Plan de acogida de una empresa: qué es, cómo confeccionarlo y ponerlo en marcha

El plan de acogida de una empresa facilita la integración del nuevo empleado reforzando su compromiso y creando lazos de...
14 September 2023

Tabla de contenidos

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Plan de acogida de una empresa: qué es, cómo confeccionarlo y ponerlo en marcha

El plan de acogida de una empresa facilita la integración del nuevo empleado reforzando su compromiso y creando lazos de unión con sus compañeros desde el primer día. Debe incluir toda la información que el empleado deba conocer para el correcto desarrollo de sus funciones.

Asimismo, debe mostrar la información existente sobre los protocolos y políticas generales que ejercen como refuerzo de la cultura empresarial. 

Para ilustrar y concretar al máximo en qué consiste esta herramienta,  cómo puedes confeccionarla y ponerla en marcha, te hemos preparado este artículo.   

Plan de acogida de una empresa: qué es, cómo confeccionarlo y ponerlo en marcha

¿Qué es el plan de acogida en una empresa?

El plan de acogida de una empresa es un instrumento de planificación estratégica que organiza la recepción de los nuevos empleados a fin de que se integren cuanto antes en ella dándoles a conocer sus funciones junto con los valores de la organización.  

En cierta medida, puedes considerar que el plan de acogida resulta el último paso del proceso de reclutamiento y brinda una serie de ventajas al nuevo miembro del equipo:  

  • Asimilar rápidamente protocolos internos y políticas de empresa. 
  • Dar a conocer sus habilidades a sus compañeros, generando sinergias constructivas desde el principio de la relación.
  • Entender en detalle su papel en la organización de forma práctica.
  • Sentirse acogido e integrado desde el primer día, algo que le ayuda a mejorar su experiencia. 

Para que este proceso sea lo más eficaz posible, previamente debe haberse llevado a cabo un reclutamiento o proceso de selección eficiente. 

Solo de esta manera puedes detectar los perfiles que mejor van a encajar con las necesidades y cultura empresarial de tu empresa. 

Pasos en el diseño y puesta en marcha del plan de acogida en la empresa

El plan de acogida de la empresa también se conoce con el nombre de  onboarding y requiere de unos pasos necesarios para asegurar que la integración del nuevo empleado sea un éxito.  

Mensaje de bienvenida personalizado

El mensaje de bienvenida debe ser escueto y personalizado y contar con  una redacción en tono motivador

El empleado se sentirá incluido en el equipo y tenido en cuenta desde el primer momento.


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Breve historia de la empresa

Puedes redactar un pequeño storytelling o narración de la historia y recorrido de la compañía para que la persona pueda constatar su evolución.

Filosofía de la empresa

Explicar la filosofía del proyecto, la misión y los valores que rigen las relaciones, tanto a nivel interno como externo, propician una cultura empresarial consolidada y transparente. 

Organigrama

Resulta primordial que el nuevo miembro de la empresa sea capaz de comprobar cuál es su situación con respecto a la organización global para entender las relaciones jerárquicas y transversales dentro de la misma. 

Ubicación de la empresa

La ubicación de la empresa siempre es un dato necesario y se convierte en clave cuando se trata de un grupo con muchas filiales. En este supuesto es más importante, si cabe, conocer dónde se encuentra la organización en relación al grupo. 

Canales de comunicación

Transmitir información sobre los canales de comunicación existentes, la finalidad de los mismos y los protocolos que les afectan, resulta indispensable para construir una comunicación interna eficaz, respetuosa y accesible a todos. 

Procura explicar igualmente las medidas con las que cuenta la empresa para garantizar la privacidad y seguridad de los intercambios.

¿Qué es el plan de acogida en una empresa?

Aspectos laborales

Este apartado recoge toda la documentación laboral ligada a la persona que comienza en tu empresa como el convenio colectivo, un ejemplo de nómina, el contrato, etc.  

Incluso puedes habilitar un canal de comunicación especial para que la persona transmita sus dudas al respecto.

Protocolos y políticas internas

Recoger a modo de manual los protocolos y las políticas internas de la empresa es una manera idónea para que el empleado tenga a mano las instrucciones que sirven para mejorar el clima laboral y reducir las pérdidas de tiempo y los malentendidos

En el caso de que tengas implantadas normas ISO, no dudes en habilitar un apartado especial e incluso realizar formaciones individuales al respecto.

Información complementaria

Es esencial que personalices tu plan de acogida de empresa con toda la información que sea importante  y que funcione como valor añadido

Pueden ser los proyectos en marcha, los éxitos conseguidos, las estrategias que se siguen, las formaciones y capacitaciones previstas, los objetivos pautados a corto, medio y largo plazo, etc. 

Este plan facilita la consolidación del compromiso del nuevo empleado con la empresa y debe contar con toda la información necesaria para que el empleado disipe cualquier posible duda. 

De esta manera, estás contribuyendo de forma activa a retener el talento que tanto cuesta captar en un mercado laboral dinámico y cambiante.

Pasos en el diseño y puesta en marcha del plan de acogida en la empresa

6 consejos para poner en marcha un plan de acogida

El plan de acogida puede suponer un medio eficaz para reforzar la captación de talento en tu empresa, puesto que si seduces a tu empleado, este se convertirá en el mejor embajador de tu marca

Así las cosas, presta atención a las siguientes recomendaciones que pueden ayudarte a potenciar sus ventajas:

  1. Procura que la información sea práctica y sencilla de asimilar. 
  2. Habilita un apartado para transmitir la información que afecta a todos los trabajadores para contribuir a la construcción de una convivencia basada en el respeto. 
  3. Actualiza el documento de manera periódica para que no se quede obsoleto o con apartados desfasados. Esto impacta negativamente en la imagen de marca de tu empresa pudiendo afectar, incluso, a tu employer branding o marca de empleador.
  4. Plasma el plan de acogida tanto en un documento con formato digital como en papel. Esto permite al empleado consultarlo como desee y siempre que lo necesite. 
  5. Personaliza al máximo el mensaje para mejorar la experiencia del empleado o employee experience.
  6. Explora todo lo que las distintas herramientas tecnológicas pueden ofrecerte, tanto en automatización de los procesos como en cuanto a comunicaciones o formaciones. 

En Smowltech queremos aportar valor a tu empresa con planes de proctoring que ponen a tu disposición soluciones personalizadas a tus estrategias.  

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