Plan de sucesiones: qué es, cómo realizarlo y ejemplos

El plan de sucesiones es un proceso estratégico de evaluación del talento que garantiza la continuidad de una organización y su éxito a largo plazo.

En el entorno empresarial actual, las organizaciones deben enfrentarse a grandes retos que incluyen la adaptación continua a mercados fluctuantes y cada vez más competitivos.

En este contexto, contar con un capital humano no solo cualificado, sino también sólido y resiliente es crucial. 

Para ello, las empresas deben ser capaces de reaccionar con éxito ante la pérdida de puestos críticos de alto valor mediante procesos óptimos de transferencia de conocimiento.

Para ayudarte en esta tarea, en este artículo vamos a abordar la definición del plan de sucesión y en qué consiste, así como una serie de aspectos importantes para que puedas implementarlo con éxito en tu empresa.

¿Qué es un plan de sucesión?

El plan de sucesiones es una estrategia empresarial relevante en la gestión de Recursos Humanos (RR. HH.) que se centra en identificar los puestos críticos en una organización y crear una reserva de talento. 

De este modo, cuando las personas que ocupan estos cargos se jubilan o dejan la empresa por otros motivos, otras personas cualificadas pueden asumir sus funciones.

En este sentido, la figura del sucesor hace referencia a un empleado con los conocimientos, habilidades y competencias necesarias para convertirse en el reemplazo permanente de un puesto relevante que ha quedado vacante en la empresa.

Para ello, es necesario que este tipo de planes identifiquen necesidades actuales y futuras, así como a los empleados con el potencial necesario para desempeñar funciones clave en la organización.

Un plan de sucesiones exitoso es una herramienta poderosa para las empresas, ya que asegura que puedan seguir funcionando sin contratiempos tras la jubilación o pérdida de personas clave.

En ese sentido, proporciona un evento de liquidez en el contexto de la transferencia de propiedad o liderazgo dentro de la organización, ya que la empresa se muestra preparada para promover o ascender a empleados cuando sea necesario, favoreciendo el crecimiento sostenido del proyecto.

Este crecimiento se ve potenciado por la creación de una cultura de empresa sólida centrada en el desarrollo interno del talento y que favorece la retención de empleados altamente cualificados.

Funciones de un plan de sucesión

Como acabamos de ver, la función del plan de sucesiones es garantizar la continuidad, el crecimiento y el rendimiento de una empresa gracias a la identificación y desarrollo del talento interno, especialmente en contextos de cambio de liderazgo y transformación.

Es importante señalar que esta estrategia puede aportar grandes beneficios incluso aunque no se haya detectado una necesidad de sucesión, ya que es un proceso estructurado que ayuda a:

• Identificar carencias en conocimientos, habilidades y formación de los equipos.
  
• Detectar puestos críticos y tendencias de posibles vacantes futuras.
  
• Enfocar el desarrollo de personas para aumentar la competitividad de la organización.
  
• Construir un entorno estable y resiliente pese a la incertidumbre del mercado donde los empleados puedan planificar su carrera profesional.
  
• Ayudar a crear un plan sólido para diversificar los equipos.

Características de un plan de sucesiones exitoso

El plan de sucesiones es un proyecto a largo plazo, esa es su principal característica. Es un trabajo que requiere tiempo, esfuerzo y recursos que incluyen estrategias de identificación, contratación, desarrollo y retención del talento.

Más allá de esta consideración, te compartimos algunas características deseables en un plan de sucesiones:

• Proceso continuo, no limitado a la existencia puntual de una necesidad y totalmente adaptado al perfil de cada empresa.
  
• Identificación del talento dentro de la empresa, favoreciendo el crecimiento horizontal y vertical en la carrera profesional, aunque también puede recurrirse a la captación de talento externo.
  
• Supervisión del proceso por parte de la dirección e implicación de todas las partes interesadas. Por ejemplo, en grandes empresas, tanto la gerencia como el consejo de administración deben participar en el análisis del impacto en propietarios, empleados y accionistas.
  
