El pre-onboarding ayuda a aumentar la tasa de éxito de los procesos de reclutamiento, mejorando la experiencia del nuevo empleado y reforzando su compromiso.
Los equipos de Recursos Humanos (RRHH) de muchas empresas han visto la importancia de implementar un buen plan de pre-onboarding para ahorrar costos y mejorar el apoyo al nuevo empleado.
Si aún no sabes qué es el pre-onboarding y quieres saber por qué puede ser importante para tu organización, sigue leyendo.
¿Qué es el pre-onboarding?
El pre-onboarding es un proceso que se lleva a cabo para preparar a un nuevo candidato para ser bienvenido a su trabajo en un período que generalmente comienza desde la aceptación de la oferta y se extiende hasta antes de su primer día en el trabajo.
Esto incluye todos los materiales, recursos e información necesarios para que la persona se familiarice con su nuevo rol profesional dentro de la empresa.
Este procedimiento preparatorio permite, por un lado, mejorar la experiencia del nuevo recluta, y por otro, ahorrar tiempo y dinero a las empresas al fomentar una relación de confianza con el nuevo empleado desde el primer momento.
Para ser más precisos, durante el pre-onboarding, los profesionales de Recursos Humanos de la empresa comparten información con el candidato sobre sus nuevas responsabilidades profesionales, la cultura de la empresa o los protocolos que se aplican, por ejemplo.
En la misma línea, se pueden realizar presentaciones virtuales para apoyar y orientar al nuevo empleado, así como establecer canales de comunicación directa en caso de que necesite más información.
Los beneficios de este enfoque son múltiples, y los abordaremos en una sección especial, aunque adelantamos que un buen pre-onboarding mejora la tasa de éxito de los procesos de reclutamiento, ayuda a consolidar la retención del talento y promueve un ambiente de trabajo positivo.
¿Quieres recibir las últimas tendencias en eLearning, tecnología y Recursos Humanos?
Completa el formulario y recibe nuestra newsletter semanal con información del sector de la mano de nuestros expertos.
Diferencia entre pre-onboarding y onboarding
Para profundizar en qué significa pre-onboarding, es necesario abordar la diferencia con el proceso de onboarding.
Según la definición que acabamos de compartir contigo, el pre-onboarding abarca cualquier interacción con la organización desde el día en que el candidato acepta la oferta de trabajo hasta su primer día en el trabajo.
En cuanto al plan de onboarding (o plan de acogida a una empresa, en español), es un programa de bienvenida que se activa desde el primer día de trabajo y puede durar hasta un año, dependiendo de la empresa, ya que puede incluir un programa de formación estructurado que se extiende en el tiempo.
Importancia del pre-onboarding para los empleados: 9 razones para el pre-onboarding
La importancia del pre-onboarding radica en que este proceso tiene múltiples consecuencias positivas en todas las áreas de una organización, ya que mejora la experiencia del empleado desde el primer contacto.
Así, estos factores positivos se convierten en razones convincentes para incorporarlo a tu proceso de reclutamiento en línea o presencial:
- Reduce la incertidumbre del primer día del empleado, que puede generar estrés o ansiedad.
- Ayuda a construir una cultura empresarial fuerte e inclusiva que se preocupa por sus empleados incluso antes de que se incorporen a la empresa.
- Mejora la tasa de retención de talento al comprometer a las personas desde el primer día y construir una relación de confianza entre las partes.
- Aumenta la productividad porque ayuda a preparar mejor al candidato y así reforzar el plan de onboarding.
- Aumenta el compromiso y la satisfacción del equipo al reducir el riesgo de fuga de empleados.
- Sirve para transmitir información crucial para la relación en las mejores condiciones para el empleado que tiene tiempo de asimilarla antes de empezar.
- Facilita la relación del nuevo empleado con su entorno, ya sea con su mentor, si lo hay, o con los colegas, ya que se pueden hacer presentaciones previas.
- Agiliza la gestión administrativa de las nuevas contrataciones, evitando la saturación en el departamento que puede producirse cuando todo se deja para el último momento.
- Evita el “ghosting” laboral, que también puede ocurrir después de la aceptación del trabajo.
En vista de todos estos beneficios, probablemente te estés preguntando cómo puedes implementar el pre-onboarding en tu empresa. Puedes empezar con una lista de verificación de pre-onboarding.
Checklist del pre-onboarding
Ahora que sabes qué significa el pre-onboarding para un trabajo y cuál es su importancia, queremos compartir contigo una lista de tareas que puedes preparar para informar, preparar y dar la bienvenida a tu nuevo empleado:
| Tarea | Objetivo |
| Enviar un correo electrónico de bienvenida | Los nuevos empleados se sienten integrados y apreciados desde el primer momento. Puedes crear plantillas y personalizar el mensaje en cada caso, e incluir material audiovisual como un video de presentación. |
| Preparar el papeleo | Proporcionar al candidato los documentos fiscales y administrativos necesarios para su contratación para que puedan leerlos y firmarlos a tiempo, así como el manual del empleado, los beneficios sociales de la empresa, los acuerdos de confidencialidad, etc. |
| Crear las cuentas de usuario necesarias | Preparar todas las cuentas y recursos que la persona necesitará para que el primer día los tenga todos y esté familiarizado con ellos. |
| Programar presentaciones con los equipos | Pequeñas reuniones previas con los miembros del equipo para comunicar la llegada de un nuevo colega facilitan la incorporación y los intercambios iniciales. Por otro lado, prepara un calendario de entrevistas para la primera semana de trabajo de la persona con las partes interesadas. |
| Designar un mentor o colega | La figura de un mentor ayuda a transmitir la cultura de la empresa, a asimilar buenas prácticas y a ofrecer seguridad y confianza al nuevo empleado. Elige bien a la persona que representará este papel y programa reuniones con el nuevo candidato. |
| Preparar todos los materiales y recursos para el trabajo | Para optimizar el proceso de onboarding, la persona debe tener listos todos los recursos necesarios, equipos informáticos, entorno de trabajo, etc. |
| Crear un calendario de pre-onboarding | Organiza todas las acciones previas a la incorporación del nuevo miembro en un calendario con alertas automatizadas para que no se te olvide nada. También puedes preparar un plan de 30-60-90 días que estructure una serie de acciones que ayudarán al empleado a empezar al inicio de su colaboración. |
| Ser accesible | Informa a la persona sobre los canales de comunicación y la persona de contacto. Pide feedback al nuevo empleado sobre el proceso y ofrécete a aclarar los puntos que necesite saber. |
Ten en cuenta que el éxito de un proceso de reclutamiento depende de todo el proceso, no solo del pre-onboarding o del onboarding, sino también de cómo percibe el candidato a la empresa antes de responder a una oferta y cómo ha sido la experiencia evaluativa del proceso de selección.
En este sentido, Smowltech puede ayudarte a mejorar tus procesos de selección y supervisión en línea con planes de proctoring que funcionan sin tener que descargar ningún software externo y te proporcionan evidencias objetivas para la evaluación.
Puedes solicitar una demo gratuita sin compromiso. Luego podemos mostrarte las soluciones que podemos ofrecerte, todas ellas con soporte completo en inglés y español.
8 curiosidades acerca del proctoring
Rellena el formulario y descarga ahora una guía en la que te explicamos todo sobre la supervisión en línea y te ayudamos a elegir el mejor software.
