Nuevos empleados: bienvenida y orientación

Los nuevos empleados necesitan un buen programa de bienvenida y orientación, así como un seguimiento relacionado con su integración y rendimiento. 

Un proceso de bienvenida bien estructurado, que haga que los nuevos empleados se sientan valorados, juega un papel importante en el éxito de la contratación.

Para ayudarte en este proceso, en este artículo te explicamos cómo dar la bienvenida a los nuevos empleados, orientarlos adecuadamente y cómo mantener el contacto con ellos durante las primeras semanas.

¿Cómo dar la bienvenida a los nuevos empleados?

El primer aspecto que debes considerar con los nuevos empleados es el mensaje de bienvenida, ya que este marcará el tono inicial de la relación entre el nuevo empleado y la empresa. Un buen mensaje de bienvenida cumple varios propósitos positivos para tu proyecto:

• Fomenta el sentido de pertenencia al hacer que el empleado se sienta valorado y aceptado, motivando su compromiso.
• Ayuda al nuevo empleado a entender la cultura organizacional y a alinearse con los valores de la empresa.
• Promueve la retención del talento al generar una buena impresión inicial que refuerza su proyección a largo plazo en la organización.

Cómo dar la bienvenida a nuevos empleados con éxito

Para crear un buen mensaje de bienvenida, considera estos puntos clave:

• Haz que el mensaje sea personal y comiénzalo con un saludo cálido, como “Es un gran placer tenerte en nuestro equipo”. El mensaje debe ser entusiasta y reflejar detalles específicos de las conversaciones de la entrevista para mostrar que prestaste atención a esos intercambios.
• Muéstrate accesible y ofrece tu apoyo y colaboración para lo que necesiten. Recuerda que los nuevos empleados pueden sentirse desorientados o intimidados.
• Presenta al equipo al que se unirá, habla sobre sus metas y logros, y explica cómo sus habilidades serán estratégicas para el éxito del departamento.
• Establece una política de comunicación fluida basada en el feedback, dejando claro que se valoran las opiniones, sugerencias y recomendaciones de los empleados.

Orientación para nuevos empleados: puntos importantes a tener en cuenta

Para orientar adecuadamente a los nuevos empleados, es importante que estés presente al llegar, ya sea en persona o de forma virtual.

Reunión de bienvenida

Organiza una reunión de bienvenida el primer día. Aprovecha la ocasión para hablar sobre los valores de la empresa e invita a los compañeros de trabajo que estarán en contacto con el nuevo empleado, para que empiece a sentirse parte del equipo.

Momento de convivencia

Para romper el hielo del primer día, puedes salir a almorzar con el nuevo empleado, o incluso, según la filosofía de tu proyecto, realizar actividades más creativas como una salida en bicicleta.

Disponibilidad

La disponibilidad es esencial para la orientación. Haz que los nuevos empleados se sientan seguros ofreciéndoles oportunidades de interacción, especialmente durante las primeras semanas. La cercanía con los nuevos empleados también te ayudará a conocerlos y entenderlos mejor.

Información de calidad y personalizada

Transmite información estructurada y de calidad para evitar que el empleado se sienta desorientado. Prepara esta información antes de la incorporación, de forma que el nuevo miembro tenga a su disposición, desde el primer momento, un manual personalizado del empleado con protocolos, prácticas recomendadas, organigramas, canales de comunicación, explicaciones detalladas de sus funciones, herramientas disponibles, entre otros.

Acompañamiento

Una buena estrategia para fomentar la integración de los nuevos empleados es emparejarlos con miembros experimentados del personal que actúen como mentores y ofrezcan buenos consejos cuando sea necesario.

Checklist de incorporación para nuevos empleados

Para no olvidar ningún paso, establece una checklist de onboarding que reúna todas las tareas necesarias para dar la bienvenida a los nuevos empleados. Esta lista te permitirá planificar y organizar las actividades con tiempo y coordinar la participación de las personas involucradas en el proceso.

Cuando elabores esta lista, recuerda personalizarla en torno a cuatro ejes básicos para ofrecer una buena experiencia:

1. Conectar al nuevo empleado con su jefe y compañeros, de modo que se sienta parte del equipo y bien acogido.
2. Tratar información relevante sobre expectativas a corto y largo plazo para reforzar su compromiso.
3. Transmitir la cultura de la empresa para que se adapte exitosamente a la filosofía del proyecto.
4. Preparar su espacio de trabajo con las herramientas necesarias para que se sienta cómodo.

Aunque la estructura del proceso de bienvenida es importante, también debe ser flexible para incorporar tareas no planificadas que puedan surgir según la experiencia de cada empleado. 

Todos estos aspectos pueden incluirse en tu plan de onboarding o acogida, un programa de bienvenida que constituye el último paso del reclutamiento y el primero de una relación enriquecedora entre el empleado y la empresa.

Seguimiento de nuevos empleados

Es fundamental implementar métricas para evaluar el rendimiento de los nuevos empleados (hay diversas estrategias como, por ejemplo, la evaluación del desempeño que cuentan con numerosas ventajas a la hora de hacer un análisis claro y concluyente). El objetivo es verificar si están alcanzando los objetivos previstos dentro de los plazos establecidos. Estos objetivos deben ser realistas, relevantes, alcanzables y medibles.

Este tipo de seguimiento ayudará al empleado a entender mejor su trabajo y a detectar si necesita formación o herramientas específicas para mejorar sus condiciones y rendimiento. 

Recomendamos completar estas métricas con revisiones periódicas con su jefe o manager a través de reuniones para intercambiar puntos de vista sobre la evolución del trabajo, así como reuniones con su mentor para monitorear su integración en la empresa.

El sistema de evaluación de desempeño también debe incluir un mecanismo de feedback, donde los nuevos empleados puedan expresar su opinión y participar en la mejora de los procesos.

Como has visto, un onboarding efectivo tiene un gran impacto. De la misma forma, contar con procesos de evaluación que respeten la privacidad y los derechos de tus empleados es una herramienta que fomentará relaciones sólidas y constructivas. 

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