• Incorporación de programas formativos, certificaciones y desarrollo de habilidades para potenciar el talento de los empleados, así como la programación de evaluaciones específicas para hacer seguimiento del desarrollo de las personas en sus nuevas responsabilidades.

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Tipos de plan de sucesión

Cada organización recurrirá a un tipo específico de plan de sucesiones en función de sus necesidades.

La primera distinción que podemos hacer es si la selección del sucesor se realiza mediante promoción interna —lo que sería un plan de sucesiones interno— o mediante contratación externa, en cuyo caso estaríamos ante un plan de sucesiones externo.

Por otro lado, el plan de sucesiones de liderazgo se enfoca en identificar, desarrollar y preparar líderes para puestos estratégicos dentro de una empresa para garantizar una transición efectiva.

También puede darse el caso de que una empresa tenga que sustituir de forma inmediata a una persona por una marcha imprevista. En ese caso, se debe aplicar un plan de sucesiones de emergencia.

El caso opuesto, y hasta cierto punto el ideal, es el de un plan de sucesiones por transición, un proceso estructurado, previsto y planificado de sustitución de funciones.

Según el motivo del relevo, se puede aplicar un tipo u otro de transición.

Cuando se trata de cómo abordar el plan de sucesiones, existen tres escenarios básicos:

• Contratación abierta. Se define un plan de acción para cada puesto estratégico dentro de la empresa, con el objetivo de estar preparados ante cualquier eventualidad.
  
• Contratación especializada. El proceso se enfoca exclusivamente en preparar la transición de los puestos más estratégicos, como los responsables de los departamentos más importantes de la empresa.
  
• Contratación externa. La organización no dispone del talento necesario y busca perfiles muy concretos. En este tipo de captación de talento, es habitual recurrir a empresas especializadas como los headhunters.

¿Por qué es tan importante el plan de sucesiones?

La importancia del plan de sucesiones puede resumirse en la capacidad de resiliencia que proporciona a una organización.

Este tipo de estrategias ayudan a una empresa a planificar sus acciones y prepararse para el futuro, basándose en diferentes escenarios para la transferencia de conocimientos y experiencia de los perfiles más valiosos.

Para explorar más a fondo la importancia del plan de sucesiones, considera las razones por las cuales implementar esta estrategia en una empresa está directamente relacionada con su éxito:

• Mejora la gestión de riesgos al consolidar la continuidad de un proyecto y contar con el talento necesario para realizar las transiciones con éxito.
  
• Ofrece estabilidad organizacional que repercute positivamente en la satisfacción, moral y confianza de los empleados.
  
• Preserva proactivamente el conocimiento institucional y el desarrollo del liderazgo.
  
• Retiene el mejor talento al ofrecerles oportunidades tangibles de progreso interno, al mismo tiempo que se ahorran costes de contratación externa.
  
• Atrae a inversores y accionistas al limitar la incertidumbre ante cambios inesperados.
  
• Mejora el clima organizacional y contribuye a la creación de una hoja de ruta clara para alcanzar los objetivos de la empresa.

La importancia del plan de sucesiones también se evidencia en los riesgos a los que se enfrenta una empresa cuando carece de uno. 

Entre estos riesgos están la pérdida de conocimientos clave, que puede no recuperarse nunca, o el nombramiento de un sucesor que carece de las habilidades y competencias necesarias para desempeñar el cargo con éxito.

Cualquiera de estas situaciones puede tener consecuencias negativas para un proyecto, como interrupciones en los flujos de trabajo o la necesidad de dedicar tiempo y recursos a identificar, evaluar y formar a un nuevo sucesor.

La importancia de conocer a la plantilla en un plan de sucesión

En el proceso del plan de sucesiones es necesario tener algo muy claro: la plantilla debe estar en el centro de cualquier acción. Siendo así, antes de pensar en desarrollarlo, es imprescindible que conozcas a tus trabajadores.

