Descripción del puesto de trabajo: importancia y beneficios de definirlo

La descripción del puesto de trabajo es una herramienta eficaz en los procesos de reclutamiento y selección de personal.

Gracias a este documento puedes comunicar de manera transparente y eficaz las implicaciones y responsabilidades de la vacante ofertada, así como analizar de manera objetiva y realista las necesidades del capital humano o las posibilidades de evolución en tu empresa.

En este artículo vamos a hablarte de su importancia, además de los muchos beneficios de describir en detalle los roles de las personas. 

¿Qué es la descripción del puesto de trabajo?

La descripción del puesto de trabajo es un documento que recoge toda la información que identifica, define y detalla un rol dentro de una empresa incluyendo las responsabilidades, condiciones y otras especificaciones. 

Esta definición del puesto de trabajo resulta un instrumento necesario para alcanzar los objetivos de la organización. 

En línea con lo anterior, facilita la supervisión de los proyectos de manera eficaz, además de promover la planificación óptima del trabajo.

Del mismo modo, se muestra eficaz en los procesos de reclutamiento, ayudando al candidato a comprender las implicaciones del puesto ofertado. 

Esto le permite valorar si la empresa le ofrece una oportunidad alineada con sus expectativas y su plan de carrera profesional.

Pautas para redactar la descripción del puesto de trabajo

Existen diferentes métodos para recopilar la información de un puesto de trabajo. 

Idealmente, se pueden combinar diferentes herramientas como cuestionarios, observación, entrevistas con empleados, registros de diarios laborales, evaluaciones 360º, entrevistas grupales, reuniones de expertos, etc. 

Has de tener presente que cuanto más detallada sea una descripción del puesto de trabajo más eficaz será. 

En este sentido, la ficha de descripción de un puesto de trabajo debería recoger la siguiente información: 

• Identificación del puesto de trabajo. Esto es, la nomenclatura del puesto de trabajo, el departamento y/o sección, además del nombre de la persona que lo desempeña cuando es atribuible. 
• Misión o breve resumen del cargo. Se trata de la especificación de los objetivos del puesto y de su importancia con respecto a los objetivos generales de la organización.
• Formación, competencias y habilidades requeridas para asumir las tareas, así como, en caso de que sea preciso, las características físicas necesarias.
• Funciones y tareas. Listado de tareas exhaustivo que debe asumir la persona.
• Recursos técnicos y otros. El tipo de recursos con los que el trabajador cuenta para desempeñar su cargo.
• Dependencia jerárquica y funcional. Posición de la persona dentro del organigrama, así como superiores directos.
• Personas a cargo.  En caso de que el puesto requiera de la supervisión de un equipo, puedes añadir las características del mismo.

Por otro lado, para responder a la demanda del mercado laboral actual es necesario que los perfiles sean polivalentes y cuenten con habilidades y competencias transversales. 

Para ello, es preciso añadir la siguiente información a la descripción del puesto.

• Cargos a los que puede sustituir y que le pueden sustituir. Esta información determina la transversalidad de los proyectos asegurando su continuidad y viabilidad.
• Observaciones. En este apartado se puede poner cualquier tipo de información complementaria del rol de la persona en el seno de la empresa.

Importancia de la descripción de cargos de trabajo 

Puedes deducir la importancia de la descripción de cargos de trabajo en una empresa, a través de lo que te permite conseguir. 

Te ponemos algunos ejemplos: 

• Determinar el valor relativo de los puestos de trabajo de manera objetiva y sistemática. 
• Crear una base de datos de la estructura salarial. 
• Favorecer la evolución y promoción de las personas en el seno de una empresa. 
• Detectar necesidades de capacitación o formación del personal. 
• Poner en marcha un estudio sobre la remuneración en la empresa y determinar las escalas salariales. 
• Resolver ambigüedades y cruces corporativos en lo que respecta a las tareas y responsabilidades. 
• Ayudar en la elaboración de la descripción de vacantes para aumentar la tasa de éxito en los procesos de selección.
• Facilitar la integración de los nuevos empleados en la empresa como elemento esencial del proceso de onboarding o bienvenida. 

Por estas y otras razones, se muestra como un elemento indispensable en las estrategias de RR. HH. siempre que se redacte de manera clara y precisa, y esté conformada por información actualizada.

Beneficios de la descripción del puesto de trabajo

Llegados a este punto, los beneficios de la descripción del puesto de trabajo son numerosos, siendo algunos de ellos bastante previsibles.

Reclutamiento

Gracias a la descripción del puesto de trabajo se puede trabajar el detalle de la oferta de empleo para adecuarlo a las necesidades reales de la empresa. 

Esto facilita que el candidato valore si responde o no a sus expectativas.

Carrera profesional

Al conocer exactamente el rol de las personas en la empresa resulta más sencillo detectar y valorar posibilidades de promoción de una persona. 

Así, puedes trabajar en el desarrollo horizontal y vertical del plan de carrera profesional de tus colaboradores. 

Formación y capacitaciones

De la misma manera, esta ficha de empleado permite poner en marcha programas formativos y de capacitación con el fin de adquirir o perfeccionar habilidades y competencias estratégicas para la empresa. 

Evaluación de desempeño

Facilita, igualmente, la evaluación de desempeño, íntimamente ligada a las características de las responsabilidades del trabajador en la empresa.

Resulta, también, una herramienta en la que basarse para aumentar la eficacia y objetividad de las evaluaciones 360º.

Seguridad

Este beneficio suele obviarse en muchos casos y, sin embargo, las condiciones de seguridad de cada puesto son clave, tanto en lo que respecta a la legalidad, como a la salud de tus empleados. 

Conocer exactamente las necesidades de un puesto, facilita el análisis de las condiciones de trabajo, detectando situaciones de peligrosidad física y emocional. 

Clima laboral

Cuando los objetivos, tareas y necesidades se determinan y comunican de manera clara y transparente, cada persona se encuentra en disposición de tomar las riendas de su propia evolución y desarrollo en una empresa. 

Este hecho desemboca en mejores relaciones laborales entre pares y con los responsables de equipos.  

Legalidad

Por último, una dimensión esencial en la descripción del puesto de trabajo es la legalidad. 

Su contenido debe ajustarse al convenio de trabajadores aplicable, convirtiéndose en un método garantista para el empleado.

Del mismo modo, la descripción del puesto de trabajo es ventajosa en los procesos de reclutamiento online, donde es preciso que refuerces los lazos de confianza con tus candidatos. 

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