra externe, elle offre une vision plus large de l’environnement dans lequel se déroule l’épreuve.
Une surveillance renforcée avec une caméra externe
Les établissements et les entreprises peuvent surveiller l’environnement avec une caméra externe. SMOWL ne se limite alors pas à la vue frontale de la webcam : il obtient aussi une vue périphérique de la pièce pour identifier plus efficacement les irrégularités.
Cette fonctionnalité est disponible dans les plans SMOWL ENTERPRISE et SMOWL PRO.
La surveillance par microphone
SMOWL permet aussi de surveiller le son pendant les examens pour détecter des incidents comme :
- Des questions et des réponses au format audio (ChatGPT, messages vocaux, enregistrements, tutoriels vidéo, etc.).
- Des conversations dans la pièce.
- Des appels téléphoniques.
Le microphone peut détecter tout type de conversation ou de voix, humaine ou synthétique, qui est alors présentée comme une preuve supplémentaire lorsque l’établissement ou l’entreprise choisit de surveiller aussi le son.
La détection vocale est incluse dans SMOWL PLUS, et l’analyse audio avec détection de plusieurs voix dans SMOWL PRO et SMOWL ENTERPRISE. Ces fonctionnalités sont activées selon la configuration de chaque établissement. La surveillance par microphone n’est pas proposée dans SMOWL CLASS : lors d’un examen numérique en salle, les examinateurs peuvent eux-mêmes repérer les conversations suspectes.
En résumé, l’ensemble de ces fonctionnalités fait de SMOWL une solution complète de surveillance des examens numériques, qui ne laisse pas de place à la fraude académique.
L’authentification des utilisateurs : une mesure de sécurité supplémentaire
SMOWL dispose d’un système d’authentification des utilisateurs, manuelle ou automatique, pour renforcer la sécurité. Les examinateurs peuvent ainsi confirmer que la personne qui passe l’épreuve est bien celle qui doit répondre aux questions de l’examen.
Cette mesure de sécurité supplémentaire est disponible notamment dans les plans SMOWL PLUS et SMOWL PRO et comprend une inscription initiale. Pendant l’épreuve, le système vérifie que la personne qui passe l’examen est bien celle qui s’est inscrite.
Lorsque l’authentification est biométrique, elle repose sur le consentement explicite de l’utilisateur (article 9.2.a du RGPD), et le modèle biométrique est supprimé une fois l’authentification réalisée. Il s’agit d’une comparaison un à un : SMOWL authentifie la personne, il ne l’identifie pas parmi d’autres identités.
L’inscription préalable
Les candidats n’ont besoin de s’inscrire qu’une seule fois, sauf indication contraire de l’établissement ou de l’entreprise. Ils peuvent ensuite accéder directement à leurs examens.
Le processus peut varier légèrement selon les outils choisis par l’établissement ou l’entreprise, mais voici les étapes à suivre :
- Accepter les conditions générales d’inscription.
- Autoriser le navigateur à utiliser la caméra.
- Prendre un selfie avec la webcam.
- Prendre en photo le recto et le verso de la pièce d’identité avec la webcam.
- Installer SMOWL EXTENSION ou télécharger SMOWL CM.
Une fois ces étapes terminées, les étudiants sont prêts pour l’examen.
Une protection rigoureuse de la vie privée
La protection des données personnelles ne doit être un motif d’inquiétude ni pour les étudiants ni pour les enseignants : Smowltech respecte le RGPD, le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne, considéré comme l’une des réglementations les plus exigeantes au monde en matière de vie privée.
Les données sont hébergées dans l’Union européenne et associées à un code pseudonymisé plutôt qu’au nom de l’utilisateur. Lorsque cela s’applique, les données de la pièce d’identité, comme le nom, l’adresse ou le numéro, sont masquées automatiquement. Smowltech est par ailleurs certifiée ISO 27001 et ENS. Vous trouverez plus de détails dans notre article sur la protection des données chez SMOWL.
Conçue selon ce cadre européen exigeant, la solution s’aligne aussi sur d’autres réglementations sur la vie privée, comme la loi FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) ou la loi CCPA (California Consumer Privacy Act) aux États-Unis.
Comment SMOWL s’intègre-t-il ?
SMOWL s’intègre facilement aux systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS, pour Learning Management Systems) comme Moodle, Canvas, Blackboard ou D2L Brightspace.
Cela facilite son adoption par les étudiants comme par les enseignants. D’une part, les étudiants n’ont pas à quitter un environnement qu’ils connaissent, ce qui évite le stress d’avoir à utiliser un nouvel outil ou une nouvelle plateforme pendant un examen.
D’autre part, les examinateurs peuvent consulter les rapports dans leur plateforme habituelle, sans devoir se familiariser avec d’autres outils.
Mais SMOWL ne se limite pas aux plateformes d’apprentissage les plus répandues : les établissements et les entreprises qui disposent de solutions sur mesure peuvent aussi intégrer SMOWL via API ou LTI.
Tout cela montre que SMOWL est une solution de proctoring flexible, qui s’adapte aux particularités de chaque établissement ou entreprise souhaitant préserver l’intégrité académique de ses évaluations.
De quoi a-t-on besoin pour passer un examen avec SMOWL ?
Les candidats qui passent un examen avec SMOWL n’ont besoin, en principe, que de l’ordinateur avec lequel ils réaliseront l’épreuve. Selon le mode de surveillance choisi par l’établissement ou l’entreprise, le navigateur leur demandera l’autorisation d’utiliser la caméra et le microphone.
En fonction des outils utilisés, les candidats devront :
- Rejoindre la session d’examen en direct sur SMOWL LIVE.