Con la intención de guiarte en el proceso, hemos preparado la siguiente tabla que te permite tener una representación visual de los datos esenciales a la hora de abordar el plan de sucesiones:

Información útil antes de planificar la sucesión

Tipo de dato	Información clave para el plan de sucesiones
Número total de empleados	Representación visual del capital humano de la organización.
Elegibilidad para la jubilación y tiempo posterior a la elegibilidad	Porcentaje de empleados elegibles para la jubilación y tiempo que permanecen en la empresa después de ser elegibles.
Distribución de la plantilla	Identificación del grupo de empleados jóvenes que pueden asumir responsabilidades internamente.
Tendencias de contratación	Análisis de las tendencias de contratación de la empresa para detectar futuras necesidades, definir perfiles, incorporar nuevas habilidades, etc.
Áreas con rotación de personal	Detección de departamentos con alta rotación de personal que determinarán las prioridades en el plan de sucesiones.
Tiempo de contratación por tipo de puesto a cubrir	Análisis sobre cuán difícil o riesgoso sería para la empresa si ciertos roles permanecen vacantes.

Puedes aprovechar esta fase inicial para llevar a cabo un análisis del plan de desarrollo profesional de tus equipos, así como para mejorar las descripciones de los puestos para los cuales vas a preparar un reemplazo, ya que pueden necesitar actualizarse.

¿Cómo hacer un plan de sucesión?

El programa de desarrollo del plan de sucesiones se estructura en torno a cinco pasos esenciales que detallaremos a continuación.

Esto te proporcionará un esquema preciso que cubre toda la estructura del proceso para que puedas adaptarlo a tu proyecto.

Paso 1. Definir los diferentes agentes del plan de sucesiones

Antes de comenzar a trabajar en la hoja de ruta del plan de acción, debes identificar y definir los roles y responsabilidades de las personas que van a participar en el proceso o que se verán implicadas de una u otra forma.

Generalmente, se identifican estos cuatro, pero tu proyecto puede requerir otros:

• Responsable del proyecto: Nombra un coordinador que se encargue de coordinar todas las acciones.
  
• Partes interesadas: Involucra a directivos con experiencia, que serán muy útiles para identificar los roles críticos para los que la empresa debe asegurar reemplazos.
  
• Titular: Es la persona que, como experta, comparte su conocimiento, habilidades y competencias en el puesto que debe planificarse.
  
• Sucesores potenciales: Son los perfiles que se prepararán y desarrollarán para asumir roles clave en la organización.

Como en todos los procesos, también es recomendable crear un plan de acción que incluya un cronograma con los plazos e hitos del plan de sucesiones.

Este documento ayudará al coordinador a supervisar su desarrollo y a las partes implicadas a estar pendientes de su evolución, además de ser una herramienta de comunicación eficaz para reforzar la transparencia de todo el proceso.

Paso 2. Identificar los roles críticos

Para comenzar a trabajar en tu plan de sucesiones, puedes crear un diagrama que represente los puestos estratégicos en tu organización y los posibles sucesores.

Dentro de estos roles, identifica los más vulnerables para priorizar su tratamiento. Es habitual que este tipo de funciones sean cargos de liderazgo o perfiles con habilidades especiales.

En este punto, los mapas de competencias aportan claridad sobre los requisitos de cada rol. Es una herramienta muy visual con la que puedes comprobar rápidamente las competencias necesarias para desempeñar con éxito un determinado puesto de trabajo.

Paso 3. Crear una reserva de talento

Contar con una reserva de talento -o talent pool– debidamente segmentada de candidatos potenciales para ocupar roles críticos es muy importante.

Puedes crearla con perfiles tanto internos como externos, y es una herramienta de RR. HH. que permite acortar los tiempos de selección de sucesores y gestionar mejor los recursos.

Para configurarla puedes utilizar distintas herramientas de evaluación del talento como evaluaciones 360º.

Paso 4. Nominar a los sucesores

Una vez identificados los perfiles que te interesa desarrollar para cubrir funciones críticas, puedes comenzar a crear un plan de acción personalizado que tenga en cuenta sus fortalezas y debilidades, pero también las aspiraciones profesionales de los sucesores.