- Installer SMOWL EXTENSION, l’extension de navigateur qui active Browser Lock pendant l’épreuve.
- Télécharger SMOWL CM, l’outil de surveillance de l’ordinateur de Smowltech.
Si vous devez télécharger SMOWL, un guide complet est disponible.
Les examinateurs peuvent aussi demander aux étudiants d’utiliser un appareil supplémentaire équipé d’une caméra, comme un smartphone ou une tablette, pour surveiller l’environnement dans lequel ils passent l’examen.
Il suffit de connecter cet appareil via un lien sécurisé et de scanner un code QR fourni par SMOWL pour qu’il devienne un outil de surveillance supplémentaire.
Grâce à cette fonctionnalité, les examinateurs peuvent mieux évaluer l’environnement du candidat.
Un allié pour les examinateurs et les candidats
En résumé, SMOWL est conçu pour faciliter la vie des enseignants comme des étudiants. D’abord, il simplifie le processus d’évaluation et réduit la charge de travail des enseignants, qui peuvent consacrer plus de temps à l’enseignement.
Il en va de même pour les recruteurs et les professionnels des RH : SMOWL leur permet de gagner du temps lorsqu’ils évaluent les connaissances des candidats et des salariés, pour se concentrer sur d’autres aspects de leur travail.
Ensuite, SMOWL facilite la vie des étudiants en permettant de passer des examens en ligne, ce qui améliore l’accès à l’éducation tout en garantissant l’équité des épreuves pour que chacun soit évalué de manière juste.
L’adoption de nouvelles technologies peut sembler intimidante, mais l’utilisation de SMOWL ne doit pas être une source de stress pour les étudiants ou les enseignants.
D’une part, parce que SMOWL ne prend pas de décisions académiques : il présente les preuves recueillies aux examinateurs, qui décident du résultat final.
D’autre part, parce que la solution de Smowltech respecte une réglementation particulièrement exigeante en matière de protection des données, ce qui facilite son déploiement dans des pays dotés de lois spécifiques sur la vie privée.
Enfin, parce que Smowltech accompagne les établissements, les entreprises et les candidats tout au long du processus.
SMOWL Academy : des tutoriels pour les enseignants et les étudiants
Sur notre chaîne YouTube, enseignants et étudiants trouvent des microtutoriels pour utiliser SMOWL. Les vidéos destinées aux étudiants sont publiques, tandis que celles des enseignants sont accessibles via des liens fournis par Smowltech.
Questions fréquentes sur SMOWL
Smowltech propose-t-il une surveillance en temps réel ?
Oui. Smowltech propose la surveillance des examens en temps réel dans le plan SMOWL ENTERPRISE. Avec SMOWL LIVE, les établissements et les organisations peuvent surveiller les candidats en direct et intervenir ou mettre fin aux sessions en cas d’incident. Le Live Proctoring peut aussi être combiné à d’autres fonctionnalités pour garantir l’intégrité académique des évaluations à fort enjeu.
Le Live Proctoring est-il coûteux ?
La surveillance en temps réel est généralement considérée comme le mode de surveillance numérique le plus coûteux. Cependant, convaincue que l’intégrité académique ne doit pas être un privilège, Smowltech propose le Live Proctoring à un coût accessible pour les établissements et les organisations.
Le téléchargement de SMOWL est-il gratuit ?
Le coût de SMOWL est pris en charge par les établissements ou les entreprises qui l’utilisent pour leurs évaluations. Les candidats n’ont donc rien à payer : ils doivent simplement installer les outils indiqués, SMOWL EXTENSION ou SMOWL CM, de manière entièrement gratuite.
Les étudiants ont-ils besoin d’une application mobile pour utiliser SMOWL ?
Non, les candidats n’ont pas besoin de télécharger d’application mobile pour utiliser SMOWL. Selon l’établissement ou l’entreprise, ils devront installer SMOWL EXTENSION (une extension de navigateur) ou télécharger SMOWL CM (le logiciel de surveillance de l’ordinateur), mais pas une application à proprement parler. Lorsque les étudiants utilisent leur smartphone ou leur tablette comme caméra externe, ils reçoivent un lien sécurisé et un code QR, sans application à installer.
Faut-il changer de plateforme pour utiliser SMOWL ?
Non, les épreuves se déroulent dans le LMS de l’établissement ou de l’entreprise, comme Moodle, Canvas ou Blackboard. Si le client dispose de sa propre plateforme, il peut aussi intégrer SMOWL via API. Les candidats comme les examinateurs évoluent ainsi dans un environnement connu : les premiers pour passer l’examen, les seconds pour consulter les résultats.
Quels types de licences existent ?
Les établissements et les entreprises peuvent choisir entre deux types de licences : par activité et par utilisateur. La première est recommandée pour les évaluations ponctuelles (par exemple, les examens d’admission ou les tests de connaissances pour un recrutement). La seconde convient lorsqu’un étudiant doit passer un nombre indéterminé d’examens : la licence couvre alors un nombre illimité d’activités.
SMOWL est-il réservé aux examens à distance ?
Non. SMOWL propose un plan dédié aux examens numériques qui se déroulent en salle : SMOWL CLASS. Ce plan offre les fonctionnalités nécessaires à une évaluation numérique en présentiel, sans surveillance par webcam ni par microphone, puisqu’un surveillant est présent dans la salle.
Peut-on essayer SMOWL avant de s’engager ?
Oui. Smowltech propose une démo gratuite aux établissements et aux entreprises, ainsi qu’un essai gratuit depuis l’espace client mySmowltech, pour vérifier par eux-mêmes que SMOWL répond à leurs besoins.
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