Este plan debe definir actividades y objetivos concretos centrados en lograr la meta acordada: que el sucesor esté preparado para asumir la vacante en el momento oportuno.

Cuanto más completos y relevantes sean los planes individuales de desarrollo (IDP), mayor será el índice de éxito en la preparación del candidato potencial. Según las necesidades, pueden incluir programas de formación, tutorías, mentorías, coaching ejecutivo, etc.

Paso 5. Evaluar el proceso

La evaluación es el quinto paso en el plan de sucesiones y tiene una importancia particular.

Supervisar el proceso te proporcionará los datos y resultados necesarios para hacer los ajustes requeridos y verificar su efectividad y alineación con los objetivos de la empresa, pero también para asegurarte de que ofreces a los sucesores las experiencias y oportunidades de aprendizaje necesarias para desarrollar las competencias requeridas.

Para ello, puedes establecer Indicadores Clave de Desempeño (KPI) y evaluaciones periódicas para detectar errores, vacíos o nuevas necesidades que puedan surgir según las condiciones del mercado o la dinámica interna del talento.

Ten siempre presente que el plan de sucesiones, como ya hemos mencionado, es un proceso continuo.

Consejos clave para desarrollar un buen plan de sucesiones

Asegurar una transición fluida en los puestos de liderazgo es crucial para el éxito a largo plazo de cualquier empresa. Aquí tienes 4 consejos clave para desarrollar un plan de sucesiones eficaz:

• Desarrolla una estrategia de comunicación. Esto te permitirá mantener informadas a todas las partes interesadas y mejorar la aceptación, participación y compromiso con el proceso.
  
• Involucra a las partes interesadas. Invita no solo a los directivos, sino también a empleados y socios externos a participar en el plan de sucesiones. Este enfoque inclusivo será una fuente valiosa de información y fortalecerá las relaciones de confianza.
  
• Alinea el plan de sucesiones con los objetivos estratégicos. De este modo, garantizarás el desarrollo de futuros líderes en sintonía con los valores, la filosofía y las metas a largo plazo de la organización.
  
• Crea una hoja de ruta realista, estructurada y a largo plazo. El plan de sucesiones debe ser un proceso de mejora continua. Solo así podrás mantener la sintonía con las necesidades reales del mercado, de la empresa y de los perfiles más valiosos.
  

¿Cómo redactar un plan de sucesiones sencillo? Ejemplo de checklist

Para redactar un plan de sucesiones sencillo, puedes utilizar la siguiente tabla en formato checklist que hemos preparado para que te resulte más fácil seguir los pasos:

Checklist para redactar un plan de sucesiones sencillo

Paso	Acción
Identificar desafíos empresariales y puestos críticos	– Definir los desafíos empresariales a medio y largo plazo.- Detectar los roles clave para la continuidad de la empresa.- Listar los conocimientos, habilidades y competencias esenciales.
Evaluar el talento interno	– Identificar empleados con alto potencial.- Implementar estrategias de desarrollo personal para crear un grupo de perfiles preparados para asumir funciones críticas.- Detectar carencias en los perfiles elegibles.- Determinar la capacidad para contar con un grupo de candidatos cualificados.
Desarrollar talento y liderazgo	– Capturar el conocimiento de empleados clave antes de que abandonen la empresa.- Implementar estrategias de desarrollo personal para crear un grupo de perfiles preparados para asumir funciones críticas.
Seleccionar al sucesor	– Crear una matriz de sucesión en la que se asignen diferentes perfiles a funciones críticas.- Evaluar la probabilidad de salida de empleados clave y establecer un plan de contingencia con sucesores temporales hasta encontrar un reemplazo.
Documentar y actualizar el plan de acción	– Establecer un cronograma de actuación.- Supervisar y actualizar el plan de sucesiones de acuerdo con los cambios organizativos y del talento.

Errores a evitar al planificar la sucesión

El éxito de un plan de sucesiones no depende solo de saber cómo implementarlo, sino también de evitar errores comunes. Toma nota de los más frecuentes:

• No seguir un plan estructurado y a largo plazo. Esto puede derivar en una ejecución deficiente, confusión y alejamiento de los objetivos de la empresa.
  
• No aprovechar el talento interno. Los candidatos internos ya conocen la cultura, los protocolos y los procesos de la empresa, así como sus objetivos estratégicos. Además, podrías perder talento muy valioso.
  
• No dedicar el tiempo ni los recursos necesarios para identificar funciones críticas.
  
• Basarse únicamente en la antigüedad para tomar decisiones. La sucesión debe centrarse en transferir conocimientos, habilidades y competencias estratégicas que no dependen exclusivamente del tiempo en la empresa, sino de las capacidades.
  
• No desarrollar una estrategia de comunicación. Puede interpretarse como falta de transparencia por parte de la empresa.
  
• No formar adecuadamente a los sucesores. Puede generar transiciones ineficaces, frustración, pérdida de tiempo y recursos, e incluso comprometer la estabilidad de la organización.

Aportes del plan de sucesiones: diversidad, equidad e inclusión

La diversidad, equidad e inclusión (DEI) son cada vez más relevantes para el éxito de las organizaciones. La diversidad aporta nuevas perspectivas e impulsa la toma de decisiones, mientras que una cultura inclusiva incrementa el compromiso de los empleados y promueve la retención del talento.

Además, las empresas que priorizan la DEI en todos los ámbitos —desde la contratación hasta la formación y el desarrollo del liderazgo— fortalecen su imagen de marca y crean entornos más equitativos que fomentan la creatividad, la colaboración y el intercambio.

Aplicar esta perspectiva en tu estrategia de plan de sucesiones te permitirá evitar el pensamiento homogéneo y facilitar la promoción del talento al reducir las barreras que puedan afectar, especialmente, a los grupos infrarrepresentados.

Todo ello beneficia la consolidación del liderazgo en relación con los empleados, las partes interesadas, los clientes y los colaboradores externos.

Beneficios del plan de sucesiones

A modo de resumen, aquí tienes una recopilación de los beneficios más relevantes de implementar un plan de sucesiones en una organización:

• Limita los riesgos que pueden afectar la continuidad del negocio. Por eso, es recomendable incluirlo en la Gestión de Riesgos Empresariales (ERM).
  
• Permite identificar a los líderes más cualificados y potenciar sus habilidades, mejorando constantemente el talento interno y preservando la imagen de marca.
  
• Actualiza el feedback de los equipos sobre la empresa, los roles, los protocolos, etc. Hablar con los candidatos potenciales sobre sus impresiones e intereses ofrece información valiosa para tu proyecto.
  
• Facilita una cultura de mejora continua y desarrollo profesional que motiva a los empleados y mejora la reputación de la marca.
  
• Mejora los procesos internos al reflexionar sobre prácticas actuales, detectando debilidades y descubriendo nuevas oportunidades para realizar cambios positivos y actualizados.
  
• Permite la transferencia de conocimientos y relaciones estratégicas, preparando a la empresa para los desafíos futuros y reforzando su resiliencia.
  

¿Cómo puede la inteligencia artificial mejorar el plan de sucesiones?

La inteligencia artificial (IA) también puede jugar un papel clave en la mejora del plan de sucesiones, gracias a herramientas de RR. HH. que la integran para agilizar la identificación y preparación de futuros líderes en funciones clave.

Por ejemplo, mediante el análisis predictivo, la IA es capaz de identificar empleados con alto potencial, reducir el riesgo organizacional y acortar el tiempo dedicado a tareas repetitivas.

En la misma línea, la IA optimiza la toma de decisiones, reduce sesgos y permite personalizar programas de formación para mejorar el talento interno.

El plan de sucesiones es una herramienta que permite a las empresas anticiparse al futuro, asegurando la continuidad del liderazgo y su alineación con los objetivos de la organización para un progreso sostenible.

En este sentido, los planes de proctoring de Smowltech son una herramienta muy valiosa, ya que ofrecen entornos seguros de supervisión remota para el desarrollo del talento mediante evaluaciones online que garantizan la integridad de los procesos.

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